Computers

Computer hardware consists of a computer, a monitor, a keyboard, a printer, and their connections. The software contains the various programs you run on your computer. The most common programs used in business are those for word processing (writing letters, documents, etc.), spreadsheets (for budgets and financial analysis), database management programs (for keeping names and addresses of customers), accounting programs (for book-keeping), graphics programs (for drawing charts, etc.), communications programs (for electronic mail), and desktop publishing programs (for producing manuals, catalogues, etc.). The operator keys in/types in the information which can be saved and retrieved at a later date.

Most businesses nowadays use personal computers or PCs, which are often linked together in a local network. This is a big change from the days when time had to be rented on a mainframe computer. Nowadays these are only used by very large businesses, universities, or Government departments. The two most popular types of computers currently are those of IBM and Apple (the Macintosh). It was IBM who set the standard for the PC which others later imitated. That is why, in order to be able to use the widest range of software, a computer has to be IBM compatible.

В. Using the dictionary translate the texts into English in writing.

Обязанности секретаря

Как правило, на не слишком крупных предприятиях или для крупных предприятий в его подразделениях вся тяжесть делопроизводственной работы ложится на секретаря руководителя предприятия или секретаря руководителя подразделения. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ как:

1) Работа с документами. Включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление документов в структурные подразделения, контроль над сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль над правильностью их оформления, организация хранения исполненных документов.

2) Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи, и немедленно вызывать ремонтные службы в случае их неисправности.

3) Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь как обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). Секретарь организовывает прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю).

4) Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклада руководителя. Во время совещания секретарь ведет его протокол.

5) Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.