Лабораторна робота 4 параметри поля. Індекси Параметри поля
Для того, щоб забезпечити можливість зберігання в базі даних різноманітної інформації, Access пропонує великий набір типів даних, перелічених у табл. 4.1.
Таблиця 4.1. Типи даних
Назва типу |
Призначення
|
Текстовий (Text) |
Текст довжиною до 255 символів |
Поле MEMO (Memo) |
Текст довжиною до 65 000 символів |
Числовий (Number) |
Числа різних форматів |
Дата / час (Date / Time) |
Дата і / або час |
Грошовий (Currency) |
Грошові значення різних форматів |
Лічильник (AutoNumber) |
Лічильник, Який автоматично збільшується на одиницю з додаванням кожної нової запису |
Логічний (Yes / No) |
Величини, здатні приймати тільки два значення: Так / ні або 1 / 0 |
Поле об'єкту OLE (OLE Object) |
Поля, що дозволяють вставляти малюнки, звуки і дані інших типів |
Гіперпосилання (Hyperlink) |
Посилання, що дають можливість відкривати об'єкт Access (таблицю, форму, запит і т. п.), Файл іншої програми або web-сторінку |
Щоб зробити роботу зі списком контактів більш продуктивною, слід змінити типи даних деяких полів.
Рис. 4.1. Вибір формату
1. У вікні бази даних виділіть таблицю Список і натисніть на кнопці Конструктор (Design), розташованої у верхній частині вікна. Обрана таблиця відкриється в режимі конструктора.
2. Опис контакту може бути досить довгим, а максимальна довжина текстових полів обмежена 256 символами. Тому змініть тип поля Опис на Полі MEMO.
3. Натисніть на полі Дата. Для зручності прочитання дати контакту змініть формат її відображення, вибравши в списку, Формат поля (Format) пункт Довгий формат дати (Long Date), як показано на рис. 4.1.
Окрім типу даних і формат вкладка Загальні (General) вікна конструктора дозволяє налаштувати деякі додаткові параметри поля, що впливають на спосіб введення даних. Параметр Значення за умовчанням (Default Value) задає вміст поля, яке записується в новий запис в тому випадку, якщо користувач не ввів у це поле ніяких даних. Якщо ви регулярно оновлюєте список контактів, то дата контакту найчастіше буде збігатися з поточною датою. Щоб спростити введення інформації, можна задати поточну дату як значення за умовчуванням для поля Дата.
5. Введіть у поле Значення за умовчанням (Default Value) функцію Date (), яка повертає поточну дату. У деяких випадках потрібно не тільки поставити тип даних поля, але й обмежити його можливі значення деяким інтервалом або більш складним правилом відбору. Таке правило вводиться в поле Умова на значення (Validation Rule). Припустимо, ви точно знаєте, що всі контакти, які будуть заноситися в список, відбудуться після 1 січня 1999 р. Щоб уникнути помилок, можна змусити Access повідомляти вам про введення невірної дати. Для цього виконайте наступні кроки.
6. У полі Умова на значення натисніть на кнопці будівника виразів. Відкриється вікно діалогу. Для завдання умов або значень певних параметрів Access пропонує великий набір математичних операцій і функцій. Будівник виразів допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті функцій Access. Верхнє прокручується полі будівника містить конструюються вираз. Його можна змінювати як шляхом безпосереднього редагування тексту, так і за допомогою інших кнопок і списків будівника.
7. Необхідно, щоб дата запису була пізніше, тобто більше, дати 1 січня 1999 Тому натисніть на кнопці>, щоб додати потрібну умову.
Тепер потрібно вказати дату, з якої виконується порівняння. Для цього слід скористатися спеціальною функцією, перетворюючої строкову константу в дату у форматі Access.
8. Двічі натисніть на папці Функції (Functions) в лівому списку будівника виразів.
9. Натисніть на папці Вбудовані функції (Built-in Function), щоб вивести список стандартних функцій Access.
10. У середньому списку виберіть категорію Дата / час.
11. Подвійним натисканням на імені функції DateValue додайте її в полі виразу. Замість місце заповнювача аргументу «stringexpr» потрібно ввести конкретну дату в строковому форматі.
12. У полі виразу натисканням виділіть текст «stringexpr», а потім надрукуйте "1.1.99".
13. Натисніть на кнопці ОК.
Рис. 4.2. Параметри поля Дата
14. У полі Повідомлення про помилку (Validation Text) введіть текст Невірна дата, який буде з'являтися при введенні дати, більш ранній, ніж 1 січня 1999 Остаточний набір параметрів поля Дата зображений на рис. 4.2.
15. Натисніть на кнопці закриття вікна конструктора. У вікні запиту на оновлення структури таблиці натисніть на кнопці Так. Через додавання умов на значення поля Дата Access запитає про необхідність перевірки вмісту цього поля у вже наявних записах таблиці. Натисніть на кнопці Ні (No), щоб не виконувати перевірку.
16. Виділіть таблицю Список у вікні бази даних і натисніть на кнопці Відкрити (Open). Тепер всі дати відображаються в довгому форматі, а в комірці Дата в рядку нового запису автоматично з'являється поточна дата.
17. Натисніть в осередку Дата другого рядка, змініть її вміст на 19.11.95 і натисніть клавішу Tab, щоб перейти до наступного поля. Так як модифікована дата передує 1 січня 1999 р., що суперечить налаштованому умові, Access не дозволить прибрати курсор з поточного осередку і відкриє вікно повідомлення з текстом, введеним вами в полі Повідомлення про помилку конструктора таблиці на кроці 14. Таке повідомлення буде з'являтися до тих пір, поки ви не скоректуєте дату.
18. Натисніть на кнопці ОК.
19. Виправте дату на 19.11.00.
20. Закрийте таблицю Список.
Індекс
Для прискорення пошуку даних про конкретну людину в таблиці Контакти зручно розсортувати записи за алфавітом. Щоб призначити сортування по полю Прізвище, виконайте наступні кроки.
1. У вікні бази даних натисніть на значку таблиці Контакти.
2. Натисканням на кнопці Відкрити відкрийте таблицю в режимі редагування.
3. У вікні таблиці натисніть на заголовку Прізвище, щоб виділити стовпець.
Рис. 4.3. Сортування прізвищ за абеткою
4. Натисканням на кнопці Сортування за збільшенням (Sort Ascending) впорядкуйте запису стовпця прізвища таблиці за алфавітом (рис. 4.3).
5. Вставте в таблицю ще кілька людей з прізвищем Петров. Наприклад, Василь Петров, Микола Петров і Ігор Петров. Додавайте записи в зазначеному порядку.
6. Щоб оновити сортування, закрийте вікно таблиці Контакти і знову відкрийте таблицю. Записи виявляться розташованими так, як показано на рис. 4.4.
Рис. 4.4. Кілька людей з однаковими прізвищами
Прізвища впорядковані за абеткою, але імена людей розставлені безладно. Якщо б у таблиці було кілька сотень людей з прізвищем Петренко, то пошук потрібної людини істотно б ускладнився. Щоб виконати сортування відразу по декількох полях, слід скористатися складним індексом. Його настроювання виконується за допомогою таких дій.
7. Натисканням на кнопці Вид перейдіть в режим конструктора.
8. Щоб відкрити вікно індексів таблиці Контакти, показане на рис. 4.5, Натисніть на кнопці Індекси (Indexes) панелі інструментів. У вікні індексів є список зі стовпцями назви індексу, імені поля, за яким виконується індексація, і режиму сортування (за зростанням або за спаданням). Майстер таблиць при створенні таблиці Контакти індексував її за трьома полями: Назва Компанії, Прізвище, Код_Контакти, додавши індекси з іменами відповідно: Назва Компанії, Прізвище та PrimaryKey. Останній з трьох індексів є ключем таблиці, однозначно ідентифікує її записи. Усі наявні індекси прості, тобто призначають сортування тільки по одному полю. Щоб записи з однаковими прізвищами розташовувалися за алфавітом імен, слід модифікувати індекс Прізвище, додавши в нього умова сортування по полю Ім'я. Для цього виконайте наступні кроки.
Рис. 4.5. Індекси
9. Натисніть правою кнопкою миші на тому рядку, яка розташована нижче рядка індексу Прізвище.
10. Виберіть у контекстному меню команду Додати рядки (Insert Rows), щоб вставити один порожній рядок.
11. У новому рядку натисніть на кнопці списку, що розкривається осередку Ім'я поля.
12. Виберіть пункт Ім'я. У стовпці Порядок сортування (Sort Order) автоматично з'явиться варіант За зростанням (Ascending).
У вікні налаштування індексів імена полів, за якими відбувається упорядкування в даному індексі, розташовуються в рядку з ім'ям індексу і нижче її в рядках з порожньою осередком Індекс (Index Name) у порядку зменшення впливу поля. Тобто першим виконується сортування по тому полю, яке в даному індексі розташовано вище. В одному індексі можна використовувати до 10 полів. Таким чином, тепер індекс Прізвище впорядковує запису за алфавітом спочатку за прізвищами, а потім за іменами.
Рис. 4.6. Сортування по двох полях
13. Закрийте вікно індексів.
14. Натисніть на кнопці Вигляд, щоб перейти в режим редагування таблиці.
15. Відповідайте Так на запит про необхідність збереження таблиці. Тепер імена виявилися вибудованими за алфавітом, як показано на рис. 4.6. Оскільки перед цим уже була налаштована сортування по полю Прізвище (тобто за індексом Прізвище, головним полем якого є Прізвище), вам навіть не довелося перенастроювати сортування. Модифікація індексу автоматично призвела до впорядкування імен.
Питання для самоперевірки
Параметри поля.
Індекси.
Сортування даних.
Сортування даних по двох полях.