8. Проектирование организационных систем

8.1. Закономерности построения организационных систем. Принципы рационализации.

Организационное проектирование как процесс – это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

Предметом организационного проектирования в низовом звене народного хозяйства на предприятии, в учреждении является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.

Целью организационного проектирования в этих условиях становится разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатам комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной производственной системы.

Современные подходы к организационному проектированию следует рассматривать по следующим направлениям:

1. Проектирование организационной системы как задача синтеза (соединения) структуры из некоторых элементов. Эта задача двуедина: - решаются задачи формирования, во-первых, производственной структуры на основе исследования протекающих в системе производственных процессов; а во-вторых – структуры системы управления путем группировки работ, должностей, элементов информационного процесса и т.д.

2. Проектирование организационной системы как задача рационализации технических организационных процессов. Здесь на основе разных подходов разрабатываются собственно организационные процессы.

3. Проектирование системы показателей и оценки результатов деятельности организационной системы.

Процесс организационного проектирования представляет собой целенаправленную последовательность актов принятия проектных решений, проводящую и построению списания проектируемой организационной системы. Процесс проектирования реализуется в соответствии со схемой, которая отражает очередность выполнения основных пректных процедур.

Простая процедура представляет собой формализованную совокупность действий, в результате выполнения которых принимается некоторое проектное решение. При этом под проектным решением понимается промежуточное или помечное списание объекта проектирования, необходимое и достаточное для рассмотрения и определения дальнейшего направления или окончания работы по проектированию.

Проектными процедурами являются процедуры построения организационной модели, оптимизации прогнозировании.

Проектная процедура состоит из элементарных проектных операций.

Проектной операции соответствует действие или совокупность действий, составляющих часть проектной процедуры, алгоритм которых остается неизменным для ряда проектных процедур. В свою очередь, алгоритм проектирования отражает совокупность предписаний, необходимых для выполнения проектирования. В качестве примеров проектных операций можно назвать вычислительные работы, построение графиков, диаграмм, таблиц.

Реализация процесса организационного проектирования требует использования соответствующей технологии.

Технология проектирования – это определенная последовательность действий или операций, позволяющая технически выполнить проектирование заданного объекта.

Технология организационного проектирования независимо от отношения к объекту проектных работ содержит ряд обязательных составляющих, которые приведены в типовой схеме процесса проектирования (рис.1).

Выявление потребностей

Постановка задачи

Синтез проектных решений

Анализ и оптимизация

Оценка

Предоставление результата

Рис. 1 Типовая схема процесса проектирования.

Выявление потребностей предполагает установление самого факта существования проблемы, в соответствии с которой должно быть предпринято проектирование.

Выявление потребности подтверждает признание необходимости создания новых или совершенствование существующих организационных систем.

Постановка задачи включает остальное списание организационной системы, подлежащей проектированию и представляет собой четкую формулировку выявлений потребности что и служит по существу, заданием на проектирование.

Задача проектирования организационной системы формируется следующим образом:

«Дано задание на проектирование, в котором перечислены все необходимые характеристики системы. Требуется разработать комплект документов, излагающий оптимальный или близкий к оптимальному план реализации этих характеристик».

Сердцевиной процесса проектирования является синтез и анализ.

Этапы синтеза и анализа тесно связаны друг с другом многократно повторяются в процессе проектирования. Интерактивный характер этих этапов проявляется в том, что в начале проектировании определяет концентуальную основу нашего либо элемента создаваемой системы, а затем эта концепция подвергается анализу, усовершенствованию и повторному воплощению в проектное решение. Этот шаг повторяется до тех пор, пока не будет получено оптимальное решение в пределах установленных заданием проектных ограничений. Спроектированные элементы и подсистемы синтезируются в рамках окончательного проектного решения по всей системе в целом с использование аналогичных интерактивных методов.

Оценка результатов проектирования производится с позиций эффективности. При этом должны быть выбраны параметры, характеризующие основные аспекты деятельности предприятия или функционирование системы.

Принципы рационализации организации

Термин «рационализация» (лат. ratinalis – разумный, ratio – разум) толкуется как «усовершенствование», более целесообразная организация чего-либо.

Принцип последовательного подключения реализуется дифференцированию, а именно: разработкой общей философии преобразований (замысла, целей и стратегии) должны заниматься специалисты с сенсуальным (чувственным) типом мышления, конкретизации принципов и тактических способов осуществления преобразований – специалисты с иррациональным мышлением, а непосредственно проектировать и осуществлять преобразования должны специалисты, имеющие выраженный рациональный тип мышления (табл. 7.1)

Таблица 8.1. Взаимосвязь основных этапов (процедур) рационализации.

Характерные черты	Основные этапы (процедуры) приобретений
	Разработка философии и стратегии	Определение принципов и тактики	Проектирование и реализация
Оптимальный тип мышления	Сенсуализм	Иррационализм	Рационализм
Основные проблемы	Формулирование основных целей и задач	Отбор моделей и способов решения	Алгоритмизация действий
Основные вопросы	Чего и зачем следует добиться?	Каким образом достичь желаемого?	Как именно действовать?

Сенсуализм – чувство, ощущение. Иррациональный – отрицание возможного разумного логического познания действительности (инстинктивное, вера, откровение). Рациональный – разумный объективный.

Принцип внутренней рационализации является наиважнейшим (!) для любой организации, и рассмотрение его здесь в последнюю очередь не должно вводить в заблуждение. Никакие, даже самые передовые достижения не приживутся в трудовом коллективе, если не будут органично сопрягаться с интересами людей и психологическими особенностями трудового коллектива, его внутренними резервами. Думается , что почти забытый сегодня в России «советский» опыт «тотального» внутриорганизационного рационализаторства требует возрождения, обновления и дальнейшего развития. (как часто в отечественной истории возникали ситуации, когда социальные инновации внедрялись на основе разрушения старого «до основанья», а затем ……. Вдруг оказывалось, что вместе с водой из купели выбросили самое дорогое – ребенка). В отличие от России кружки качества на предприятиях Западной Европы и Японии не утратили своей актуальности и до сих пор активно финансируются, эффективно действуют. Массовое рационализаторство – отлично зарекомендовавшая себя форма стимулирования инициативы и творчества работников, повышения производительности труда, вовлечения персонала в управление и «конструирования» организации как единого организма семьи. Теоретический анализ принципов организации в совокупности с реальной практикой управления показывает, что центральное место в этой системе занимают принципы соответствия и приоритетности. Именно они постоянно используются при исследовании потенциала и функциональной деятельности любой организации. Любой элемент потенциала должен соответствовать системе в целом (организации) а при сравнении с другими должен быть приоритетным в работе менеджера или менее значимым на данный момент времени. (Например, первоочередное внимание может уделяться персоналу, технологиям или системе управления; роли материального или морального стимулирования; реализации какого-либо проекта. Принцип соответствия – цены на товар и /или услугу уровню их качества; ожиданий работников и фактического вознаграждения за выполненную работу и т.д.).

Принцип всесторонности входной информации требует, чтобы поступающая от объекта преобразований (например, структурной единицы) информация отражала все основные параметры, характеризующие его структуру, процесс т результаты деятельности.

Принцип всесторонности рекомендаций по рационализации компании реализуется непосредственно руководителем, принимающим решение о том, какие из разработанных проектов, в какой последовательности и как будут воплощаться на практике. Такие проекты могут подразделяться на основные (например, «Стратегия развития организации, формирование и совершенствование системы управления»: «Корректировка основных правил организации, положений о подразделениях и должностных инструкций», «Корректировка организационной структуры предприятия», «Ассортиментная политика и задачи службы маркетинга», «Основные направления внешнеэкономической деятельности предприятия») и вспомогательные («Сокращение затрат», «Снижение сверхнормативных запасов», «Улучшение стимулирования различных категорий персонала», «Реорганизация системы подготовки и повышения квалификации персонала»).