Конструктор звітів

Якщо уважно придивитися до звіту, показаному на рис. 9.3, можна помітити кілька недоліків. Ось їх список:

• назви таких полів, як Прізвище та Ім'я, явно зайві, їх слід прибрати;

• інформація про людину займає надто багато місця, її можна представити компактніше;

• деякі підписи слід замінити більш зрозумілими;

• поле Дата занадто коротко, воно не вміщає дату в довгому форматі. Давайте виправимо зазначені недоліки в конструкторі звітів.

1. Щоб перейти в режим конструктора, виберіть команду Вигляд> Конструктор.

У схемі звіту (рис. 9.4) присутні кілька розділів. Їх призначення вказано в табл. 9.1. Поля та підпису можна розміщувати в будь-якому розділі звіту, регулюючи цим їх положення на сторінці.

2. Натисканням виділіть напис Прізвище.

3. Натисканням клавіші Delete видаліть напис.

Рис. 9.4. Конструктор звітів

Таблиця 9.1. Розділи звіту

Розділ	Призначення
Тема звіту (Report Header)	Друкується в самому початку звіту один раз. Виводиться і ховається командою Вид> Заголовок / примітка звіту (View> Report Header / Footer)
Верхній колонтитул (Page Header)	Друкується у верхньому полі кожної сторінки. Виводиться і ховається командою Вид> Колонтитули (View> Page Header / Footer)
Тема групи КолКонтакти (КонтактиЮ Header)	З'являється на початку кожної групи записів, відповідних чергового значенням поля КодКонтакти (тобто того поля, за яким призначена угрупування)
Область даних (Detail)	Основні дані звіту
Нижній колонтитул (Page Footer)	Друкується в нижньому полі кожної сторінки. Виводиться і ховається командою Вид> Колонтитули (View> Page Header / Footer)
Примітка звіту (Report Footer)	Друкується в самому кінці звіту. Виводиться і ховається командою Вид> Заголовок / примі примітку звіту (View> Report Header / Footer)

4. Повторюючи кроки 2 і 3, видаліть з розділу Тема групи Код_Контакти написи Ім'я, Дата і Опис. Призначення відповідних полів очевидно і не потребує пояснення.

5. Натисніть на горизонтальній лінії, розташованої нижче поля Назва Компанії, правою кнопкою миші і виберіть команду Вирізати (Cut).

6. Аналогічним прийомом видаліть три залишилися лінії розділу Тема групи Код_Контакти. Немає сенсу виводити підпису полів адреси, назви компанії і телефону в заголовку кожної групи. Достатньо буде помістити відповідні написи в верхній колонтитул сторінки.

7. Помістіть курсор миші між заголовками розділів Верхній колонтитул та Заголовок групи Код_Контакти, щоб його значок перетворився на двосторонню стрілку. Натисніть кнопку миші та перетягніть заголовок групи вниз, звільняючи місце для верхнього колонтитула.

8. Натисканням виділіть напис Адреса. Натисніть клавіші Ctrl X, щоб вирізати її.

9. Натисніть на заголовку розділу Верхній колонтитул і натисніть клавіші Ctrl V, щоб вставити вирізану напис у верхній колонтитул.

10. Виділяючи написи колонтитула і перетягуючи їх мишею за маркер верхнього лівого кута або пересуваючи натисканням клавіші Ctrl і клавіші зі стрілками, розмістіть їх так, як показано на рис. 9.5.

Рис. 9.5. Переміщення написів між розділами

11. Натисніть на написі Адреса. Повторним натисканням на ній дозволите режим редагування і замініть текст на Поштова адреса.

12. Описаним вище прийомом змініть текст підписів Назва Компанії і Робочій Телефон відповідно на Компанія та Телефон.

13. Переставте поля розділу Тема групи Код_Контакти, розмістивши їх у два рядки. Прізвище та ім'я - в першому рядку, а інші три поля - у другій.

14. Натисніть правою кнопкою миші на жирній лінії, розташованої в розділі Заголовок звіту. Виберіть у контекстному меню команду Копіювати (Copy).

15. Натисніть на заголовку розділу Тема групи Код_Контакти і натисніть клавіші Ctrl V, щоб вставити в цей розділ дублікат лінії.

16. Натискаючи клавіші Ctrl V, перемістіть лінію вниз, під другий рядок полів даних.

17. Знову натисніть Ctrl V, додавши другу лінію вздовж верхнього краю розділу.

18. Перетягніть заголовок розділу Область даних вгору, прибравши зайве порожній простір.

19. Натисканням виділіть поле Дата. Збільште його горизонтальний розмір, перетягнувши вправо серединний маркер правої межі поля.

20. Розтягніть полі Опис вправо до межі звіту. Остаточний вигляд нової структури звіту показаний на рис. 9.6.

Рис. 9.6. Модифікована структура звіту

21. За допомогою команди Вигляд> Попередній перегляд (View> Print Preview) перемкніть звіт у режим виведення даних. У новому варіанті, показаному на рис. 9.7, інформація розміщується набагато компактніше.

Рис. 9.7. Перегляд нового варіанту звіту

22. Закрийте звіт. При появі запиту про необхідність збереження нової структури звіту натисніть на кнопці Так.