3 Відрядження та відпустки працівників

У більшості організацій здійснюються від'їзди окремих працівників за межі міста, області у службових справах, що іменуються відрядженнями. Кожне відрядження повинно бути задокументоване, оскільки воно передбачає не тільки конкретну роботу з виконання своїх службових обов'язків, а й фінансові витрати.

Підготовка відряджень повинна проходити, незалежно від тривалості чи терміновості, у кілька етапів: а) збір даних (мате­ріалів і документів);

б) документальне підтвердження повнова­жень службової особи (осіб).

На першому етапі необхідно підготувати всі необхідні ма­теріали та документи, які можуть знадобитися службовцю і, насамперед, оформити програму відрядження. Програму друку­ють у двох примірниках. Один залишається в організації, дру­гий видається на руки особі, яка від'їжджає у відрядження.

У програмі вказуються: мета поїздки, основні напрямки роботи у відповідній інстанції (організації), куди відряджаєть­ся працівник.

Необхідність відрядження оформляється наказом по ос­новній діяльності.

На основі наказу видається посвідчення про відрядження, в якому зазначаються особа (прізвище, ім'я, по батькові); поса­да; строк відрядження; мета; підстава; документ, який засвідчує особу. Це посвідчення підписується керівником або його зас­тупником і на ньому проставляється відтиск печатки.

Посвідчення про відрядження, як правило, бувають трафарет­ного вигляду або у вигляді бланка підприємства формату А-5 зі штампом організації.

Місце відрядження та термін перебування службовця засвідчуються записами службової особи в пункті прибут­тя та відтисками печатки на основних позиціях бланка: прибуття - вибуття.

Посвідчення про відрядження видається на руки працівни­ку тільки після запису в реєстраційному журналі, де у відповідній графі проставляються дата видачі і підпис.

До посвідчення про відрядження після завершення роботи за межами установи в пункті призначення працівник додає фінансові документи, які підтверджують його витрати (оплата ночівлі, харчування, проїзду та ін.). Ці документи, разом з пись­мовим звітом про виконання роботи у відрядженні та її результати, подаються в бухгалтерію.

На звороті подається табличного типу "Авансовий звіт №", який заповнюється після повернення працівника до закладу, де він працює.

Черговість щорічних відпусток працівників підприємства відображається в ГРАФІКУ ВІДПУСТОК, який вважається документом, що закріплює розподіл чергових відпусток на на­ступний календарний рік.

Графік відпусток складається в кінці календарного року.

На великих підприємствах графіки відпусток складаються в кожному структурному підрозділі, а відділ кадрів готує зве­дений графік відпусток усього підприємства.

При складанні графіка відпусток враховуються: діюче зако­нодавство, особливості роботи підприємства, власні побажан­ня працівників та ін. При наявності профспілкової організації графік відпусток погоджується з нею і тільки після цього затверджується керівником.

Форма графіка відпусток уніфікована і містить такі реквізи­ти: найменування підприємства, назва виду документа, дата, індекс, місце складання, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст, підпис, візи погодження, гриф погодження з профспілкою.

Текст графіка відпусток має вигляд таблиці з графами.

При потребі в графік можуть вноситися погоджені з керів­ником зміни, що відповідно фіксується в наказі, та позначаєть­ся у графі "примітка".

В організаціях, де ведення графіка відпусток не є необхідністю, надання відпусток здійснюється за механізмом: заява працівника про надання відпустки – наказ про надання – нарахування відповідно до наказу на термін, вказаний в заяві та наказі, фінансової виплати (відпускних).