Функції документа

Головні функції — це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Документи, що мають загальну основу (шаблон), але які заповнюються даними на кожну людину індивідуально, і є стандартними.

До них відносяться: всі свідоцтва, що видані в органах ЗАГС, паспорти, дипломи, атестати, довідки про несудимість, довідки з ЖЕКу, довідки з місця роботи і ін.

Документи, що складаються із самого початку на певну людину та можуть бути з декількох сторінок, називаються нестандартними, а саме: рішення суду, довіреність, додаток до диплому, характеристика, трудова книжка, рекомендації, нотаріальні заяви і тощо.

Правила оформлення сторінки документа

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє (для формату А4) — 19 мм; (для формату А5) — 16 мм.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

Оформлення заголовків та підзаголовків

1. Заголовки пишуть у центрі робочого рядка великими літерами (наукові статті, доповіді, інструкції, найменування документів, літературні твори тощо).

2. В кінці заголовка розділові знаки не ставлять, крім ? та !

3. Перенос в слові заголовка заборонено.

4. Якщо заголовок складається з двох або більше речень, їх розділяють крапкою.

5. Короткі заголовки (менше 15 знаків) пишуть врозрядку.

6. Заголовки (більше 50 знаків) пишуть в декілька рядків через один інтервал.

7. Від заголовка до тексту інтервал вдвічі більший, ніж в тексті.

8. Якщо на одній сторінці кілька коротких текстів із заголовками, то від останнього рядка тексту до наступного заголовка роблять подвійний інтервал (вдвічі більше).

9. При оформленні робочих матеріалів з великою кількістю заголовків та підзаголовків, їх можна друкувати від лівого поля.

вопро9

Обліково-фінансові документи.

Жодна фінансова операція не може бути проведена без належного її документування відповідними документами. Обліково-фінансові документи забезпечують: точність виконання фінансових операцій, дають можливість складати звіти, проводити банківські, фінансові, господарські операції, забезпечують схоронність матеріальних цінностей та грошових засобів, дають можливість при необхідності притягнути до відповідальності керівника та бухгалтерських працівників. В основному використовують стандартизовані форми, з якими легше працювати, які вимагають менше часу для складання і такі документи легше контролюються. До обліково-фінансових документів належать: розписка службового характеру, довіреність, наряд, табель обліку робочого часу, накладна, трудова угода, різноманітні види актів та ін.