1. Документування трудової діяльності

1.1 Облікова кадрова документація

На всіх підприємствах, в установах, які самостійно здійснюють прийняття і звільнення працівників і незалежно від характеру власності і обсягів виробництва, ведеться обов’язковий облік кадрів. Правильна організація обліку є необхідною передумовою для успішного проведення всієї аналітичної і оперативної роботи по кадрах. Ведення обліку покладається на відділ кадрів (працівників з кадрових питань).

Відділ кадрів здійснює облік:

- особового складу (чисельність працівників по підприємству, категоріях, професіях, кваліфікації, освіті, стажу роботи, статі, віку, інших ознака;

- зміни чисельності і складу кадрів по підприємству в цілому і по окремих - підрозділах і причини цих змін);

- відпусток;

- резерву висунення на керівні посади;

- трудових книжок;

- працівників, що працюють за сумісництвом;

- молодих спеціалістів, молодих робітників;

- пенсіонерів;

- робочого часу (табельний облік).

Облікова документація повинна забезпечити оперативне ведення обліку і формування звітності по кадрах згідно з вимогами законодавства про працю, ЦСУ України, керівництва.

Документи первинного обліку поділяються на види:

- обов’язкові, незалежно від способу обробки інформації;

- обов’язкові, при впровадженні АСУ-Кадри;

- рекомендаційні.

Документи містять в собі відомості про трудові, кваліфікаційні, соціально-демографічні характеристики кожного працівника, необхідні для аналізу якісного складу кадрів, підбору, розстановки керівників і спеціалістів, планування підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації, формування і навчання резерву, контролю за рухом кадрів, використання робочого часу, трудової дисципліни і забезпечення необхідною інформацією керівництва та інших служб управління підприємством.

При впровадженні на підприємстві підсистеми кадрового забезпечення АСУ-Кадри підвищується якість обліку, скорочуються строки подання звітів, розширюється обсяг кадрової документації.

Інформаційну базу підсистеми складають машинно-орієнтовані форми документів, класифікатори і масиви даних на машинно-обчислювальних носіях (перфокартах, перфострічках, магнітних стрічках, дисках, дискетах та інших типах сучасних накопичувачів інформації).

Складовою частиною єдиної класифікації кодування технічно-економічної інформації виступає класифікатор «Інформація по кадрах», призначений для вирішення завдань в сфері обліку кадрів, аналізу якісного складу, планування кадрів, їх навчання.

Для обробки даних за допомогою засобів обчислювальної техніки розробляються спеціальні форми документів, а форми документів, обов’язкові при будь-якій обробці інформації, доповнюються необхідними даними і на правій стороні їх вводиться зона кадрової інформації. При цьому ліва сторона тієї чи іншої форми, заповнюється працівником відділу кадрів, а права (закодована) передається для механізованої обробки.

Кодова інформація по формах обліку кадрів проставляється по довідниках-класифікторах (внутрішньої структури підприємства, категорій працівників, посад службовців, форм оплати праці, умов праці) згідно з діючими галузевими стандартами і класифікаторами.

Обробка інформації в підсистемах АСУ-Кадри ведеться в двох основних режимах:

- за встановленим графіком з видачею даних по табельному обліку і даних для складання звітів;

- в запитально-відповідальному режимі за заявками керівників структурних підрозділів і підприємств. [5, 70]