10.3. Управління товарними запасами

Управління товарними запасами завжди має на меті їх оптимізацію, тобто забезпечення торгової організації товарами і такому асортименті і в таких кількостях, які максимально відповідають попиту, що передбачується. Отже, і цій найважливішій управлінській функції передує вивчення і прогнозування можливостей ринку.

Управляти товарними запасами – значить планувати певний об’єм і структуру запасів відповідно до поставленої перед торговою організацією мети і контролювати, щоб товарні запаси постійно відповідали встановленим критеріям. Управління повинне бути систематичним. Іншим словами, повинен бути передбачений деякий організаційний механізм, який сам по собі забезпечував би підтримку потрібних товарних запасів. Втручання керівника повинно вимагатися лише тоді, коли цей механізм чомусь не спрацьовує, а також у виняткових випадках, які не могли бути завчасно передбачені системою і програмою.

У практиці торгівлі величину товарних запасів, які необхідно мати, визначають декількома способами:

Перший, як відношення товарного запасу на певну дату до об’єму реалізації на ту ж дату за деякий попередній період.

В основному це відношення розраховують на початок місяця, але деякі організації вважають за краще визначати його на кінець місяця.

Другий, як число тижнів торгівлі, на яке вистачить даного запасу. Початковими даними служить відомий (або намічений) товарообіг. Наприклад, на майбутнє півріччя (27 торгових тижнів) планується трикратна оборотність запасів. Шляхом простого арифметичного розподілу (27 на 3) визначають, що постійно необхідно мати запас, якого вистачить на 9 тижнів торгівлі. Тепер прогнозується об’єм реалізації на майбутні 9 тижнів, і звідси отримують потрібні товарні запаси на початок періоду.

Третій, з урахуванням пропорційності коливань рівня запасів коливанням об’єму реалізації. Це так званий метод пропорційного відхилення (Percentage Deviation Method). Розрахунок проводиться за наступною формулою:

реалізація за місяць

Запас на початок місяця = середній запас х 0,5 (1+ )

середньомісячний об’єм реалізації

Цей підхід засновується на принципі, згідно з яким відхилення фактичного запасу від середнього завжди повинні бути вдвічі меншими (становити 50%), ніж відхилення об’єму реалізації від середньомісячного. Наприклад, якщо об’єм реалізації в лютому на 50% більше, ніж середньомісячний за рік або за який-небудь інший період, що служить базою для планування, то товарні запаси, що є на 1 лютого, повинні бути на 25% більшими, ніж середні запаси на початок місяця.

Четвертий, за базовим (мінімальним) товарним запасом (Basic Stock Method). Цей спосіб застосовуємо для підприємств, де оборотність товарних запасів становить 6 разів на рік або меншу. Товарні запаси, які необхідно мати на початок місяця, визначають шляхом складання базового товарного запасу і об’єму реалізації, за намічається на місяць:

Запас на початок місяця =

= об’єм реалізації що намічається на цей місяць +

+ (середня величина товарних запасів – середньомісячний об’єм реалізації)

Жоден з цих методів не є бездоганним, всі вони розроблені на основі тривалого досвіду і тому є чисто емпіричними. Не можна видати і апріорну рекомендацію: який з них застосовувати, який дасть найкращі результати. Це залежить від безлічі конкретних чинників. Торговій організації потрібно оцінити (можливо, і випробувати) різні методи і обрати той, який більше всього підходить саме для неї. Найкращим, природно, потрібно вважати такий метод, при якому споживачі будуть задоволені роботою підприємства; не виявиться випадків відсутності товарів, що запитуються покупцями; рівень товарних запасів оптимальний; товарообіг прийнятний.

Облік товарних запасів повинен бути налагоджений і в фізичному вираженні – в штуках, одиницях, масі, упаковках. Необхідно також уміти управляти цими “фізичними” запасами. Оскільки споживач купує упаковки, штуки, масу і об’єми, запас повинен бути так збалансований, щоб споживач міг придбати потрібні йому товари в зручному вигляді (розфасуванні, упаковці і т.д.). Урахування фізичного руху товарів, збирання інформації про продаж конкретних найменувань товарів є значно складнішими, ніж отримання даних у вартісних показниках. Між тим керівникам торгівлі просто необхідно знати, які фасони, розміри, забарвлення користуються попитом, а які ні. У невеликих магазинах збір подібних даних не складає проблеми, але на великих роздрібних підприємствах і оптових базах з їх надзвичайно широким асортиментом і величезною товарною масою необхідно передбачати спеціальні – іноді вельми складні – системи збору такої інформації.

У будь-якому випадку неодмінна передумова управління товарними запасами – облік реалізації за можливо більш дробовими товарними групами. Основним технічним засобом рішення цієї задачі є застосування, наприклад, у вузлах розрахунку магазинів таких контрольно-касових машин, які можуть акумулювати і видавати розчленовані підсумки (в багатьох великих магазинах касові апарати сполучені з ЕОМ, утворюючи внутрішньомагазинні АСУ, в число функцій якої входить і управління товарними запасами.

Щоб управляти товарними запасами, необхідно в будь-який момент часу точно знати величину поточних товарних запасів у вартісному вираженні. На підприємствах, що торгують легковими автомобілями, меблями, побутовими електроприладами тривалого користування та іншими дорогими товарами, досить точні дані про поточні товарні запаси керівники можуть отримати з книг і документів бухгалтерського обліку.

Але універсальні магазини, роздрібні та оптові підприємства з переважно продовольчим асортиментом і галантерейні магазини не в стані вести такий оперативний і докладний облік – їх надзвичайно широкий і різноманітний асортимент зробив би бухгалтерські операції невиправдано трудомісткими і дорогими. Тому вони вимушені час від часу проводити інвентаризацію товарних запасів, тобто фактично перераховувати, переважувати, переміряти запаси наявних товарів. Ця процедура дуже дорога і вимагає багато часу; в результаті інвентаризацію проводять порівняно рідко, а поточні товарні запаси визначають виходячи з даних останньої інвентаризації і даних бухгалтерського обліку за подальший період.

За результатами інвентаризації неважко визначити орієнтований об’єм реалізації за період між двома інвентаризаціями:

Товарні запаси за даними попередньої інвентаризації

+

Товари, закуплені в період між інвентаризаціями

-

Товарні запаси за даними останньої інвентаризації

=

Об’єм реалізації

+

Поправки (уцінення товарів, втрати і розкрадання)

Виходячи з наявності цих “поправок” результати таких розрахунків будуть тільки орієнтовними.

Тут потрібно підкреслити що вартісний облік надзвичайно важливий, і він ні в якій мірі не може бути замінений обліком в фізичному вираженні – надзвичайно ефективним інструментом. Обидва види обліку дають можливість:

• виявити, які саме найменування товару, товарні групи і цілі категорії товару користуються найбільшим попитом. Це дозволяє ухвалювати обґрунтовані рішення про замовлення додаткових партій товару або, навпаки, про виключення товару з асортименту;

• оптимізувати вкладення капіталу в товарні запаси. Наслідком дуже великих запасів є зменшення товарообігу, оборотності капіталу і зменшення прибутку. Крім того, це підвищує і витрати обігу, оскільки зберігання товарів вимагає певних витрат;

• підвищити обґрунтованість рішень, що приймаються відносно закупівлі товарів. Знаючи, які товари підприємство має в своєму розпорядженні в даний час, і володіючи інформацією про темпи реалізації різних найменувань і різновидів товарів, про попит на них, комерсанти мають базу, а якій можуть засновувати свої рішення відносно оптимізації асортименту.

В принципі контроль за фізичним рухом товару побудований на тих же основах, що і за рухом товару у вартісному вираженні. Він передбачає наявність списку або переліку всіх товарів, що входять в асортимент. З позиціями цього списку і зіставляються дані про реалізацію тих або інших товарів. У списку (а це, по суті, не що інше, як документацій на модель асортименту) приводяться необхідні об’єми запасів за кожною позицією і товарною групою, граничний рівень (при зменшенні запасу до цього рівня необхідно замовляти товар для поповнення запасу), терміни постачання, темпи реалізації та інші відомості.

Примітка 1. У наш час, наприклад, вже з’явилися супермаркети - продовольчі магазини з розвиненими внутрішньомагазинними АСУ. Ядром такого магазину є електронний касовий термінал у вузлі розрахунку. У контрольно-касовий прилавок вбудований лазерний скануючий пристрій. Касир-контролер одним ковзаючим рухом проводить упаковку, одиницю товару над вікном, якщо якого лежить в площині прилавка. На упаковці, на етикетці, на ярлику є графічний символ універсального товарного коду (УТК), що являє собою поєднання чорних і білих штрихів різної товщини. Це поєднання відображає цифровий код даного найменування товару, а кожному цифровому коду в пам’яті ЕОМ відповідають різноманітні дані про цей товар: ціна, кількість, відомості про постачальника і т.д. ЕОМ видає дані, що вимагаються, і вони – найменування товару (словом) і ціна – друкуються на чеку. На світловому індикаторі також показується ціна і покупець має можливість контролювати правильність розрахунку.

Однак, результати, що видаються АСУ, цілком залежать від достовірності, надійності, докладності і своєчасності інформації, якою вона оперує.