4. Аналитическая часть

4.1.Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

Проведем анализ структуры затрат рабочего времени менеджера ООО «ЧТЗ-УралТрак». Такой анализ будет проводиться на основе карты самофотографии рабочего времени менеджера.

Сбор первичных данных проводился в течение двух рабочих недель. Рассматривается деятельность менеджера отдела, который находится в середине вертикальной цепи подчинения. Это означает, что данный сотрудник подчинен вышестоящему руководителю и сам имеет в своем подчинении сотрудников собственного отдела.

Карты самофотографии рабочего времени за первую и вторую недели наблюдений для 10-ти часового рабочего дня менеджера, представлены в таблицах 1 и 2 соответственно. Причем, для заполнения карт самофотографии рабочего времени использовались шифры элементов затрат рабочего времени, взятые из классификатора рабочего времени, представленного в таблице 3.

Обработка карт самофотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения данный специалист выполнял работы в следующем объеме: Изучение рабочих документов, литературы – 1200 мин.; Подготовка нормативных документов, справок – 300 мин.; Подготовка материалов, отчетов – 420 мин; Консультации по работе – 720 мин; Участие в совещаниях по теме – 300 мин; Встреча с коллегами из других подразделений – 840 мин; Разговоры по телефону – 720 мин; Повышение квалификации – 180 мин; Служебные командировки (поездки в пределах города) – 360 мин; Выполнение общественной работы – 180 мин; Регламентированные перерывы – 600 мин; Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками – 60 мин; Нерегламентированные перерывы – 120 мин.

Таблица 1. Карта самофотографии рабочего времени за первую неделю

КАРТА самофотографии рабочего времени	_____________ (Табельный номер)	Часы работы*	10		03		03		03		10		10		* Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующим выполняемой работе (см. таблицу 3).		Подпись непосредственного руководителя ____________________________________ (Ф.И.О.)
					03		03		03		10		10
				1800	01		01		01		03		10
					01		01		01		03		10
			9		04		04		04		03		03
					04		04		04		01		03
				1700	02		02		02		01		03
					05		01		01		04		03
	______________________ (Наименование должности, код)		8		05		01		01		04		03
					05		01		01		02		01
				1600	05		06		06		06		01
					06		06		06		06		01
			7		06		06		06		06		04
					06		06		06		06		04
				1500	06		08		08		01		02
					06		08		08		01		06
			6		01		08		08		01		06
					01		08		08		07		06
				1400	07		07		07		07		07
					07		07		07		13		07
			5		11		11		11		11		11
				1300	11		11		11		11		11				Подпись заполняющего карту __________________________ (Ф.И.О.)
	_____________ (Вид деятельности)		4		07		07		01		09		01
					07		07		01		09		01
				1200	12		13		01		09		01
					12		07		07		09		07
			3		07		07		07		09		07
					07		06		07		09		07
				1100	13		06		06		09		06
					02		06		06		09		06
			2		04		06		05		09		05
					04		05		05		09		05
				1000	04		05		13		02		02
					04		02		02		04		04
	_____________ (Код рабочего места)		1		01		04		04		04		04
					01		04		04		04		04
				900	01		01		01		01		01
					01		01		01		01		01
		День недели			ПН	ВТ		СР		ЧТ		ПТ
		Дата			015/12	016/12		017/12		018/12		019/12

Таблица 2. Карта самофотографии рабочего времени за вторую неделю

КАРТА самофотографии рабочего времени	_____________ (Табельный номер)	Часы работы*	10		03		03		03		10		10		* Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующим выполняемой работе (см. таблицу 3).		Подпись непосредственного руководителя ____________________________________ (Ф.И.О.)
					03		03		03		10		10
				1800	01		01		01		03		10
					01		01		01		03		10
			9		04		04		04		03		03
					04		04		04		01		03
				1700	02		02		02		01		03
					05		01		01		04		03
	______________________ (Наименование должности, код)		8		05		01		01		04		03
					05		01		01		02		01
				1600	05		06		06		06		01
					06		06		06		06		01
			7		06		06		06		06		04
					06		06		06		06		04
				1500	06		09		08		01		02
					06		09		08		01		06
			6		01		09		08		01		06
					01		09		08		07		06
				1400	07		09		07		07		07
					13		09		07		07		07
			5		11		11		11		11		11
				1300	11		11		11		11		11				Подпись заполняющего карту __________________________ (Ф.И.О.)
	_____________ (Вид деятельности)		4		07		01		13		09		01
					07		01		07		09		01
				1200	12		01		07		09		01
					12		07		07		09		07
			3		07		07		07		09		07
					07		07		06		09		07
				1100	13		06		06		09		06
					02		06		06		09		06
			2		04		05		06		07		05
					04		05		05		07		05
				1000	04		13		05		02		02
					04		02		02		04		04
	_____________ (Код рабочего места)		1		01		04		04		04		04
					01		04		04		04		04
				900	01		01		01		01		01
					01		01		01		01		01
		День недели			ПН	ВТ		СР		ЧТ		ПТ
		Дата			122/12	123/12		124/12		125/12		226/12

Таблица 3. Классификатор затрат рабочего времени специалиста

Перечень элементов затрат	Шифр затрат
Изучение документов, литературы	01
Подготовка нормативных документов, справок	02
Подготовка материалов к изданию (печати), отчетов	03
Консультации по работе (в других подразделениях)	04
Участие в совещаниях по теме	05
Встреча с коллегами из других подразделений	06
Разговоры по телефону	07
Повышение квалификации	08
Служебные командировки	09
Выполнение общественной работы	10
Регламентированные перерывы (обед, курение, отдых, физпаузы)	11
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками	12
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)	13

Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени менеджера равен:

Изучение рабочих документов, литературы – 20%;

Подготовка нормативных документов, справок – 5%;

Подготовка материалов, отчетов – 7%;

Консультации по работе – 12%;

Участие в совещаниях по теме – 5%;

Встреча с коллегами из других подразделений – 14%;

Разговоры по телефону – 12%;

Повышение квалификации – 3%;

Служебные командировки (поездки в пределах города) – 6%;

Выполнение общественной работы – 3%;

Регламентированные перерывы – 10%;

Прочие работы (взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками) – 1%;

Нерегламентированные перерывы – 2%.

На основании полученных данных заполняем таблицу 4, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 5, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям. При этом графа 2 таблицы 5 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени для данного специалиста с точки зрения задач отдела и функций, порученных данному специалисту.

Таблица 4. Структура фактических затрат рабочего времени специалиста

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Всего за период наблюдения, мин	Удельный вес, %
Изучение рабочих документов	1200	20
Подготовка документов, справок	300	5
Подготовка материалов, отчетов	420	7
Консультации по работе	720	12
Участия в совещаниях	300	5
Встречи с коллегами из других подразделений	840	14
Разговоры по телефону	720	12
Повышение квалификации	180	3
Служебные командировки	360	6
Выполнение общественных работ	180	3
Регламентированные перерывы	600	10
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками	60	1
Нерегламентированные перерывы	120	2

Таблица 5. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Плановые затраты рабочего времени, мин	Фактические затраты рабочего времени, мин
Изучение рабочих документов	600	1200
Подготовка документов, справок	720	300
Подготовка материалов, отчетов	420	420
Консультации по работе	720	720
Участие в совещаниях	180	300
Встречи с коллегами из других подразделений	600	840
Разговоры по телефону	600	720
Повышение квалификации	600	180
Служебные командировки	300	360
Выполнение общественных работ	60	180
Регламентированные перерывы	600	600
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками	540	60
Нерегламентированные перерывы	60 0	120

Для анализа рациональности использования рабочего времени менеджера компании ООО «ЧТЗ-УралТрак» за каждую неделю наблюдений, представленного в таблицах 6 и 7, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 5.

Таблица 6. Анализ затрат рабочего времени специалиста за первую неделю наблюдений

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжитель­ность работ, всего		В том числе
				сократить нельзя		можно сок­ра­ти­ть или ис­клю­чить
		мин	% к итогу	мин	% к про­долж. дан­ной работы	мин	% к про­долж. дан­ной работы
Изучение рабочих документов	01	600	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **
Подготовка документов, справок	02	150	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **
Подготовка материалов, отчетов	03	210	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **
Консультации по работе	04	360	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **
Участие в совещаниях	05	150	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **
Встречи с коллегами из других подразделений	06	420	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **
Разговоры по телефону	07	360	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **
Повышение квалификации	08	120	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **
Служебные командировки	09	150	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **
Выполнение общественных работ	10	90	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **
Регламентированные перерывы	11	300	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками	12	30	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **
Нерегламентированные перерывы	13	60	1	0	0	60	100
Итого		** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **

Таблица 7. Анализ затрат рабочего времени специалиста за вторую неделю наблюдений

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжитель­ность работ, всего		В том числе
				сократить нельзя		можно сок­ра­ти­ть или ис­клю­чить
		мин	% к итогу	мин	% к про­долж. дан­ной работы	мин	% к про­долж. дан­ной работы
Изучение рабочих документов	01	600	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **
Подготовка документов, справок	02	150	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **
Подготовка материалов, отчетов	03	210	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **
Консультации по работе	04	360	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **
Участие в совещаниях	05	150	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **
Встречи с коллегами из других подразделений	06	420	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **
Разговоры по телефону	07	360	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **
Повышение квалификации	08	60	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **
Служебные командировки	09	210	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **
Выполнение общественных работ	10	90	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **
Регламентированные перерывы	11	300	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками	12	30	** Expression is faulty **	0	** Expression is faulty **
Нерегламентированные перерывы	13	60	1	0	0	60	100
Итого		0	0	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **	** Expression is faulty **