Лабораторна робота 5 створення запитів за допомогою майстра та конструктора запитів. Умова відбору

Запити є інструментом пошуку та структурування даних. Запит, адресований одній або кількох таблицях, ініціює вибірку певної частини даних та їх передачу в таблицю, що формується самим запитом. У результаті ви отримуєте підмножина інформаційного безлічі вихідних таблиць, сформоване за певним законом. Якщо оброблюваний обсяг інформації великий, виділення необхідних даних в таку підмножину дозволяє істотно скоротити час їх обробки. У системах типу клієнт-сервер, де основні бази даних зберігаються на файловому сервері, система запитів дозволяє зменшити обсяг інформації, що передається через локальну мережу.

Майстер запитів

Щоб спростити завдання користувача, до складу Access включений майстер запитів, що дозволяє автоматизувати процес побудови запиту. Давайте з допомогою цього майстра виконаємо вибірку інформації з таблиць бази даних Контакти.

1. У вікні бази даних натисніть на кнопці Запити (Queries).

2. Двічі натисніть на значку Створення запиту за допомогою майстра (Create Query By Using Wizard).

3. У списку Таблиці та запити (Tables / Queries) першого вікна майстра виберіть таблицю Список (рис. 5.1).

4. У списку Доступні поля (Available Fields) натисніть на рядку Дата.

5. Натисніть на кнопці>, щоб перемістити виділене поле до списку Вибрані поля.

6. Повторюючи кроки 3-5, додайте в список Вибрані поля поле, Опис таблиці Список, а також нулі Прізвище таблиці Контакти.

7. Натисніть на кнопці Далі.

8. Введіть ім'я запиту Перелік контактів і натисніть на кнопці Готово.

Access побудує запит і виконає його. Запит - це набір умов, згідно з якими виробляється вибірка інформації з таблиць. Запуск запиту формує нову таблицю даних, єдиною відмінністю якої від звичайних таблиць є те, що за допомогою повторних запусків запиту її дані можна оновлювати відповідно до зміни інформацією джерел даних запиту.

Рис. 5.1. Майстер запитів

У розглянутому випадку умова відбору ініціює одержання з таблиці Список полів Дата і Опис всіх наявних записів, а також поля Прізвище таблиці Контакти. Таблиці Список та Контакти пов'язані між собою через поле Код_Контакти, при цьому Контакти є головною таблицею, а Список - підпорядкованої (тобто кожного запису таблиці Список відповідає тільки один запис таблиці Контакти). Тому в поле Прізвище результату запиту виводиться прізвище з того запису таблиці Контакти, значення поля Код_Контакти якої збігається зі значенням однойменного поля таблиці Список.

Результат виконання запиту зображений на рис. 5.2.

Рис. 5.2. Результат виконання запиту

Конструктор запитів

Майстер запитів вміє конструювати тільки прості умови відбору. Щоб накласти додаткові обмеження, слід користуватися конструктором запитів, що забезпечує повне управління параметрами запиту і побудова складних умов відбору даних.

1. Щоб перейти в режим конструктора, виберіть команду Вигляд> Конструктор (View> Design View). Вікно конструктора показано на рис. 5.3. У його верхній частині відображаються списки полів таблиць, до яких звертається запит, і зв'язки між таблицями. Нижня область містить бланк вибору полів таблиць, умов відбору та режимів сортування. Щоб додати в запит ще одне поле, виконайте наступні кроки.

2. Перемістіть вказівник на пункт Ім'я таблиці Контакти.

Рис. 5.3. Конструктор запиту

3. Натисніть кнопку миші і перетягніть поле Ім'я в верхню клітинку четвертого рядка бланка запиту. Його ім'я з'явиться в цьому осередку, а ім'я відповідної таблиці - у другій клітинці того ж стовпця. Третій рядок бланка запиту дозволяє сортувати результат запиту з того чи іншого поля.

4. У списку, третій осередку третього стовпця бланка виберіть пункт За зростанням.

5. Призначте той самий режим сортування для поля Ім'я. Тепер записи результату запиту будуть впорядковані за алфавітом прізвищ та імен. Наявний варіант зв'язку додає в результат запиту лише ті записи пов'язаних таблиць, в яких значення полів Код_Контакти рівні. Так як для деяких людей з таблиці Контакти немає записів в таблиці Список, то інформація про таких людей не включається в результат запиту. Щоб запит повертав дані навіть про тих людей (включених до таблиці Контакти), з якими не було ніяких контактів, що знайшли відображення в таблиці Список, слід змінити параметри об'єднання.

6. Двічі натисніть на лінії зв'язку.

7. У вікні діалогу Параметри об'єднання (Join Properties) виберіть положення перемикача Об'єднання всіх записів з "Контакти" і тільки тих записів з "Список", в яких зв'язані поля збігаються (Include All Records From "Контакти" And Only Those Records From "Список" Where The Joined Fields Are Equal).

8. Натисніть на кнопці ОК. На одному кінці лінії зв'язку з'явиться стрілка, що 9. Натисканням на кнопці Вид панелі інструментів запустіть запит повторно. Результат виконання запиту з урахуванням сортування та нового режиму об'єднання буде таким, як показано на рис. 5.5.

10. Закрийте вікно запиту.

11. У відповідь на питання про необхідність збереження нової структури запиту Відповідайте Так.