компьютерная инфраструктура организации (корпоративная сеть) – совокупность сетевой, телекоммуникационной, программной, информационной и организационной инфраструктур. Требования к ней едины и стандартизованы, методы построения хорошо известны и проверены на практике. Она создается на многие годы и требует значительных капитальных затрат;
взаимосвязанные функциональные подсистемы, обеспечивающие решение задач организации и достижения ее целей. Сильно зависят от специфики задач и целей предприятия, его организационно-управленческой структуры, распределения функций, принятых финансовых технологий и схем, существующей системы документооборота и т.д.
Области применения и примеры реализации информационных систем
В последние несколько лет компьютер стал неотъемлемой частью управленческой системы предприятий. Однако современный подход к управлению предполагает еще и вложение денег в информационные технологии. Причем чем крупнее предприятие, тем больше должны быть подобные вложения.
Благодаря стремительному развитию информационных технологий наблюдается расширение области их применения. Если раньше чуть ли не единственной, областью, в которой применялись информационные системы, была автоматизация бухгалтерского учета, то сейчас наблюдается внедрение информационных технологий во множество других областей. Эффективное использование корпоративных информационных систем позволяет делать более точные прогнозы и избегать возможных ошибок в управлении.
Из любых данных и отчетов о работе предприятия можно извлечь массу полезных сведений. И информационные системы как раз и позволяют извлекать максимум пользы из всей имеющейся в компании информации.
Именно этим фактом и объясняются жизнеспособность и бурное развитие информационных технологий — современный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении, и для принятия грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности предприятия (независимо от профиля его деятельности).
Поэтому можно вполне обоснованно утверждать, что в жесткой конкурентной борьбе большие шансы на победу имеет предприятие, использующее в управлении современные информационные технологии.
Рассмотрим наиболее важные задачи, решаемые с помощью специальных программных средств.
50) Информационно-программные средства автоматизации офисной деятельностью Общая характеристика Microsoft Office.
Microsoft Office Профессиональный 2007 — исчерпывающий комплект рабочих приложений и программ управления базами данных, помогающих экономить время и эффективно организовать работу. Широкий спектр возможностей управления контактами позволяет сосредоточить все функции управления сведениями о клиентах и потенциальных клиентах в одном месте и обеспечить более высокое качество обслуживания. Можно самостоятельно создавать профессионально оформленные маркетинговые материалы для печати, рассылки по электронной почте или публикации в сети, а также разрабатывать эффективные маркетинговые кампании. Отсутствие практического опыта и поддержки технических специалистов не помешает создавать динамические деловые документы, электронные таблицы, презентации и базы данных. Освоение новых возможностей протекает быстрее благодаря усовершенствованной системе меню, обеспечивающей доступ к нужным средствам именно тогда, когда они необходимы.
Повышение эффективности работы
Новые средства позволяют работать быстрее и создавать более профессиональные документы, электронные таблицы и презентации. Office Профессиональный 2007 помогает быстро выполнять текущие задачи, уделяя больше времени клиентам. Новые меню и панели инструментов на основе задач автоматически отображают доступные команды и параметры, обеспечивая быстрое нахождение нужных функций. А функция динамического просмотра позволяет оперативно просмотреть результаты изменений перед их применением. Office Профессиональный 2007 помогает:
- быстрее осваивать новые программы благодаря усовершенствованной системе меню и команд, которая предоставляет доступ к нужным средствам именно тогда, когда в них возникает необходимость;
- быстрее искать нужные данные с помощью функции мгновенного поиска;
- усилить защиту, используя усовершенствованные фильтры нежелательной почты и средства антифишинга;
- разрабатывать документы, электронные таблицы и презентации профессионального уровня в готовом к публикации виде, не тратя много времени на форматирование и дополнительные улучшения;
- планировать задачи в Microsoft Office Outlook 2007, чтобы они также включались в календарь;
- использовать новую панель списка дел Office Outlook 2007, содержащую сводное представление задач, календарных данных и сообщений электронной почты, помеченных к исполнению;
- использовать новые шаблоны и средства Microsoft Office Word 2007, облегчающие повторное использование данных, применение профессионального форматирования и оперативный просмотр результатов изменений;
- использовать новые средства Microsoft Office Excel 2007 для фильтрации, сортировки и визуализации сведений с целью повышения эффективности анализа бизнес-данных.
|
Централизованное управление сведениями о контактах и клиентах
Microsoft Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов предлагает мощные функции управления контактами и клиентами. Теперь можно собирать все сведения о клиентах и отношениях, а также управлять ими в одном месте, что позволяет улучшить организацию производственных процессов и быстрее отвечать на запросы клиентов. Мощные средства упрощают управление контактами, облегчая их отслеживание, назначение приоритетов и управление сведениями о клиентах и контактах на протяжении всего цикла продаж. И все это в привычной среде Office Outlook 2007. Здесь также можно отслеживать задачи по проектам, управлять ими и назначать задачи коллегам. Office Профессиональный 2007 позволяет:
- сосредоточить все сведения о контактах, заказчиках и потенциальных клиентах, — в том числе историю отношений, предполагаемый объем продаж, вероятность заключения сделки и список задач, — в одном месте, используя Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов;
- записывать материалы всех типов об отношениях с каждым из клиентов в одном месте, в том числе сообщения электронной почты, телефонные разговоры, встречи, заметки и документы;
- составлять прогнозы продаж и распределять задачи по приоритетам, используя настраиваемую панель мониторинга Office Outlook 2007 с Диспетчером задач;
- работать на переносном или карманном ПК в автономном режиме, а затем синхронизировать данные после возвращения на рабочее место;
- отслеживать всю информацию по проекту — в том числе электронную почту, собрания, заметки, задачи и документы, — в одном месте и быстро назначать возможности продаж, задачи, контакты и клиентов другим сотрудникам, используя Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов.
|
Самостоятельная разработка маркетинговых материалов и кампаний профессионального качества
Средства Office Профессиональный 2007 позволяют самостоятельно создавать привлекательные маркетинговые материалы и кампании. Office Publisher 2007 обеспечит качественный дизайн маркетинговым материалам для печати, рассылки по электронной почте и размещения в Интернете. Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов и Office Publisher 2007 помогут отслеживать и управлять действиями маркетинговой кампании, такими как составление списков рассылки, распространение материалов и отслеживание результатов. Библиотеку настраиваемых шаблонов в Microsoft Office PowerPoint 2007 можно использовать для создания профессионально оформленных презентаций. Office Профессиональный 2007 позволяет:
- создавать и публиковать с помощью Office Publisher 2007 разнообразные маркетинговые материалы для печати, рассылки по электронной почте и размещения в Интернете, включая в них элементы фирменной идентификации — эмблемы, цвета, шрифты, деловую информацию и т. д.;
- использовать сотни профессиональных шаблонов и более чем 100 типов незаполненных публикаций, включенных в состав Office Publisher 2007;
- многократно использовать текст, графику и элементы дизайна, а также преобразовывать содержимое из одного типа публикации в другой, используя Office Publisher 2007;
- использовать Office Publisher 2007 для объединения и фильтрации списков рассылки и данных из нескольких источников — включая Office Excel 2007, Office Outlook 2007, Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов и Microsoft Office Access 2007 — для создания индивидуальных печатных и почтовых материалов, а также каталогов и спецификаций;
- создавать маркетинговые кампании и управлять ими, используя Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов;
- создавать более динамичные презентации, используя обширную библиотеку настраиваемых тем и макетов слайдов в Office PowerPoint 2007;
- создавать эффектные графики, диаграммы SmartArt и таблицы, а затем быстро просматривать изменения в форматировании, используя новые графические средства Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007.
|
Эффективный поиск, использование и контроль информации
Для управления деловой информацией вводятся новые средства, позволяющие легко создавать базы данных, а также систематизировать и наглядно представлять информацию. С помощью Office Профессиональный 2007 можно создавать базы данных с нуля и создавать отчеты, не обладая специальными знаниями. Стандартные шаблоны баз данных и понятный интерфейс Office Access 2007 позволяют быстро и легко управлять бизнес-данными. Затем эти данные можно отфильтровать, отсортировать и отобразить в Microsoft Office Excel 2007 для более эффективного анализа. Office Профессиональный 2007 помогает:
- создавать базы данных с помощью Office Access 2007 даже не имея соответствующего опыта;
- использовать библиотеку стандартных приложений работы с базами данных для наиболее распространенных бизнес-процессов, включенных в состав Office Access 2007;
- управлять базами данных Office Access 2007 более интуитивным способом, используя пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent и новое представление таблицы данных, подобное таблицам Excel;
- создавать отчеты в Office Access 2007 одним щелчком и использовать усовершенствованные средства фильтрации, сортировки, группировки и суммирования данных;
- фильтровать и сортировать данные, строить графики и создавать наглядные представления информации в Office Excel 2007 с помощью новых средств, облегчающих анализ бизнес-данных;
- суммировать информацию и находить ответы на вопросы, используя сводные диаграммы и сводные таблицы, которые стало гораздо легче создавать в Office Excel 2007.