7. Формування звітності

1. Формування стандартної звітності.

2. Формування регламентованої звітності.

3. Особливості конфігурації "Сільське господарство".

1. Формування стандартної звітності

Накопичена за певний обліковий період інформація може бути подана бухгалтерові для оцінки й аналізу бухгалтерських підсумків на рівні рахунків, субрахунків, валют та об'єктів аналітики за допомогою певного набору стандартних звітів таких як:

– Оборотно-сальдовая ведомость;

– журналів-ордерів та відомостей за будь-яким рахунком з можливістю деталізації як за об'єктами аналітики, так і за датами операцій;

– карток за рахунками і субконто;

– звіту за проводками з можливістю відбору проводок за різними критеріями;

– Анализ счета;

– Шахматка;

– Журнал-ордер по субконто;

– Главная книга.

База даних програми містить відомості про стан активів, капіталу й зобов'язань підприємства. Ці відомості згруповано за інформаційними розрізами згідно з планом рахунків (рахунками), а також за додатковими аналітичними розрізами, характерними для внутрішньої структури плану рахунків, який використовує програма (сальдо і обороти за субконто)- Ці відомості можуть бути у будь-який момент вилучені із бази даних і надані користувачеві у вигляді стандартних бухгалтерських звітів.

Стандартні звіти можуть бути сформовані за будь-який діапазон дат і у будь-який момент часу. Побудова стандартного звіту - це доволі проста процедура заповнення діалогової форми Отчети. Сформовані стандартні звіти доступні для перегляду й аналізу безпосередньо на екрані комп'ютера, а також можуть роздруковуватися. У програмі передбачена можливість оперативної розшифровки (деталізації) окремих сум у звітах. Цей механізм дозволяє виявити, локалізувати і виправити помилки, що їх допущено під час введення інформації.

Діалогова форма потребує введення періоду за який формується звітність. Натискання кнопки Сформировать забезпечує формування звітності.

2. Формування регламентованої звітності

Регламентованими звітами в " 1С: Бухгалтерії" розуміють звіти і декларації щодо податків та зборів, які необхідно регулярно подавати до податкової інспекції, органів соціального страхування і статистики. Форму, порядок складання і подання таких звітів законодавчо визначено.

Набір регламентованих звітів оновлюється як мінімум кожного кварталу. Чергове оновлення звітності за квартал звичайно виходить на початку наступного кварталу. Нові форми регламентованої звітності можна безкоштовно отримати у фірми-франчайзі, де купували програму "1С: Бухгалтерія". Оновлення звітів ніяк не впливає на саму базу даних, оскільки вони не входять до конфігурації внаслідок частих змін відповідно до змін у законодавстві. Звіти поставляються у вигляді зовнішніх файлів (із розширенням ert). Ці файли зберігаються в підкаталозі ExtForms, розташованому в каталозі бази даних. Звіти різних кварталів знаходяться в окремих папках, тому в процесі оновлення старі звіти не ліквідуються, а лише додаються нові. Старі звіти залишаються доступними.

Доступ до регламентованих звітів можна отримати через меню Отчети / Регламентирование отчети. На екрані з'явиться вікно для перегляду складу звітів та зведення до них.

У верхній частині вікна розташоване поле для вибору групи звітів. У нижньому полі виводиться список звітів цієї групи. Для зведення до конкретного звіту слід вибрати його у списку і натиснути на кнопку Открьггь або двічі натиснути мишею.

Кнопка Загрузить використовується для завантаження нової групи звітності з файла оновлення. Натискуючи на неї, відкриєте вікно завантаження оновлення, в якому потрібно зазначити, де на комп'ютері знаходиться новий файл оновлення звітів. Файл оновлення звичайно передається у вигляді архіву, що саморозпаковується та іменується за шаблоном. Наприклад, "rpO3g2.exe" - файл оновлення за II квартал 2003 року. Далі дотримуйтесь підказок програми.

Заповнені звіти можна зберегти в базі, а потім відновлювати їх з архіву і продовжувати працювати з ними редаіувати, друкувати тощо. Для цього необхідно на закладці Дополнительно довідника Фирми ввести ім'я каталогу, в якому зберігатимуться регламешовані звіти.

До набору регламентованих звітів зараз входить близько 35 звітів, ось деякі з них:

– форма № 1 -ПП (про отримані пільги);

– форма № 8ДР;

– перерахунок прибуткового податку;

– повна та скорочена декларація з ПДВ;

– декларація з податку на прибуток;

– розрахунок єдиного податку;

– розрахунок акцизного збору;

– баланс, Звіт про фінансові результати та інші фінансові звіти;

– фінансова звітність малого підприємства за П(С)БО 25;

– звіти до Пенсійного фонду;

– звіти до органів соцстраху.

Ступінь автоматизації заповнення звітів для різних звітів різний. Автоматично будуються звіти, які можна однозначно заповнити за даними бухгалтерського та податкового обліку: декларації з ПДВ і податку на прибуток, статистичної звітності, звітів до фондів, розрахунку єдиного податку, довідки щодо нарахованої заробітної плати тощо.

Решта звітів видає бланк-заготівку, заповнену реквізитами сторони, яка здає, і сторони, яка приймає. Дані до такого звіту вводять уручну з клавіатури. Як мінімум у всіх звітах буде автоматично заповнено ваші реквізити (з довідками Фирми) та реквізити фонду або податкової інспекції, до яких подається звіт.

Підготовка до складання регламентованих звітів

Найпершим рядком у списку звітів будь-якої групи стоїть пункт Информация для пользователя, з якою обов'язково слід ознайомитися. У ній записано історію зміни звітності для групи і для всіх попередніх груп, починаючи з II кварталу 2000 року. В історії відображено, коли з'явився звіт, коли і як його було змінено. Якщо в історії змін немає інформації про будь-який звіт, він не змінюється.

Найостаннішим у списку звітів стоїть пункт Технологический анализ бухгалтерского учега. Це спеціальний технологічний звіт, призначений для аналізу складу рахунків (субрахунків) та структури аналітичного обліку з метою виявлення технічних помилок.

Цей звіт рекомендується виконувати перед формуванням регламентованої звітності. Розглянемо чотири види перевірок, що виконуються під час технологічного аналізу.

1. Аналіз робочого плану рахунків. Перевіряються властивості синтетичних рахунків, задіяних у бухгалтерському обліку. У разі некоректного віднесення рахунка до активу чи пасиву бухгалтерського балансу видається повідомлення про помилку. Наприклад, якщо не використовуєте субрахунки 371 і 681 для обліку авансів (передоплат), то суми отриманих і виданих авансів у розрізі контрагентів буде відображено по кредиту субрахунка 361 і дебету субрахунка 631 відповідно. Субрахунок 361 позначено у програмі як активний, субрахунок 631 - пасивний. Не характерні для цих субрахунків залишки не буде враховано при побудові звіту Баланс. Актив балансу не збігатиметься з пасивом, і такий звіт доведеться коригувати вручну. Якщо встановити прапорець Структура аналитического учета, то по всіх рахунках, задіяних в алгоритмах складання форм регламентованої звітності, перевірятиметься також і аналітика.

2. Аналіз рахунків, що підлягають закриттю наприкінці звітного періоду. Якщо рахунки, що підлягають закриттю на кінець звітного періоду, мають незакриті залишки, видається інформація про такі рахунки.

3. Аналіз бухгалтерських підсумків. Виявляються помилкові залишки на бухгалтерських рахунках, помилки ведення кількісного обліку (відсутність сальдо за кількістю або сумою в кількісних рахунках), помилки переоцінки валютних коштів на кінець звітного періоду.

4. Аналіз бухгалтерських проводок. База перевіряється на наявність бухгалтерських проводок, не включених до списку коректних проводок.

Безумовно, всіх помилок обліку технологічний аналіз виявити не може, оскільки відбувається формальний, а не змістовний аналіз даних. Крім того, деякі відхилення від прийнятої в типовій конфігурації системи обліку введено вами самостійно через специфіку роботи підприємства. Однак провести подібний аналіз бажано, оскільки логіка формування звітів також є формальною та зупиниться на цих же деталях.