17

Лекция 4: Сфера профессиональной деятельности архивиста

Основные виды профессиональной деятельности архивиста и их специфика: организационно-управленческая, проектная, технологическая, консультационная

С возникновением письменности каждый народ начинал работу по созданию своего архива. Хранящиеся там документы составляют государственный архивный фонд и относятся к памятникам истории культуры. Самые ранние русские материалы датируются XI веком. В нашей стране архивариусом называли чиновника, занимавшего должность директора (управляющего, заведующего) архива, а должность актуариуса официально появилась 28 февраля 1720 (10 марта по новому стилю), когда Петр Великий подписал «Генеральный регламент или Устав». В нем определялись основы организации государственного управления и вводилась система делопроизводства. В современных условиях архивариуса часто называют секретарем-регистратором, и в целом это слово постепенно вытесняется из лексикона термином «архивист».

Главная задача архивиста — собирать и хранить документальные богатства страны и использовать их в интересах государства.

Сотрудники крупных архивов специализируются как в различных тематических областях (политическая история, военная история, искусство и т.д.), так и по видам работ (обработка материалов, создание научно-справочного аппарата, учет документов, их использование, публикаторская работа). Вся накапливающаяся информация распределяется по архивным делам, каждое из которых должно иметь заголовок, раскрывающий его содержание. Все эти материалы имеют спрос у историков, ученых, писателей, работников музеев, и задача архивиста — помочь исследователям в поиске материалов.

Современный архивист отвечает за сохранность документов, ведет контроль за использованием материалов, делает подборки по запросам, сотрудничает с канцелярией, занимается проверкой правильности оформления и систематизацией поступающей информации, ведет опись материалов и уничтожает дела по истечении срока их хранения. Чтобы построить карьеру, начинающий архивист должен знать нормативно-правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы по ведению архивного дела на предприятии, а также порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования, правила эксплуатации технических средств, основы трудового законодательства и нормы охраны труда.

«Для развития внутри данной профессии необходима способность анализировать и систематизировать большое количество информации, развитое внимание к деталям, способность заниматься длительное время монотонной кропотливой работой. Кроме того, важны такие качества, как организованность, упорство, аккуратность, самоконтроль, педантичность, четкость, собранность и усидчивость. Неорганизованный, неаккуратный и импульсивный человек не задержится в этой сфере», — комментирует заведующая кафедрой психологии Университета Российской академии образования, бизнес-консультант Галина Сорокоумова.

В каких областях может проявить архивист свои знания?

В области организационно-управленческой деятельности, он может руководить отделом либо самим архивом, умеет организовать работу и квалифицированно управлять деятельностью людей. Бакалавр архивного дела должен:

• планирование, организация, совершенствование деятельности архивов и служб архивного хранения документов организаций;

• создание локальных нормативных актов, регламентирующих процедуры и правила д работы с архивными документами, организации их хранения, комплектования, учета и использования;

• организация контроля за состоянием архивного хранения документов в организации;

• руководство структурными подразделениями, осуществляющими деятельность в архивного дела в органах власти и управления субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления;

• руководство структурными подразделениями федеральных архивов, архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов;

• управление архивным делом в органах муниципального самоуправления;

• руководство муниципальными и ведомственными архивами, архивами и службами архивного хранения документов организаций, рукописными отделами музеев и библиотек;

• руководство аутсорсинговыми организациями оказания услуг по хранению архивных документов и по архивной обработке документов;

• участие в работе по экспертизе ценности документов;

• ведение архивного дела в организациях;

• обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, организации хранения, комплектования, учета и использования документов;

• составление и ведение справочно-поисковых систем (научно-справочного аппарата), учетных документов;

В области организационно-проектной деятельности от специалиста потребуется наивысшая квалификация, поскольку эта область связана с улучшением постановки работы в архиве. Нужно не только хорошо разбираться в архивном деле вообще, но и в совершенстве знать законодательные, нормативные и методические документы, относящиеся к архивному праву, в совершенстве владеть компьютерной техникой и компьютерными технологиями работы архивов

• участие в проектировании прикладных программ как составной части системы хранения документов;

• анализ состояния системы архивного хранения документов конкретной организации;

• совершенствование технологии архивного дела на базе использования новейших информационных технологий;

• участие в разработке концепции архивного хранения документов;

• участие в проектировании автоматизированных архивных технологий;

• подготовка проектной и сметной документации по созданию служб архивного хранения документов.

Научно-исследовательская деятельность - высшая область применения знаний. Чаще всего она реализуется через обучение в аспирантуре, а так же в ходе выполнения следующих функций:

• участие в теоретических разработках в области архивоведения;

• анализ потребностей в ретроспективной информации, определение методов и способов их удовлетворения;

• участие в прикладных разработках по созданию систем в области архивного дела;

• участие в разработке автоматизированных систем архивного дела на стадиях постановки задачи и оценки их применения в условиях конкретной организации;

• участие в разработке нормативно-методических документов, актов (правил, перечней документов, положений, инструкций, классификаторов, табелей применяемых форм документов и др.) по архивному делу;

• участие в публикаторской и выставочной работе;

• подготовка справочно-поисковых средств;

• составление рефератов и создание библиографии по тематике проводимых исследований;

• участие в составлении отчетов по научно-исследовательской и методической работе.

Технологический вид профессиональной деятельности архивиста заключается в выполнении определённых операций на своём рабочем месте:

• внедрение и эксплуатация автоматизированных систем в архивном деле;

• обеспечение текущего хранения документов, подготовка дел для передачи на архивное хранение;

• создание и ведение справочно-поисковых средств к документам в архивном деле (номенклатура дел, описи, путеводители, обзоры, каталоги и др.);

• участие в технологических этапах работы федеральных архивов, архивов субъектов федерации и муниципальных архивов по основным направлениям их деятельности;

• работа по обеспечению сохранности документов на разных носителях;

• работа по консервации и реставрации документов.

Консультационная деятельность открывает перед выпускниками большие возможности карьерного роста в структурах фирм, специализирующихся на консалтинговых услугах, число которых непрерывно возрастает. Архивисты в таких фирмах отвечают за консультации по проблемам, связанным с информационно-документальным обеспечением деятельности организаций, особенно на базе внедрения компьютерных технологий.