Методичні вказівки до виконання завдання:

Середньоспискова чисельність персоналу за місяць визначається за формулою:

,

де – чисельність спискового складу персоналу без змін за і-й проміжок часу, осіб;

n – кількість інтервалів;

К_і – кількість діб, коли спискова чисельність персоналу була без змін (враховуючи вихідні дні);

 тривалість звітного періоду.

………………………….1………………………………..

Визначення потреби в персоналі - один з найважливіших напрямків стратегічного планування, що дозволяє встановити на заданий період часу якісний і кількісний склад персоналу. Варто розрізняти якісну і кількісну потребу в персоналі.

Якісна потреба, тобто потреба за категоріями, професіями, спеціальностями, рівнем кваліфікаційних вимог до персоналу, розраховується виходячи з вимог до посад і робочих місць, закріплених у посадових інструкціях або описах робочих місць; штатного розкладу організації та її підрозділів, де фіксується склад посад; документації, що регламентує різні організаційно-управлінські процеси з виділенням вимог до професійно-кваліфікаційного складу виконавців. Розрахунок якісної потреби за професіями, спеціальностями і т.п. супроводжується одночасним розрахунком кількості персоналу за кожним критерієм якісної потреби. Загальна потреба в персоналі визначається підсумовуванням кількісної потреби за окремими якісними критеріями. Якісна потреба у фахівцях і керівниках може бути визначена шляхом послідовної розробки таких організаційних документів:

• системи цілей як основи оргструктури управління;

- загальної організаційної структури, а також організаційних структур підрозділів; - штатного розкладу;

- посадових інструкцій (описів робочих місць) фахівців і керівників. Цей вид документа може використовуватися як основа розрахунку трудомісткості виконання посадових функцій.

Посадова інструкція створюється спільними зусиллями лінійного керівника, що формулює вимоги до працівника, і менеджера з персоналу, що документує ці вимоги. Як доповнення до посадової інструкції можуть використовуватися кваліфікаційні картки і картки компетенції (профіль ідеального працівника).

Кваліфікаційна карта являє собою детальний опис кваліфікаційних характеристик, які повинен мати «ідеальний» працівник. Оскільки в ході добору легше визначити кваліфікаційні характеристики, ніж здатності виконувати посадові обов'язки, кваліфікаційна карта значно полегшує процес добору претендентів на посаду.

Недолік кваліфікаційної карти - зосередження уваги на минулих заслугах претендента (освіті, досвіді тощо) на шкоду оцінці його сучасного потенціалу професійного розвитку. Карта компетенції являє собою опис особистісних характеристик «ідеального» працівника, що дуже важливо. Наприклад, орієнтація на гостя, уміння працювати в групі, на-пористість, оригінальність мислення тощо.

………………………………….2…………………………………

Для визначення потреби організації в персоналі потрібно з'ясувати, під впливом яких факторів вона формується. Оскільки підприємство є відкритою соціальною системою, його потреби в персоналі обумовлюються стратегією його розвитку, на яку впливає велика кількість як внутрішніх, так і зовнішніх факторів.

Внутрішньоорганізаційні фактори - це, перш за все, цілі організації, для реалізації яких потрібен персонал. При чітко визначеній цілі значно легше визначити потребу в персоналі, оскільки потреби не змінюються протягом довгого періоду. І навпаки, при зміні цілей - перехід на випуск нової продукції, на нові технології - потреба в кількісному й якісному персоналі змінюється. Одним з напрямків змін потреби організації в персоналі є:

—внутрішньоорганізаційна динаміка робочої сили;

—звільнення за власним бажанням;

—вихід на пенсію;

—декретні відпустки тощо.

Служби управління персоналом повинні відслідковувати цю динаміку і прогнозувати зміни.

Зовнішні фактори. Серед великої їх кількості існує кілька найбільш важливих, що безпосередньо впливають на стан ринку праці — джерела робочої сили для більшості підприємств, темпи зростання і рівень інфляції та безробіття, структурні зміни (розвиток одного сектора економіки за рахунок іншого), розвиток техніки і технологій, політичні зміни, конкуренція та стан ринку збуту.

Відслідковування і знання динаміки факторів, які впливають на потреби в персоналі, є основою її планування. У кожний даний момент підприємство повинно вирішувати питання: в якому підрозділі, яку загальну кількість працівників і якої кваліфікації потрібно мати для забезпечення процесу виробництва. Після чого визначається потреба в робочій силі.

Для визначення кількісного складу персоналу користуються різними методами — від найпростішого методу порівняння до більш складних комп'ютерних моделей.

Наймання працівників здійснюється на основі штатного розкладу. Основними методами прогнозування потреби в робочій силі є: економетричний, за допомогою якого потреба в персоналі виводиться з передбачуваних рівнів кінцевого попиту на товари та послуги на певний рік у майбутньому.

Екстраполяція - найбільш простий метод, який часто використовується, суть якого полягає в перенесенні минулих тенденцій, змін у величині сукупної робочої сил и та її структури на майбутнє. Позитивною стороною є те, то він доступний. Негативна сторона - неможливість врахувати зміни розвитку організації і зовнішнього середовища. Тому цей метод підходить для короткотермінового планування і для організації зі стабільною структурою і стабільним зовнішнім середовищем. Багато організацій користуються методом скорегованої екстраполяції, при якому враховуються зміни в співвідношенні факторів, то визначають кількість працівників, підвищення продуктивності праці, зміни цін тощо.

Метод експертних оцінок - це метод, що ґрунтується на використанні думки спеціалістів для визначення потребу персоналі. Цими спеціалістами є керівники підрозділів. Відділ управління персоналом займається збором і обробкою оцінок. Залежно від розмірів організації і кількості лінійних керівників проводять групове обговорення або письмовий огляд (кожному працівнику пропонується відповісти наряд питань, підготовлених службою персоналу). Перевага цього методу - в залученні лінійних керівників з їх досвідом, знаннями, що дозволяє більш точно визначити потребу в кількісному й якісному вимірі.

Метод трудових балансів - метод, що відслідковує рух робочої сили, використання фонду часу і ґрунтується на взаємозв'язку ресурсів, які потрібні організації в рамках планового періоду.

Нормативний метод - спосіб застосування системи нормативів, які визначають кількість працівників у функціональному розрізі, затрати на виробництво одиниці продукції (робочий час, фонд заробітної плати). До норм праці відносяться норми виробітку, часу, обслуговування, кількості. Вони встановлюються для працівників відповідно до досягнутого рівня розвитку техніки, технології, організації виробництва і праці.

Більш точні розрахунки чисельності потрібно проводити окремо за категоріями персоналу робітників, виходячи з трудомісткості продукції, тобто норм затрат часу, фонду робочого часу і рівня виконання норм.

З допомогою норм чисельності визначається кількість працівників, потрібних для обслуговування обладнання, робочих місць, затрати праці за професіями, спеціальностями, групами робіт.

Нормативний метод планування використовується як самостійний і як допоміжний до балансового.

Для визначення потреб у спеціалістах на термін до 5 років використовується штатно-номенклатурний метод, який ґрунтується на показниках розвитку підприємства, типових структурах і штатах, а також номенклатурах посад, які повинні займати спеціалісти з вищою та середньо-спеціальною освітою. Назви посад і рівень освіти в номенклатурі вказуються відповідно до Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців, а назви спеціальностей - згідно з діючим переліком спеціальностей.

Для визначення потреб у спеціалістах на перспективу при відсутності конкретних планових показників застосовують метод розрахунку коефіцієнта насиченості, який визначається відношенням кількості спеціалістів на 1 тис. працівників, або на обсяг виробництва і може застосовуватись при визначенні потреб у спеціалістах як для підприємства в цілому, так і окремих його підрозділів. Розрахунок здійснюється за формулою:

П{потреба) = r_п • к_n,

де

r_п- середньоспискова кількість працюючих;

k_n— нормативний коефіцієнт насиченості спеціалістами.

Важливу групу методів планування складають математично-економічні, які зводяться до оптимізації розрахунків на основі різного роду моделей, до яких відносяться кореляційні, що відображають взаємозв'язок двох змінних величин. Наприклад, визначивши середній показник плинності кадрів, можна розрахувати їх кількість на певну дату.

Методи лінійного програмування дозволяють шляхом вирішення системи рівнянь і нерівностей, що зв'язують ряд змінних показників, визначити їх оптимальні величини у взаємозв'язку. Це допомагає за заданим критерієм вибрати оптимальний варіант розвитку об'єкта управління, напрямку розміщення працівників, який дозволить ефективно обслуговувати робочі місця і зробити це при мінімальних затратах,

Комп'ютерні моделі - це набір математичних формул, які дозволяють одночасно використовувати методи екстраполяції, нормативів, експертних оцінок та інформацію про зміну факторів, що впливають на кількісний і якісний склад персоналу. Моделі надають можливість мати найбільш точний прогноз потреб у робочій силі, але це досить дорогий метод і вимагає спеціальних знань, вміння для використання, тому цей метод застосовується тільки у великих організаціях.----------------------------------------------------------------------------------------------------

Кількісна потреба в персоналі визначається без обліку кваліфікаційних вимог й особливостей організації. Прогноз потреб у персоналі здійснюється з використанням ряду методів (комплексно або окремо). Останнім часом користуються популярністю математичні методи. Але й метод експертних оцінок, не потребуючих складних досліджень, також досить розповсюджений.

Для розрахунку потреби в персоналі використовують:

1) метод трудомісткості (фотографія робочого дня);

2) метод розрахунку по нормах обслуговування;

3) метод експертних оцінок;

4) метод екстраполяції;

5) комп'ютерну модель планування персоналу.

Зупинимося докладніше на кожному із цих методів.

Фотографія робочого дня полягає в тому, що менеджер по персоналу визначає завдання й дії для працівника, а потім реєструє їх у часі. Результатом такого дослідження стане визначення доцільності тих або інших операцій, а також їхня значущість. Можна буде відмовитися від яких-небудь дій на користь виконання більше значущих або взагалі піти по шляху скорочення персоналу, сполучивши обов'язки декількох посад в одну штатну одиницю.

Метод розрахунку по нормах обслуговування частково схожий на попередній. Норми обслуговування закріплені в різних ДСТ (Державний стандарт - одна з основних категорій стандартів в Україні), в Будівельних нормах й правилах і в Санітарних правилах й нормах. Цей метод дозволяє менеджерові по персоналу, знаючи нормативи вироблення й обсяги планованого виробництва, легко підрахувати чисельність необхідного персоналу.

Ці два методи ефективно працюють для розрахунку потреби у виробничому й обслуговуючому персоналі.

Метод експертних оцінок заснований на думці фахівців (керівників відділів або компаній). В основі методу лежить їхня інтуїція й професійний досвід. Це не самий високоточний із всіх наведених методів, однак досвідом компенсується недолік необхідної інформації. Людський фактор найбільш значущий, і тому в комерційних підприємствах найчастіше використовується саме цей метод розрахунку.

При використанні методу екстраполяції відбувається полярізація існуючої на даний момент у компанії ситуації на планований період, з урахуванням специфіки ринку, зміни фінансової ситуації. Цей метод ефективно працює на короткий період й у стабільних компаніях. Український бізнес, на жаль, нестабільний, тому застосовується метод скоректованої екстраполяції, коли враховуються всі зовнішні фактори, такі як зростання цін, популярність галузі, політика держави.

Комп'ютерна модель планування персоналу - не дуже популярний метод при розрахунку потреби в співробітниках. Під час його використанні задіяні лінійні керівники, які повинні надавати інформацію менеджерові по персоналу. І на основі цього будується комп'ютерний прогноз із урахуванням плинності, оцінних процедур й "зникнення" [5].

…………………………………..3…………………………….

Оперативний план роботи з персоналом.

Кадрове планування реалізується шляхом здійснення цілого комплексу взаємопов'язаних заходів, що об'єднуються в оперативному плані роботи з персоналом.

Оперативний план роботи з персоналом — комплекс взаємопов'язаних кадрових заходів, спрямованих на реалізацію конкретних цілей організації та кожного працівника зокрема, охоплює планування всіх видів робіт з персоналом і складається, як правило, на рік.

Структура типового оперативного плану роботи з персоналом наведена на рисунку 2.

 

Збір інформації про персонал

Рис. 2. Структура типового оперативного плану роботи з персоналом

 

Для розробки оперативного плану роботи з персоналом потрібно за допомогою спеціально розроблених анкет зібрати таку інформацію:

— відомості про постійний склад персоналу (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання, вік, час вступу на роботу тощо);

— дані про структуру персоналу (кваліфікація, статево-вікова структура, питома вага інвалідів, питома вага робітників, службовців, управлінців);

— плинність кадрів;

— втрати часу через простої, хвороби;

—дані про тривалість робочого дня (повністю чи частково зайняті, працюючі в одну, декілька змін, у нічну зміну, тривалість відпустки);

—заробітна плата робітників і службовців (її структура, додаткова за робітна плата, надбавки, оплата за тарифами і вище тарифів).

Анкети складають так, щоб одержати основні дані для кадрового планування. Інформація про персонал повинна відповідати таким вимогам:

—простота - це означає, що інформація повинна мати стільки даних і тільки тих і в тому обсязі, скільки потрібно в конкретному випадку;

—наочність - дані повинні бути представлені так, щоб можна було швидко визначити основні дані; для цього потрібно використовувати таблиці, графіки;

—однозначність - дані повинні бути зрозумілими і мати однозначне тлумачення;

—зіставлення - дані наводяться у зіставних одиницях і застосовують ся до тих об'єктів, де це можливо;

—актуальність - дані мають бути оперативними, своєчасними і свіжи ми;

—наступність - дані про персонал, які наводяться за різний період, повинні розраховуватись за однією методикою і за однаковими формами їх подачі.

Планування потреби в персоналі є початковою стадією в процесі кадрового персоналу і ґрунтується наданих кількості робочих місць, плані проведення організаційно-технічних заходів, штатного розкладу і плані заміщення вакантних посад, після чого розробляються плани використання, розвитку, скорочення персоналу і планування витрат на персонал.

……………………………..4………………………………..

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Відповідно до частини 3 статті 64 Господарського кодексу України підприємство має право самостійно, тобто без погодження з виборним органом первинної профспілкової організації або іншим представницьким органом найманих працівників, поряд з визначенням організаційної структури, установлювати чисельність і штатний розпис.

На жаль, ані зазначеною нормою, ані будь-яким іншим нормативно-правовим актом не визначено поняття «штатний розпис». На практиці використовується таке поняття, яке містить юридичний словник: «Штатний розпис — це документ, який установлює на даному підприємстві, в установі, організації структуру, штати і посадові оклади працівників. Штатний розпис містить назву посад, чисельність працівників і оклади по кожній посаді» (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 27 червня 2007 року № 162/06/187-07).

Хоча штатний розпис, з огляду на норми законодавства, не є обов’язковим документом, однак він необхідний у роботі з персоналом. Саме на підставі штатного розпису, а також керуючись правилами внутрішнього трудового розпорядку та посадовими (робочими) інструкціями, роботодавець приймає рішення з персоналу, зокрема про прийняття, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові відповідно до посади, яку він посідає (кваліфікації), а служба персоналу здійснює добір персоналу, оформляє відповідні документи, у т. ч. накази, аналізує якісний склад працівників, вносить роботодавцеві пропозиції щодо поліпшення складу працівників, оформляє в установленому порядку облікову та інформаційно-довідкову документацію, готує відповідну статистичну звітність.

Наявність штатного розпису є запорукою уникнення непорозумінь з представниками органів контролю за виконанням законодавства про працю, податкових органів, а також можливих трудових спорів з працівниками.

Звернути увагу

Штатний розпис після затвердження (здійснюється шляхом видання наказу) набуває статусу нормативного акта підприємства, установи, організації.

Доповнюючи викладене, варто навести роз’яснення з цього питання Міністерства праці і соціальної політики України від 17 червня 2008 року № 165/06/186-08: «…з урахуванням потреби регулювання і забезпечення прав працівників на працю, захисту від незаконного звільнення і оплати праці затвердження штатного розпису є обов’язковим, а відсутність його слід вважати порушенням вимог законодавства, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно з частиною 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні порушення».

Показники, які містить штатний розпис, а саме: чисельність і професійно-кваліфікаційний склад працівників, розмір посадового окладу і тарифної ставки (окладу), а також розмір надбавки (доплати), якщо це передбачено положенням про оплату праці, діють у певному періоді. Зазвичай оптимальним періодом є календарний рік.

Згідно зі статтею 46 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 штатний розпис і зміни до нього зберігаються на підприємстві, в установі, організації – постійно.

СКЛАДАННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ

Штатний розпис складають у цілому по підприємству, установі, організації (далі — підприємство), затверджують з урахуванням практики на кожний календарний рік до його початку.

Звернути увагу

Жодним нормативно-правовим актом не передбачено штатного розпису окремого структурного підрозділу, у т. ч. відокремленого (філії, представництва тощо).

Розроблення штатного розпису здійснюється на основі затвердженої структури підприємства, чисельності працівників, положення про оплату праці та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема Закону України «Про оплату праці» від 24 березня 1995 року № 108/95-ВР (далі – Закон № 108), Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соці­ального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі – КП), випусків ДКХП. Останні (тобто випуски ДКХП) є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах усіх форм власності і видів економічної діяльності. Випуски ДКХП і штатний розпис є основою для розроблення посадових інструкцій (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 3 жовтня 2005 року № 36-508).

Розробляє штатний розпис, як правило, відділ праці і заробітної плати. На підприємствах, де такого відділу нема, розроблення цього документа може бути покладено на інший структурний підрозділ (наприклад, бухгалтерію, планово-економічний відділ, відділ персоналу) або, за рішенням керівника підприємства, на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми (локальними) актами.

Штатний розпис складається у довільній формі, оскільки вона не регламентується жодним нормативним документом (крім бюджетних установ і організацій, які складають штатний розпис за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 січня 2002 року № 57), і оформляється на чистих аркушах паперу формату А4.

Він містить такі складові:

• гриф затвердження;

• заголовок;

• текст.

Гриф затвердження — розміщується у правому верхньому куті першого аркуша штатного розпису (має бути розташований вище назви документа).

На практиці затвердження штатного розпису здійснюється шляхом видання наказу або власне грифом затвердження (бюджетні установи, організації).

Якщо штатний розпис затверджується наказом, який, до речі, належить до наказів з основної діяльності, гриф затвердження складається зі слів:

ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок);

наказ (у називному відмінку) із зазначенням дати і номера.

Якщо ж штатний розпис затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається зі слів: ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), зазначається кількість штатних одиниць і місячний фонд заробітної плати, посада, ініціали та прізвище посадової особи, дата.

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора ТОВ «Ніка» «29» грудня 2011 року № 97-ОД

ЗАТВЕРДЖУЮ штат у кількості 12 штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати 36 700 грн. Директор ТОВ «Сіріус»                     М. О. Костенко (підпис) «29» грудня 2011 року

Заголовок — складається із поєднання назви документа «Штатний розпис» і назви підприємства (у родовому відмінку) із зазначенням року, на який затверджується документ (окремим рядком).

Текст — оформляється як таблиця і містить зазвичай такі графи:

1. № пор. — проставляються номери структурних підрозділів, якщо такі є, в порядку підпорядкованості (як правило, номери встановлюються відповідно до затвердженої структури).

2. Назва структурного підрозділу — записується згідно з відповідним положенням про структурний підрозділ: «Бухгалтерія», «Планово-економічний відділ», «Відділ маркетингу» тощо.

3. Назва професії (посади) — застосовується повна назва відповідно до КП із обов’язковим зазначенням кваліфікаційних характеристик, наприклад, «Провідний інженер-проектувальник (планування міст)», «Лаборант електромонтажних випробувань та вимірювань 4-го розряду», «Інженер з підготовки кадрів І категорії» тощо, а також можуть застосовуватися похідні посади: «Віце-», «Перший заступник…», «Заступник…», «Старший…» і т. ін.

Звернути увагу

Не можна застосовувати назви посад шляхом об’єднання двох, наприклад, «Бухгалтер-касир», «Референт-діловод», «Секретар-адміністратор» (у наведених прикладах складові професійних назв робіт належать до різних розділів КП).

4. Код за Класифікатором професій — проставляється з метою: а) щоб запобігти помилкам у назві посади (професії) в наказі про прийняття (переведення на іншу роботу); б) проставляння коду при заповненні особової картки працівника (форма № П-2) та форм статистичної звітності з персоналу.

5. Кількіст штатних одиниць — записується по кожній посаді (професії) в межах відповідного структурного підрозділу і в ці­лому по підприємству.

Кількість штатних одиниць підприємства, установи, організації визначається на практиці на підставі розрахунку планового обсягу робіт (послуг) та затверджених норм праці. При визначенні потрібної чисельності працівників можуть використовуватися, зокрема, наведені в таблиці документи.

Таблиця

Перелік нормативно-правових актів

Категорія працівників	Назва документа	Док затвер наказом Мін праці та соц пол Укр, дата
Окремі категорії працівників	Методика розрахунку чисельності окремих категорій працівників на основі норм з праці	від 4 вересня 2000 року № 222
Працівники, зайняті добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів	Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів	від 18 грудня 2003 року № 341
Працівники, зайняті бухгалтерським обліком	Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку	від 26 вересня 2003 року № 269
Гардеробники, слюсарі-сантехніки, столяри, ліфтери, сторожі, прибиральники службових приміщень, двірники, роб зеленого б-цтва тощо	Міжгалузеві нормативи чисельності робітників, що обслуговують громадські будівлі (будівлі управлінь, конструкторські і проектні організації)	від 11 травня 2004 року № 105
Працівники юридичної служби	Міжгалузеві нормативи чисельності працівників юридичної служби	від 11 травня 2004 року № 108

У разі коли чисельність працівників за результатами проведеного розрахунку становитиме, наприклад, 26,5 штатної одиниці, тобто одна із них не може бути зайнята працівником з повним робочим днем, роботодавець має право прийняти працівника на посаду (за професією) з неповним робочим днем або неповним робочим тижнем за умови, що його загальна тривалість роботи протягом місяця не перевищуватиме половини місячної норми робочого часу. При цьому працівник приймається не «на півставки», як це інколи вважають роботодавці, а на посаду (за професією) з неповним робочим часом з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу.

6. Посадовий оклад, тарифна ставка (оклад) — по кожній посаді (окремо), групі штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації проставляється розмір посадового окладу, тарифної ставки (окладу) згідно з умовами оплати праці, зокрема, затвердженими тарифною сіткою — для технічних працівників і робітників та схемою посадових окладів — для керівного складу, професіоналів і фахівців підприємства.

Звернути увагу

Відповідно до Закону № 108 мінімальна заробітна плата нині забезпечується лише тарифною частиною, тобто до неї не включаються доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати. Отже, посадовий оклад чи місячна тарифна ставка (оклад) працівника не можуть бути меншими за розмір мінімальної заробітної плати, встановленої законом (ст. 3).

7. Надбавки, доплати — встановлюються роботодавцем самостійно (ст. 15 Закону № 108) в колективному договорі за умови, що вони мають постійний характер, наприклад, за вислугу років на підприємстві, в галузі, науковий ступінь, наукове звання, володіння іноземними мовами тощо. Надбавки, доплати у встановленому розмірі (у гривнях) вносяться до штатного розпису з настанням у працівника права на їх отримання.

8. Місячний фонд заробітної плати — проставляється сума посадового окладу (тарифної ставки) і надбавки, доплати (за наявності) по кожній посаді, групі штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації. Сумарний показник графи проставляється в рядку «Разом по підприємству (установі, організації)».

Слід також наголосити, що невідповідність назви посади (професії) в штатному розписі, а в подальшому — в наказі про прийняття (переведення на іншу роботу) працівника і в трудовій книжці може призвести до серйозних труднощів, зокрема, при оформлені пільгової пенсії, надані додаткової(-их) відпустки(-ок), укладенні договору про повну матеріальну відповідальність, наданні пільг і компенсацій, передбачених колективним договором і т. ін.

Звернути увагу

Порушення правил ведення трудових книжок працівників, а саме: внесення записів про посаду (професію), що не відповідають КП, тягне за собою адміністративну відповідальність посадових осіб у вигляді штрафу від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (частина перша ст. 41 Кодексу України про адміністративні порушення).

Посади в кожному структурному підрозділі (у межах штатного розпису) рекомендується записувати в такій послідовності: керівник, його заступник(и) (за наявності), професіонали, фахівці (з урахуванням рівня категорії — від вищої до нижчої), технічні працівники, робітники (з урахуванням класів, розрядів — за аналогією з фахівцями).

ЗАТВЕРДЖЕННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ

На практиці штатний розпис зазвичай затверджується до початку календарного року шляхом видання наказу з основної діяльності (додаток 1). Перед його затвердженням розглядають і включають всі зміни, внесені до штатного розпису протягом минулого року, також вносять зміни, які плануються на наступний календарний рік.

ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО ШТАТНОГО РОЗПИСУ

Протягом року роботодавець має право у будь-який час внести зміни до штатного розпису, зокрема:

у разі здійснення структурної перебудови підприємства, наприклад, створення нових або ліквідації наявних структурних підрозділів;

у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, внаслідок чого змінюються розміри оплати праці, розряди, класи, назви професій, посад;

за потреби ввести додатково певні посади (професії) чи, навпаки, вивести, виходячи з потреб виробництва, певну кількість штатних одиниць.

Зазначимо, що кількість і періодичність змін до штатного розпису протягом року законодавством не обмежується, а будь-які зміни, що його стосуються, здійснюються лише на підставі наказу по підприємству.

Порядок внесення змін до штатного розпису залежить насамперед від характеру змін.

Так, у разі структурної перебудови видається наказ про затвердження штатного розпису в новій редакції і скасування чинного (додаток 2).

В інших випадках рекомендується видати наказ про внесення відповідних змін до штатного розпису без його заміни (додаток 3).

У подальшому в роботі керуються чинним штатним розписом та наказами про внесення до нього змін (долучаються до штатного розпису).

Потребує внесення змін до штатного розпису також виявлена невідповідність назви професії (посади) КП у трудовій книжці. Такі зміни оформляються наказом (додаток 4).

Звернути увагу

Дата введення штатного розпису в новій редакції в частині ліквідації структурних підрозділів, якщо це супроводжується скороченням чисельності або штату працівників, виведення зі штатного розпису певних посад (професій), внесення змін до раніше визначених умов праці має бути такою, щоб роботодавець, як того вимагають частина перша статті 492 та частина третя статті 32 КЗпП, попередив працівників про наступне вивільнення у зв’язку із скороченням чисельності та про зміну істотних умов праці, зокрема, розміру посадових окладів, тарифних ставок, окладів, розрядів, класів, назви посади, професії не пізніше ніж за два місяці (додаток 5).

Протягом строку попередження працівників у перелічених випадках продовжує діяти штатний розпис, затверджений на поточний календарний рік.

ШТАТНО-ПОСАДОВА КНИГА

На підприємствах, в установах, організаціях, окрім штатного розпису, рекомендується вести штатно-посадову книгу — робочий обліковий документ за формою, наведеною в додатку 6.

Слід зауважити, що в штатно-посадовій книзі, на відміну від штатного розпису, вказується прізвище конкретного працівника, а не назва посади — штатної одиниці.

На практиці книгу поділяють на розділи, які мають відповідати найменуванням структурних підрозділів і розміщуватися в порядку за штатним розписом. На невеликих підприємствах, де відсутні структурні підрозділи, розділи штатно-посадової книги можуть бути сформовані за функціональним принципом, наприклад: «Управління», «Планування та прогнозування», «Організація виробництва», «Фінансова робота та облік», «Робота з персоналом» і т. ін.

Кожен розділ книги слід починати на новому розвороті. На практиці для кожного розділу має бути передбачено кілька вільних рядків для продовження записів у разі внесення змін до штатного розпису (як під час його затвердження, так і згодом).

Записи до штатно-посадової книги слід роботи одразу після видання наказу про прийняття, переведення працівника на іншу постійну роботу, внесення тих чи інших змін до штатного розпису.

Оскільки штатно-посадова книга є, по суті, документом оперативного реагування, відомості до неї (окрім назв структурних підрозділів, посад і професій) записують олівцем. У разі зміни розміру посадового окладу, тарифної ставки (окладу), надбавки або доплати (звичайно, після видання наказу і згоди працівника) вказані показники витирають і записують нові. Також витирають відомості про працівника після його звільнення з роботи чи переведення на іншу посаду (за іншою професією) постійно. Згодом на цьому місці записують відомості про новоприйнятого працівника.