4.4. Порядок регистрации контрольно-кассовой техники

Налоговые органы обязаны регистрировать контрольно-кассовую технику (ККТ — это электронно-вычислительные машины, оснащенные фискальной памятью, в том числе персональные, программно-технические комплексы), используемую для наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.

Для регистрации ККТ необходимы следующие документы:

1) заявление владельца по установленной форме, где должны быть указаны вид объекта торговли и вид деятельности организации;

2) «Журнал кассира-операциониста» и «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ». Журналы должны быть прошнурованы, пронумерованы, скреплены подписью и печатью организации (индивидуального предпринимателя). Налоговый инспектор заверяет журналы подписью, штампом налогового органа и ставит дату фискализации ККТ;

3) технический паспорт (формуляр) ККТ. Налоговый инспектор проверяет правильность заполнения всех разделов паспорта: дата выпуска ККТ, фирма и страна-производитель; дата упаковки; наличие печатей завода-изготовителя и продавца ККТ; запись об установлении средств визуального контроля (голограмм); соответствие прикладных программ; заполнение владельцем ККТ талон заявки на ввод ККТ в эксплуатацию;

4) «Паспорт версии» на подлежащую регистрации ККТ;

5) средства визуального контроля, включающие две объемные голограммы: красного цвета — эта голограмма называется «Государственный реестр» и означает, что ККТ занесена в Государственный реестр допущенной к использованию ККТ на территории РФ и куплена законным путем у генерального поставщика; зеленая голограмма — голограмма «Сервисное обслужива­ние» означает, что ККТ поставлена на сервисное обслуживание в центре технического обслуживания (ЦТО);

6)договор на техническое обслуживание и ремонт ККТ в ЦТО; в последующем сведения о договоре вносятся в карточку регистрации ККТ и в книгу учета ККТ организаций;

7)договор на аренду помещения, где будет установлена ККТ.

После этого специалист ЦТО программирует режим ввода

пароля налогового инспектора, и инспектор сам вводит свой цифровой пароль. Порядок введения пароля налоговым ин­спектором регламентируется документом «Руководство налого­вого инспектора», в котором указывается количество разрядов пароля для конкретной модели ККТ. Работник налоговой ин­спекции не позднее 5 дней с момента получения заявления на регистрацию должен оформить карточку регистрации ККТ и внести информацию о зарегистрированной ККТ в книгу учета контрольно-кассовой техники, которая хранится в налоговой инспекции.

Одновременно с регистрацией осуществляют активизацию фискальной памяти ККТ. Затем налоговый инспектор пробивает условную сумму (например, 31 руб. 22 коп.), чтобы убедиться в исправности ККТ, снимает итоговый отчет за смену и отчет фис­кальной памяти по паролю налогового инспектора.

Датой регистрации ККТ считается день ввода пароля налого­вого инспектора. С этого же дня контролируется включение фискальной памяти ККТ.

В случае необходимости замены действующей ККТ другой либо установки дополнительной техники организация (индиви­дуальный предприниматель) обязана до ввода их в эксплуатацию подать в налоговый орган заявление о регистрации новой техни­ки и снятии с учета зарегистрированной ранее.

Налоговый орган может отказать в регистрации ККТ в сле­дующих случаях, если:

1. документы, необходимые-для регистрации, представлены не в полном объеме или оформлены ненадлежащим образом;

2. представленная к регистрации ККТ не включена в Госу­дарственный реестр;

3. использование конкретной модели ККТ не соответствует сфере деятельности согласно Классификатору ККТ;

4. ККТ не соответствует техническим требованиям, предъяв­ляемым к ней. В частности, если отсутствует маркировка предприятия-изготовителя или одно из средств визуального конт­роля;

5. ККТ не печатает, печатает неразборчиво или не полно­стью печатает на кассовом чеке реквизиты организации;

6. на активной системной ККТ применяют прикладные про­граммы, допущенные к использованию в конкретной модели кассового аппарата;

7. в иных установленных действующим законодательством случаях.

ККТ, стоящую на учете в налоговом органе, снимают с реги­страции в следующих случаях:

1. окончание эксплуатации ККТ;

2. истек срок, до которого можно использовать ККТ соглас­но Государственному реестру ККТ, используемой на террито­рии РФ;

3. произошла реорганизация и смсна юридического адреса организации;

4. изменился собственник (владелец) ККТ.

В случае хищения ККТ владелец кассового аппарата должен сообщить об этом в МВД РФ.

.5.Правила эксплуатации контрольно-кассовой техники

Порядок подготовки ККТ к работе, регламент работы касси­ра в течение смены и его действия в конце рабочего дня, прави­ла расчета с покупателями, техническое обслуживание ККТ, тех­ника безопасности утверждены Министерством финансов и согласованы с налоговой службой.

Разрешено эксплуатировать только ту ККТ, серийные образ­цы которой прошли соответствующие испытания и внесены Госреестр.

.5.1. Ввод в эксплуатацию ККТ

Перед началом эксплуатации ККТ необходимо провести ее программирование, так как при покупке владелец получает технику, не готовую к работе и не приспособленную к его требованиям. Программирование ККТ имеет право проводить программист-электронщик из ЦТО. Вначале он выясняет у кассиров и представителя администрации нужную для программирования информацию. Затем с клавиатуры вводит коды, программирующие следующие параметры: фирменное клише, т. е. текст заголовка чека, куда входит название, предприятия, заводской номер ККТ и номер расчетного узла, фамилии кассиров (администраторов, официантов или работников гостиницы) и присвоенные им пароли, наименования и номера отделов (секций, обеденных залов, этажей в гостинице) предприятия, возможность скидок и наценок, ставки налогов, ограничения максимальной цены в отдел, дату и время и другую необходимую владельцу информацию. После программирования машина сама может выдать отчет о том, как ее запрограммировали. Далее механик из ЦТО опломбирует ККТ, оформляет передачу ее в эксплуатацию и заполняет заводской паспорт установленной формы. Кроме сведений о вводе ККТ в эксплуатацию в него заносят данные о техническом обслуживании, среднем и капитальном ремонтах и реквизиты с обозначением наименования предприятия и номера аппарата.

К работе на ККТ допускаются лица, освоившие правила эксплуатации в объеме технического минимума, с ними заключается договор о материальной ответственности.

При вводе в эксплуатацию новой техники производят принудительный перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (эта операция называется «гашение»), «Гашение» осуществляется также при инвентаризации или передаче ККТ на другое предприятие, а в случае ремонта денежных счетчиков в мастерских — только по согласованию с налоговым органом и с обязательным участием его представителя. Перевод показаний денежных счетчиков на нули оформляется актом по утвержденной форме в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию контролирующей организации, а другой остается на предприятии.

До включения ККТ замки должны быть закрыты, а ключи храниться у директора предприятия.

Ключи для перевода суммирующих денежных счетчиков на нули для моделей ККТ, имеющих фискальную память (в настоящее время вся ККТ имеет фискальную память), также хранятся на предприятии у старшего кассира.

­

.5.2. Подготовка к работе на ККТ в начале смены

Перед началом работы кассир получает у директора или представителя администрации ключи от кассовой кабины, ключи от привода ККТ и от денежного ящика, а также мелкие деньги для выдачи сдачи первым покупателям и расходные материалы под расписку. Затем директор (заведующий) предприятия, либо его заместитель, либо дежурный администратор обязан:

1) открыть замок привода и счетчиков машины, вместе с кассиром (официантом) снять показания с денежных счетчиков и контрольных регистров, сверить их с показаниями за предыдущую смену, внести информацию в «Журнал кассира-операциониста» и заверить подписями;

2) оформить начало контрольной ленты, указав за ней тип и заводской номер ККТ, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков и поставить свои подписи.

Далее кассир (официант, продавец) должен:

1) проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленты, установить дататор на текущую дату (если эта операция не введена в программу заранее), перевести нумератор чеков на нули;

2) напечатать два-три нулевых чека (нулевые чеки печатают без включения денежных счетчиков) для проверки качества печати реквизитов и правильности установки даты. Нулевые чеки необходимо приложить в конце дня к кассовому отчету. В случае допущения ошибки при вводе суммы кассир составляет акт по неиспользованным чекам в конце рабочего дня. Сами чеки погашаются и сдаются в бухгалтерию.

.5.3. Работа кассира в течение смены

Кассир-операционист или другое материально ответственное лицо (официант, продавец, буфетчик, контролер-кассир, приемщик заказов и др.) обязаны:

1) обеспечить тщательный уход и бережное обращение с ККТ, содержать ее в чистоте и порядке;

2) для одного покупателя (клиента) определить общую стоимость всех покупок и назвать ее покупателю;

3) получить от покупателя (клиента) деньги за товары или оказанные услуги согласно ценникам за товары, прейскуранту за услуги, меню на предприятии общественного питания в следующем порядке:

а) четко назвать сумму полученных денег и положить их отдельно на виду у покупателя (клиента);

б) напечатать чек;

в) назвать сумму сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) одновременно с чеком. Запрещено предлагать покупателю вместо сдачи какие-либо товары или требовать от покупателя самому разменивать деньги;

г) обязательно выдать кассовый чек или подкладной документ.

Выданные чеки на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту). Если покупатель возвращает товар, то получить назад деньги он может только по чеку, подписанному директором или его заместителем. Возвращенный чек до конца смены сохраняется в кассе. При оформлении и сдаче выручки за день составляют акт по соответствующей форме о возврате денежных сумм покупателю, гасят неиспользованные чеки, наклеивают их на лист бумаги и вместе с актом сдают в бухгалтерию предприятия. На величину возвращенной суммы уменьшается выручка, что и записывается в «Журнал кас-сира-операциониста».

В случае ошибки кассира-операциониста предусмотрены следующие действия.

1. При вводе суммы и невозможности погасить чек в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены.

2. Если кассир ошибся при выдаче сдачи покупателю (клиенту), покупатель может потребовать у администрации снятия кассы; без разрешения администрации кассир не имеет права снимать кассу.

В течение смены кассир имеет право:

1) получать распечатки по ККТ;

2) по указанию директора или его заместителя и совместно с программистом изменять шифр в ККТ, а также применять штампы и оттиски «погашено», «счет», «контроль» и т. п.

При возникновении неисправностей кассир обязан:

1) выключить ККТ;

2) вызвать с помощью установленной в кабине сигнализации представителя администрации;

3) совместно с представителем администрации определить характер неисправности;

4) в случае нечеткой печати реквизитов на чеке или невыхода чека кассир вместе с представителем администрации должен проверить оттиск чека по контрольной ленте, вместо невышедшего чека получить нулевой и указать на обороте прописью правильную сумму;

5) если произошел обрыв контрольной ленты, то на ней проставляют дату и время обрыва, номер ККТ, наименование предприятия и подписи кассира и представителя администрации. Кассиру запрещено просто склеить ленту в месте обрыва;

6) в случае, если невозможна дальнейшая работа на ККТ, кассир вместе с представителем администрации оформляют окончание работы так же, как и при окончании смены, и делают отметку в «Журнале кассира-операциониста» о времени и причине окончания работы.

Затем администрация вызывает специалиста из ЦТО и делает запись в «Журнале вызова технического специалиста».

Кассиру запрещено:

1) работать без контрольной ленты;

2) допускать посторонних лиц к ККТ;

3) покидать кассовую кабину, не отключив ККТ и не закрыв на ключ кассовую кабину;

4) самостоятельно вносить изменения в программу ККТ;

5) хранить в денежном ящике личные деньги и деньги, не учтенные через ККТ.

В качестве оплаты кассир (официант) может принимать наличные денежные средства и(или) осуществлять расчет с использованием платежных карт.

.5.4. Окончание работы на ККТ

При закрытии предприятия или по прибытии инкассатора кассир должен:

1) до снятия показаний с суммирующих счетчиков разложить наличные деньги по купюрам, монеты по их достоинству, т. е. подготовить наличные деньги к сдаче;

2) составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а на небольшом предприятии — непосредственно инкассатору банка.

Затем представитель администрации предприятия в присутствии кассира снимает показания с денежных и контрольных регистров (счетчиков), получает распечатку, вынимает контроль-но-кассовую ленту и подписывает концы полученных документов, указывая при этом тип и номер ККТ, показания счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные данные на конец рабочего дня записывают в «Журнал кассира-операциониста».

Сумма выручки должна совпадать с показаниями денежных суммирующих счетчиков и сданными старшему кассиру или инкассатору наличными деньгами. Если выручка, подсчитанная по расчетным ведомостям, не совпадает со сданными деньгами, то фактическую сумму выручки определяют путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте. Выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы «Журнала кассира-операциониста». Недостачу взыскивают с виновных лиц в установленном порядке. Излишки денежных средств приходуют с отнесением их на результаты хозяйственной деятельности.

После оформления документов кассир проводит техническое обслуживание для подготовки ККТ к следующему дню, затем отключает ее от электрической сети, сдает ключи от ККТ представителю администрации под расписку. Далее старший кассир составляет сводный отчет за прошедший день и сдает его в бухгалтерию предприятия.

.6. Правила хранения кассовой документации

Контрольные ленты, «Журнал кассира-операциониста» и I другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет.

Данные в фискальной памяти хранятся также не менее 5 лет. Ответственность за обеспечение хранения перечисленных документов несут директора (заведующие) или владельцы предприятий.

После окончания установленного срока хранения использованные кассовые чеки, копии товарных чеков, контрольные ленты сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья.