4.Електронний архів як складова системи електронного документообігу

Корпоративний електронний архів – це комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, використовуваних для створення архіву документів у електронному вигляді.

Метою створення електронного архіву є забезпечення оперативного і повноцінного доступу до всіх документів, які зберігаються і надходять до системи управління. Для цього необхідно вирішити два основні завдання: ввести масив наявних у архіві документів і забезпечити можливість оперативного повнотекстового доступу до електронних документів.

З цією метою організується високопродуктивна мережа, яка включає графічні робочі станції і потужні сервери введення і обробки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низької якості використовуються сканери потокового введення і відповідні програмні засоби.

Система забезпечує ефективне індексування і повнотекстовий пошук неструктурованої інформації великого обсягу.

Основні функції корпоративного електронного архіву:

• сканування;

• розпізнавання і корегування помилок;

• створення і міграція електронних документів і образів;

• індексування документів;

• оперативний пошук і відображення документів;

• аналіз документів;

• управління функціонуванням системи.

Для реалізації цих функцій у корпоративному електронному архіві повинні бути підсистеми введення, зберігання, індексування, пошуку і відображення інформації, аналізу, управління потоками, адміністрування і науково-технічного супроводження.

Електронний архів оптимально вирішує завдання поточного збереження документів, коли найбільшого значення набуває оперативність доступу до інформації та наявність можливості одночасного використання документа кількома співробітниками.

Корпоративний електронний архів

Завдання: підвищення надійності зберігання інформації, зменшення ризику втрати важливої інформації через недбалість персоналу або вплив зовнішніх факторів; підвищення ефективності використання інформації за рахунок зменшення часу на пошук необхідних документів; забезпечення доступу до інформації практично з будь-якої територіально віддаленої точки за умови наявності відповідних прав доступу; інтеграція з іншими інформаційними системами підприємства.

Функції: організація зберігання електронних версій документів і облікової інформації; ведення класифікаторів і рубрика торів і їх використання для пошуку документів; встановлення і підтримка логічних зв’язків між документами; організація пошуку документів (за атрибутами реєстраційних карток, повнотекстовий пошук, за анотаціями); Забезпечення доступу до облікової інформації і електронних документів у відповідності з правами доступу; ідентифікація електронних документів за їх реквізитами; формування звітів про роботу користувачів з електронним архівом.

Вимоги: надання ефективного механізму пошуку документа та інформації у документі, оскільки ці операції сумарно становлять 73 % трудозатрат; швидкісна автоматизована системи потокового введення документації, представленої у паперовій формі (для нормативних та пов’язаних з ними документів, аналогів, зауважень та ін.); режим повнотекстового пошуку за змістом документа; доступ до архіву через Інтернет; наявність спеціалізованих тезаурусів.