Групування та сортування
Звіт, який ви сконструювали у попередніх кроках, має ще один суттєвий недолік. Прізвища людей зі списку Контакти виводяться не за алфавітом. Майстер звітів автоматично згрупував дані таблиці Список по їх приналежності до тих чи інших записів таблиці Контакти, яка визначається зв'язком між полями Код_Контакти цих двох таблиць. Із зазначеної причини прізвища в звіті впорядковані за зростанням числового параметра Код_Контакти - ідентифікатора записів таблиці Контакти. Це незручно, у звітах з великим числом записів при такому сортуванні буде досить важко відшукати потрібну людину. Є сенс змінити порядок сортування, для цього виконайте наступні кроки.
1. Натисніть на кнопці Звіти вікна бази даних.
2. Виділіть значок звіту Список контактів.
3. Натисканням на кнопці Конструктор панелі інструментів вікна бази даних від-Закрийте звіт в режимі конструктора.
4. Натисніть на кнопці Сортування і групування (Sorting And Grouping) панелі інструментів, щоб відкрити вікно діалогу, показане на рис. 9.8.
Рис. 9.8. Сортування та групування
У цьому вікні призначені два рівні сортування. Спочатку в порядку зростання по полю Код_Контакти, а потім в межах списку контактів, що відносяться до однієї людини, за зростанням дати контакту. На кнопці рядка Код_Контакти видно значок, який вказує на те, що записи групуються по даному полю, тобто при переборі записів таблиці Контакти для кожного нового значення поля Код_Контакти генерується заголовок групи, в якому, виводяться ім'я, Прізвище та інші характеристики людей.
Здавалося б, можна просто змінити поле сортування Код_Контакти на Прізвище, і записи в звіті відразу ж вишикуються за алфавітом. Але в цьому випадку для чотирьох людей з однаковим прізвищем Петров буде виведений тільки один заголовок групи, нижче якого розміститься список контактів з усіма «Петров». Згадайте, що новий заголовок групи виводиться тільки для кожного нового значення поля, за яким виконується групування. Код_Контакти - унікальний ідентифікатор записів таблиці Контакти, угруповання за яким забезпечує висновок до звіту всіх записів цієї таблиці. Для сортування записів за алфавітом прізвищ та імен слід додати до списку вікна діалогу Сортування і групування (Sorting And Grouping) відповідні поля, розмістивши їх вище поля угруповання Код_Контакти.
5. Натисніть у третьому рядку на кнопці списку, що розкривається Поле / вираз (Field / Expression).
6. Виберіть пункт Прізвище.
7. У списку Поле / вираз четвертого рядка вікна Сортування і групування виберіть пункт Ім'я.
8. Натисканням на кнопці рядка Прізвище виділіть її.
9. Помістіть курсор на кнопку рядка Прізвище, натисніть кнопку миші та перетягніть рядок на самий верх списку. Відпустіть кнопку миші в той момент, коли жирна горизонтальна лінія, що показує майбутнє розташування переміщуваної рядки, опиниться над першим рядком таблиці.
10. Повторюючи кроки 8 і 9, розмістіть рядок Ім'я між рядками Прізвище та Код_Контакти, як показано на рис. 9.9.
Рис. 9.9. Додавання полів сортування
11. Закрийте вікно Сортування і угрупування.
12. Натисніть на кнопці Вигляд панелі інструментів, щоб вивести звіт у режимі попереднього перегляду.
Тепер записи спочатку сортуються за прізвищами, потім по іменах. Після цього для кожної нової записи таблиці Контакти з'являється заголовок групи (так як величини поля Код_Контакти для всіх записів різні). Нижче кожного такого заголовка з таблиці Список виводяться всі контакти, відповідні даному значенню величини Код_Контакти, тобто даній людині (рис. 9.10).
Рис. 9.10. Остаточний вигляд звіту
13. Закрийте звіт.
Питання для самоперевірки
Створення звіту за допомогою майстра звітів.
Створення звіту за допомогою конструктора звітів.
Групування даних.
Сортування даних.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
Microsoft Access 2002. Русская версия. Шаг за шагом: Практ. Пособ./ Пер. с англ. – М. Издательство ЭКОМ, 2002. – 352 с.
Харитонова И. А. «Самоучитель: Office Access 2003» - СПб.: Питер, 2004. – 464 с.
http://office.microsoft.com/ru-ru/access-help/HA001158520.aspx
http://www.microsoft.com/rus/office2003/Editions/Access2003.mspx
http://office.microsoft.com/ru-ru/access-help/HP005186384.aspx
ЗМІСТ
ВСТУП…………………………………………………………………………..3
ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 1 – Інтерфейс середи MS ACCESS…………….4
ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 2 – Створення баз даних за допомогою майстра та конструктора таблиць……………………………………………………………….8
ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 3 – Зв'язок таблиць………………………....…..18
ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 4 – Параметри поля. Індекси………………….21
ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 5 – Створення запитів за допомогою майстра та конструктора запитів. Умова відбору…………………………………………….….29
ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 6 – Підсумковий запит. Запит дії…………..…35
ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 7 – Фільтри……………………………………..41
ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 8 – Створення форм за допомогою майстра та конструктора форм……………………………………………………………………43
ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 9 – Створення звіту за допомогою майстра та конструктора звітів. Групування та сортування у звітах……………………….…..53
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ………………………………...65