58.Скласти витяг з протоколу

Витяг з протоколу – це відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання. Його складають. Надсилають (або передають)окремим особам чи підприємствам на їх вимогу.

Реквізити: назва виду документа, заголовок протоколу, дата, текст витягу, дата складання витягу, підпис секретаря або голови засідання, печатка.

Від протоколу витяг відрізняється тим, що в ньому подається ухвала лише з одного питання, тому порядок денний не зазначається. Витяг засвідчується підписами голови та секретаря зборів і скріплюється печаткою. У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено або надіслано.

Взірець:

Витяг з протоколу № 02

засідання загальних зборів студентської групи ІІІ курсу

спеціальності «Сестринська справа»

від 10 січня 2013 року

СЛУХАЛИ:

Заяву студентки Петренко Н.М. з клопотанням про надання їй путівки до лікувально-профілактичного санаторію «Мрія».

УХВАЛИЛИ:

Надати студентці Петренко Н.М. путівку до лікувально-профілактичного санаторію «Мрія».

Голова засідання (підпис) І.М. Бандура

Секретар (підпис) М.П. Іванів

59. Розказати про структуру та техніку ділового спілкування. Телефонне спілкування

Справедливо відзначив І. Лафатер: "Хочеш бути розумним — навчись розумно питати, уважно слухати, спокійно відповідати й переставати говорити, коли нема чого більше сказати".

Ділове спілкування регулює офіційні стосунки комунікантів у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах.

Ділове спілкування існує в двох формах: усній і писемній.

Усне ділове мовлення — це спілкування людей під час виконання ними службових обов´язків (під час бесід, нарад, у години приймання відвідувачів тощо). Це може бути мовлення однієї службової особи перед іншою або перед колективом чи зібранням.

Писемне спілкування є вторинним щодо усного мовлення. Воно й виникло пізніше. Писемне мовлення офіційно-ділового стилю є монологічним.

Усне мовлення ділової людини має бути:

— виразним (потрібно з чіткою дикцією вимовляти кожне слово);

— точним і недвозначним (використовувати слова з прямим значенням);

— логічним (продумувати кожну фразу, викладати думки послідовно, логічно);

— відповідним ситуації мовлення (кожен службовець повинен пам´ятати: що — кому — коли — де — про що — чому говорить і відповідно добирати мовні засоби);

— нестандартним;

— доречним;

— змістовним;

— стислим (у народі кажуть, що багато говорити не завжди

означає багато сказати).

Усна форма ділового стилю

Писемна форма ділового стилю

Ділова бесіда, діловий прийом, ділова доповідь, ділова розмова по телефону, ділова нарада, ділові переговори

Документи різних видів: автобіографія, резюме, заява, пропозиція, скарга, характеристика, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів, довідка, висновок, доповідна записка, пояснювальна записка, запрошення, звіт, лист, оголошення, план, протокол, витяг із протоколу, телеграма, адреса, телефонограма, радіограма, факс, акт, доручення, розписка, список, таблиця, накладна, договір, трудова угода, контракт, ділова доповідь (написаний текст) тощо

У діловому спілкуванні можуть виступати такі його форми:

• товариське, дружнє;

• робоче, службове;

• ділове, професійне;

• інтимне, приятельське;

• випадкове;

• формально-поверхове.

Від форми залежить саме спілкування, його зміст та відповідна поведінка людей. Справжньою культурою ділового спілкування є уникнення приниження та образи партнера.

Один із різновидів ділового спілкування є телефонна розмова. Вона

розширює, прискорює ділові контакти, дає можливість оперативно передати

чи прийняти певне повідомлення.

У телефонній розмові беруть участь двоє співрозмовників: той, хто

телефонує, і той, хто приймає інформацію. Може бути й третя особа –

посередник, який з’єднує співрозмовників. Тут особливо важливим є слова

ввічливості вибачте, будь-ласка, дякую.

Вибір мовних засобів для телефонної розмови залежить від того, хто, куди, кому і з якою метою телефонує.

Умовно телефонну розмову можна поділити на офіційну і приватну. Кожне з

них вимагає відповідного етикету.

Розмова по телефону має бути спокійною, розбірливою, чемною, лаконічною.

Тому треба заздалегідь її продумати.

Також важливим є вміння слухати співрозмовника. Вихована людина не буде

перебивати співрозмовника чи поправляти.

За етикетом завершує телефонну розмову як у діловому, так і в приватному

спілкуванні, її ініціатор.

Завершуючи телефонну розмову, обов’язково треба попрощатися.

Варто пам’ятати, що надмірна ввічливість, улесливість на прикрашають

співрозмовника, а навпаки, свідчить про його низький етичний рівень і

можуть викликати роздратування.