2.3 Трудова книжка, правила її ведення та заповнення

Трудова книжка є основним документом установленого зразка про трудову діяльність працівника, в якому фіксуються стаж його роботи, нагороди та заохочення.

Трудові книжки заводяться на всіх працівників, які пропра­цювали понад 5 днів, в тому числі на сезонних та тимчасових.

Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України (далі – Збройні сили України та інші війська) та військовослужбовці пред’являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.

При прийнятті на роботу всі працівники зобов'язані пода­ти у відділ кадрів трудову книжку, оформлену в установлено­му порядку. Прийняття на роботу без трудової книжки забо­роняється, окрім тих, хто працює за сумісництвом.

На осіб, які тільки розпочинають свою трудову діяльність, трудову книжку заводять безпосередньо, про що робиться за­пис в журналі реєстрації видачі трудових книжок.

Заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

Порядок видачі та заповнення трудових книжок здійснюєть­ся на основі «Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах та організаціях» (відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 року № 301 «Про трудові книжки України»).

В трудову книжку вносяться:

- відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність;

- відомості про роботу, прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення;

- відомості про заохочення та нагороди (присвоєння звань, заохочення за успіхи в трудовій діяльності та ін.);

- відомості про відкриття, на які видані дипломи згідно з чинним законодавством України.

Стягнення в трудовій книжці не фіксуються.

При оформленні трудової книжки спочатку заповнюється титульний аркуш.

На розгортці трудової книжки фіксуються всі дані (розбір­ливо) по кожній графі.

Запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісниц­твом проводиться за місцем основної роботи на основі наказу керівника, де працівник прийнятий на роботу за сумісництвом.

У такому самому порядку проводиться і запис про звільнення з цієї роботи.

Записи про причини звільнення повинні проводитися в трудовій книжці в повній відповідності з формулюваннями діючого законодавства з посиланнями на відповідну статтю, пункт закону.

При розриванні трудової угоди (контракту) з ініціативи працівника та з причин, за якими законодавство надає певні пільги та переваги, запис про звільнення вноситься в трудову книжку з зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням...».

Днем звільнення вважається останній день роботи. Наприк­лад, трудовий контракт з робітником припиняється в зв'язку зі скороченням кадрів.

При переведенні на інше підприємство за розпорядженням вищих інстанцій за згодою керівників цих підприємств робить­ся відповідний запис - про переведення.

В тих випадках, коли в трудовій книжці заповнені всі сто­рінки відповідних розділів, трудова книжка поповнюється до­датком (вкладкою).

Вкладка (додаток) підшивається в трудову книжку, запов­нюється та ведеться адміністрацією підприємства в тому ж по­рядку, що і трудова книжка.

Вкладка (додаток) без трудової книжки не дійсна!

Про видану вкладку на титульному листі трудової книжки зверху робиться відтиск штампу з написом "Видана вкладка" і вказується серія та номер вкладки.

При звільненні працівника всі записи про роботу, нагород­ження та заохочення, внесені в трудову книжку за час його роботи на підприємстві, завіряються підписом керівника чи відповідної уповноваженої на це особи, а також відтиском пе­чатки підприємства чи печатки відділу кадрів.

Адміністрація зобов'язана видати працівникові трудову книжку в день звільнення з записом про звільнення.

Особи, які з різних причин втратили трудову книжку (вкладку до неї), зобов'язані негайно повідомити про це адмін­істрацію останнього місця роботи. Не пізніше як через 15 днів після подачі заяви про втрату адміністрація зобов'язана вида­ти працівникові трудову книжку чи вкладку до неї з написом «ДУБЛІКАТ» в правому верхньому ріжку титульного аркуша.

Дублікат трудової книжки або вкладки до неї заповнюють за загальними правилами. В розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» й «Відомості про заохочення» дубліката вносять записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вка­зується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточ­нення, на якому підприємстві працював у минулому власник трудової книжки.

Якщо в трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Остання вшивається в трудову книжку, заповнюється й ведеться роботодавцем за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка.

Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штампа розміром 10 х 25 мм із надписом «Видано вкладку», або роблять запис від руки й зазначають серію та номер вкладки. Вкладка видається нового зразка, незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового зразка чи раніше встановленого).

Трудова книжка – це основний документ, де фіксується і накопичується інформація про стаж працівника, яка в майбутньому використовується для визначення соціальних та інших виплат, тому її збереженню та правильному оформленню приділяють значну увагу. Бланки трудових книжок і вкладок до них є документами суворої звітності.

На підприємстві з метою зберігання та контролю за їх використанням ведеться книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них, зразок якої наведено нижче.

У книзі обліку бланків трудових книжок і вкладок до них фіксують усі операції, що пов’язані з одержанням та витрачанням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії й номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства. Для цієї мети в Плані рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій виділено окремий позабалансовий рахунок «Бланки суворого обліку».

Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює прийняття й звільнення працівників. У цій книзі реєструють усі трудові книжки, одержані від працівників під час влаштування їх на роботу, а також трудові книжки й вкладки до них, виписані працівникам, які раніше їх не мали.

Про отримання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особовій картці й у книзі обліку.

Обидві зазначені книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та затверджені підписом керівника підприємства й відбитком гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки.

Бланки трудових книжок і вкладок до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються під звіт особі, котра відповідає за ведення трудових книжок.

Особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, щомісяця подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них та про суми, отримані за заповнені трудові книжки і вкладки до них. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складають акт за типовою формою № П-11.

Якщо працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформляється на роботу за сумісництвом, то йому у разі потреби видають завірений витяг із його трудової книжки, який оформлюють на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом або від руки.

Видача трудових книжок повинна обліковуватися в устале­ному порядку. Для цього ведуться приходо-видаткові книги з обліку бланків трудових книжок та вкладок до них, книги об­ліку руху трудових книжок та вкладок до них. При отриманні трудової книжки на руки її власник розписується в книзі об­ліку у відповідній графі. [3, 96]