Тема № 14 информация и коммуникации в менеджменте

1. Информация, ее виды и роль в менеджменте.

2. Носители информации.

3. Понятие и характеристика коммуникаций.

4. Основные этапы и элементы коммуникационного процесса.

5. Способы преодоления коммуникационных барьеров.

1. Информация, ее виды и роль в менеджменте

Коммуникации — обмен информацией, ее содержанием между двумя и больше лицами (работниками).

Основой коммуникаций является информация. Она может поступать за централизованной, децентрализованной и смешанной схемами.

Информация — совокупность сообщений, которые отображают характеристику явления, события в хозяйственной деятельности.

Информацию классифицируют по разным признакам:

По полноте охвата явления: полная, частичная, избыточная.

По периоду действия: разовая, периодическая, долгосрочная.

По содержанию: планово-экономическая, финансовая, учетная, бухгалтерская, технологическая, справочная, административная.

По уровню достоверности: достоверная, недостоверная.

По закону «Об информации» выделены такие основные виды информации: статистическая информация, массовая информация, информация государственных органов и органов местного и регионального самоуправления, правовая информация, информация о лице, информация справочно-энциклопедического характера, социологическая информация.

Основными принципами информационных отношений в Украине является: гарантированность права на информацию; открытость, доступность информации та свобода ее обмена; объективность, достоверность, полнота и точность информации; законность ее получения, использования, распространения и хранения и т.п.

2 Носители информации

Носителями информации могут быть дискеты, диски, графика, магнитные ленты, плакать, книги, винчестеры и тому подобное.

Одним из основных носителей является документация — письменное предоставление информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и умственной деятельности человека, носителем которого она является. В соответствии с Законом «Об информации» документ — предусмотрена законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации на бумаге, магнитном или на другом носителе.

Документацию классифицируют по разным признакам.

По содержанию:

• административная (правила, процедуры, инструкции, приказы, распоряжения и тому подобное);

• планово-экономическая (технико-экономический план, план сбыта, инвестиционный проект и др.

• коммерческая (договоры относительно снабжения и сбыта, заказа, оферты, счета-фактуры);

• финансовая (бюджет, финансовый план, платежные сведения и др.);

• внешнеэкономическая (внешнеэкономические договоры, грузово-таможенная декларация);

• бухгалтерская (журналы-ордера, кассовая книга и др.);

• учету кадров (трудовые книжки, штатные расписания, должностные инструкции);

• технологическая (технологические карты, конструкторские схемы, инструкции по эксплуатации техники и др.) -

По сложности: простая, сложная.

По назначению: индивидуальная, типичная.

По месту в менеджменте: служебно-информационная, предписывающая, специальная.

Делопроизводство — процесс, связанный с составлением документов, их обработкой, прохождением, хранением и тому подобное.

К основным функциям делопроизводства принадлежат: предыдущее рассмотрение и учет документов; справочно-информационное обслуживание; контроль за выполнением основных положений документов; усовершенствование (рационализация) документооборота; экспедиционная обработка и транспортировка документов.

По уровню централизации выделяют такие системы делопроизводства:

а) централизованная, б) децентрализованная, в) смешанная.

Работу с документацией осуществляют в организациях специальные службы. К ним относятся канцелярия, архив, библиотека, справочное бюро, юридический отдел, секретариат.

Часто управление производственно-хозяйственной деятельностью требует применения графиков и графических средств.

График — это способ наглядного изображения состояния и процесса производственно-хозяйственной деятельности с помощью условных обозначений (точек, линий, фигур и тому подобное). Он совмещает в себе графический образ (систему начертаний) и легенду (условны обозначения на графике). График должен быть наглядным, содержательным, образным, универсальным, удобным в пользовании и тому подобное.