3. Телефонные переговоры и служебная переписка

Деловой разговор по телефону - это не подробный обмен мнениями, а обмен информацией оперативного значения с целью достижения определенного результата. В минимальный отрезок времени надо сообщить все, что вы хотели сказать, и получить необходимую информацию. Если собеседник говорит сбивчиво, упускает главное, страдает обилием лишних слов, ему надо задавать наводящие вопросы. Рекомендуется избегать длинных вопросов, сложных предложений, которые тяжело воспринимаются на слух. Не видя собеседника, не давая возможности ему что-либо сказать, можно легко превратить разговор в монолог. Надо делать паузы, давать возможность другой стороне высказать свою позицию. Рекомендуется говорить отчетливо, не торопясь. Не следует злоупотреблять извинениями, благодарностями.

Большую роль в общении играет умение составлять служебные документы и вести деловую переписку. Принципы делового общения посредством документации практически едины во всем мире.

Среди распорядительных документов самый распространенный – приказ. Он должен быть точным, ясным и соответствовать закону. Его содержание выносится в заголовок. Во вводной части излагаются факты, послужившие основанием к изданию приказа («В соответствии с решением…»).

Деловые письма обеспечивают общение деловых партнеров. Письмо должно быть простым, конкретным, логичным. Оно составляется только по одному вопросу. Текст разбивается на абзацы. Письмо должно быть убедительным, с достаточной аргументацией. Письмо пишется в нейтральном тоне изложения. Объем делового письма не должен превышать 2-х страниц машинописного текста.

На деловом письме нельзя ставить название, сокращать наименование организаций.

При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. Инициалы пишутся после фамилии. Например, ООО «Марс» Генеральному директору Иванову И. И.

Заканчивается письмо подписью (наименование должностного лица, личная подпись и её расшифровка). Последний реквизит делового письма – отметка об исполнителе. Автор официального письма и исполнитель – не одно и то же лицо.

Заключение

В завершении работы можно выделить следующие принципы правильного и грамотного общения:

1. Важными принципами культуры общения являются: приоритет старшего, женщины, эстетики, предполагающий красоту поведения личности;

2. Тема разговора зависит от множества вещей: от характера встречи, от уровня образования собеседников и не в последнюю очередь от общности интересов;

3. Никогда не надо судить о человеке по первому впечатлению. Как бы хороша ни была внешность человека, она неминуемо поблекнет, если он начинает уснащать свою речь дешевыми жаргонными словечками и шаблонными выражениями;

4. Когда люди знают друг друга, то им не трудно вступить в беседу. Сложнее обстоит дело при первом знакомстве. Знакомство предполагает представление через посредника или лично;

5. В общении большую роль играют жесты;

6. Слушать собеседника – сложное дело. Из-за неумения слушать в общении допускаются ошибки. Общение может стать безрезультатным, если партнеры не слушали друг друга;

7. Большую роль в общении играет умение составлять служебные документы и вести деловую переписку;

8. От правильно составленного делового письма может зависеть исход какого-либо дела, письмо является одним из инструментов общения.