2.2 Механізм прийняття працівника на роботу, звільнення та переведення

Трудова діяльність працівника документально відображається в механізмах прийняття, звільнення, переведення, надання відпусток та ін.

Прийняття працівника на роботу здійснюється за такою схемою:

- написання особистої заяви;

- оформлення наказу;

- укладення контракту;

- заведення трудової книжки (заповнення її);

- заведення особової картки;

- відкриття рахунку на працівника по заробітній платні в бухгалтерії;

- заведення особової справи.

Заява або контракт стають підставою для оформлення наказу по прийняттю працівника на роботу.

Документування трудової діяльності здійснюється відділом кадрів як структурною одиницею канцелярії або працівником, який відповідає за дану ділянку роботи в організації. В канцелярії – інспектор кадрів, у фірмах (організаціях) різної форми власності – секретарем-референтом.

Написання особистої заяви здійснюється на трафаретному бланку або чистому аркуші паперу. Реквізити заяви: адресат (назва організації або посада, прізвище та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява); адресант (прізвище особи, яка звертається з заявою); назва виду документа; текст; підстава (додаток або перелік документів, доданих до заяви на підтвердження фактів, викладених у тексті); дата; власноручний підпис.

Заява пишеться від руки в одному примірнику. В тексті заяви краще відображати не «прийняття на роботу», а «прийняття на посаду», якщо в подальшому з працівником не буде укладено контракт. На заяві після її написання повинен з’явитися ще один реквізит – «резолюція», яка може мати вигляд такого напису: «До наказу у відділі кадрів» з підписом керівника та датою написання резолюції.

Накази по трудовій діяльності мають деякі відмінності від наказів по основній діяльності. По-перше, до індексу (номера) наказу додається додаткова позначка – «о/с» або «к», яка вказує на те, що наказ відтворює певний вид фіксації трудового стану. «О/с» - особові справи, оскільки наказ надалі входитиме в особову справу працівника. «К» - кадри – відповідна структурна одиниця, яка працює над кадровими питаннями колективу підприємства. Наприклад: наказ № 42 о/с або наказ № 21-к.

По-друге, в заголовку до тексту наказу фіксується факт певного механізму дії, пов’язаного з трудовою діяльністю працівника. Пишуть або узагальнюючий вид, або конкретну роботу з кадрової діяльності. Наприклад: «З кадрових питань» - узагальнюючий заголовок, «Про прийняття на роботу» («Про переведення», «Про звільнення») – конкретизація (механізмів прийняття на роботу, звільнення, переведення або ін.).

По-третє, в констатуючій частині можуть бути вказані причини видання наказу, наприклад: факти порушення трудової дисципліни або написання особистої заяви працівника, складання контракту, доповідна чи пояснююча записка або відповідна стаття КЗпП.

По – четверте, в тексті рекомендується вживати один з елементів ділового мовного етикету. В розпорядчій частині замість дієслова наказової форми однини «наказую» вживається неозначена форма дієслова «призначити» та, відповідно, «перевести», «звільнити», «надати» та ін.

Тексти наказів з особового складу, як правило, однотипні і можуть бути подані в формалізованому вигляді.

Наказ по о/с може бути вузьконаправленим, тобто відоб­ражати стан діяльності одного працівника з певного питання, наприклад звільнення. У ньому відображений тільки один факт. В деяких випадках в одному наказі може бути відображено кілька механізмів трудової діяльності, які стосуватимуться кількох працівників, на­приклад, звільнення, переведення, прийняття. Це може бути обумовлено тим, що в один день відбуваються такі види кадро­вої діяльності працівників організації. Такі накази членують текст на кілька пунктів, кожний з яких стосується окремого працівника.

По-п'яте, в наказі по о/с повинна бути помітка про ознай­омлення з наказом працівника, стосовного якого даний доку­мент був оформлений.

Така помітка може мати вигляд: "З наказом ознайомлений", зроблено рукописним способом на першому примірнику нака­зу з датою ознайомлення.

Накази оформляються не менше як у двох примірниках на фірмовому бланку або на чистому аркуші формату А-4.

Перший примірник наказу підшивається в справу, а другий примірник направляється в бухгалтерію, де відкривається раху­нок на ім'я працівника по заробітній платні. При звільненні рахунок закривається і з працівником проводиться повний фінансовий розрахунок згідно з діючим законодавством.

Механізм звільнення працівника з роботи відбувається: за такою схемою:

- заява робітника про звільнення (припинення строку дії контракту);

- наказ про звільнення;

- запис у трудовій книжці та видача її на руки;

- запис в особовій картці ф.Т-2 чи особовій справі;

- закриття особистого рахунку працівника і повний розрахунок з ним.

Заява про звільнення пишеться робітником за два тижні до імовірного терміну припинення трудової діяльності і подаєть­ся на погодження керівнику підприємства.

Керівник видає наказ про звільнення відповідно до чинного законодавства, ро­бить відповідний запис у трудовій книжці і в особовій картці ф.Т-2. Копія наказу про звільнення направляється в бухгалтерію, де на підставі даного документа здійснюється повний роз­рахунок з працівником. При припиненні строку дії контракту, якщо він не переукладається надалі, також видається наказ про звільнення і здійснюються відповідні дії, пов'язані з припинен­ням трудової діяльності.

Механізм переведення працівника на іншу посаду здійснюється за такою схемою:

- подання (заява працівника або службова записка керів­ника структурного підрозділу, якому підпорядкований працівник), в якому обгрунтована необхідність переве­дення на іншу посаду;

- наказ по о/с про переведення;

- запис у трудовій книжці;

- запис в особовій картці ф.Т-2 чи особовій справі;

- запис на особистому рахунку по заробітній платі.

Згідно з діючим трудовим законодавством працівника можна перевести на іншу посаду тільки в тому випадку, якщо він не втрачає в оплаті, тобто номінально переведення може означати підвищення. Переведення на посаду з меншим окладом можливе тільки в тому випадку, якщо працівник був причет­ний до матеріальних збитків, завданих підприємству, де він працює, або на нього заведена кримінальна справа.

У такому випадку копії наказів про переведення на іншу посаду в рамках організації направляються в особову справу, бухгалтерію, і при зміні окладу проводиться відповідна зміна на особистому рахунку працівника по заробітній платні. [1, 158]