10. Формуляр службового документа та рівень його стандартизації. Склад реквізитів документів, вимоги до їх змісту та оформлення.

Документи з високим рівнем стандартизації створюються за затвердженою формою. Кожний документ складається з окремих елементів, які називають реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності, називається формуляром. Формуляр-зразок - це модель побудови однотипних документів. Розрізняють два основних види формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання. Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах: 1.державний герб; 2.емблема організації чи підприємства; 3.зображення державних нагород; 4.код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій; 5.код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації; 6.назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа; 7.повна назва установи, організації або підприємства автора документа; 8.назва структурного підрозділу; 9.індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку; 10.назва виду документу; 11.дата; 12.індекс; 13.посилання на індекс та дату вихідного документа; 14.місце укладання чи видання; 15.гриф обмеженого доступу до док-та; 16.адресат; 17.гриф затвердження; 18.резолюція; 19.заголовок до тексту; 20.відмітка про контроль; 21.текст; 22.відмітка про наявність додатка; 23.підпис; 24.гриф узгодження; 25.віза; 26.печатка; 27.відмітка про засвідчення копії; 28.прізвище виконавця та номер його телефону; 29.відмітка про виконання док-та й скерування його до справи; 30.відмітка про перенесення даних на машинний носій; 31.відмітка про надходження.

11. Загальні вимоги до укладання й оформлення документів. Оформлення сторінки та тексту документа.

Документ – матеріальний об'єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в усталеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу для виконання конкретної, йому призначеної функції. Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

- не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним положенням керівних органів;

- видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

- відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

- бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва;

- бути належним чином відредагованими й оформленими, розбірливими та охайними.

Оформлення сторінки: У діловодстві діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації. Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші форматом А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Ліворуч залишають вільний берег у 35 мм для збереження тексту в разі підклеювання, підшивання, затискування документа, праворуч — не менше 8 мм; верхній — 20 мм, нижній — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5). Документ, який займає одну сторінку, не нумерується. У документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не пишуться ніякі позначки чи символи. Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парні — ліворуч.

Текст і його оформлення: Головною складовою документа є текст, який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

- на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні — на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору й ґатунку;

- підпис укладача чи відповідальної особи можна переносити на іншу сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

- у складних документах текст рубрикується для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини.