4. Ресурси в системі управління якістю

Керівництво мусить визначити та забезпечити ресурси, необхідні для реалізації стратегії та досягнення цілей організації. Серед них ресурси, потрібні для функціонування і поліпшення системи управління якістю, а також для задоволення замовників та інших зацікавлених сторін.

Ресурсами можуть бути: працівники, інфраструктура, виробниче середовище, інформація, постачальники та партнери, природні та фінансові ресурси.

Під час вибору ресурсів необхідно враховувати такі питання, пов’язані з ними, що дають змогу поліпшувати показники діяльності організації:

• результативне, ефективне та своєчасне постачання ресурсів залежно від можливостей та обмежень;

• матеріальні ресурси, наприклад, удосконалене устаткування для процесів випуску продукції та допоміжних процесів;

• нематеріальні ресурси, наприклад, інтелектуальна власність;

• ресурси та механізми, призначені для сприяння інноваційним заходам щодо постійного поліпшення;

• організаційні структури, що враховують потреби проектування та матричного управління;

• управління інформацією та інформаційні технології;

• підвищення компетентності за допомогою загальної та професійної підготовки і стажування;

• розвинення лідерських якостей та умінь, потрібних майбутнім керівникам організації;

• застосування природних ресурсів і їхній вплив на навколишнє середовище та планування майбутніх потреб у ресурсах.

Керівництво поліпшує ефективність діяльності організації, зокрема системи управління якістю завдяки залученню та підтримці працівників. За рахунок створення сприятливих умов для цього та професійного зростання працівників організація має:

• забезпечувати регулярну підготовку і планування просування по службі;

• визначити відповідальність та повноваження працівників;

• формулювати індивідуальні та колективні цілі, управляти показниками процесів і оцінювати результати;

• сприяти залученню працівників до визначення цілей і прийняття рішень;

• відзначати досягнення і винагороджувати;

• сприяти відкритому обміну інформацією;

• постійно аналізувати потреби своїх працівників;

• створювати умови, які стимулюють нововведення;

• забезпечувати ефективну колективну працю;

• забезпечувати обмін пропозиціями та думками;

• використовувати вимірювання задоволеності своїх працівників;

• вивчати мотиви влаштування працівників на роботу в організацію та їхнє звільнення.

Персонал, залучений до робіт, що впливають на якість продукції, повинен бути компетентним, тобто мати належні освіту, професійну підготовку, кваліфікацію та досвід.

Керівництво має визначити інфраструктуру, необхідну для випуску продукції, ураховуючи потреби й очікування зацікавлених сторін.

Інфраструктура охоплює такі ресурси, як будівлі, виробничі приміщення, відповідні інженерно-технічні споруди, устаткування, робочі місця, інструменти й обладнання, допоміжні служби, інформаційні та комунікаційні технології, а також транспорт.

Організація мусить визначити виробниче середовище, необхідне для досягнення відповідності вимогам до продукції, та управляти ними. З метою підвищення показників діяльності організації керівництво має забезпечувати, щоб виробниче середовище мало позитивний вплив на мотивацію, задоволеність і показники діяльності працівників.

Керівництво має розглядати дані як базовий ресурс, що перетворюється на інформацію з метою постійного поширення знань в організації, що є істотним для прийняття рішень на підставі фактів і може стимулювати інноваційну діяльність. З метою взаємного поліпшення ефективності процесів, які створюють цінності та сприяння й спрощення обміну інформацією, керівництво має налагоджувати відносини з постачальниками та партнерами. Така співпраця забезпечує організації низку переваг та можливостей для збільшення цінностей.

Необхідно зосереджувати увагу на наявності природних ресурсів, які можуть впливати на показники діяльності організації. Незважаючи на те, що ці ресурси часто не піддаються безпосередньому контролю з боку організації, вони можуть мати значний позитивний або негативний вплив на її результати. Організація має розробити аварійні плани для забезпечення ресурсами або їхньої заміни з метою запобігання або мінімізації негативних впливів на діяльність організації.

Управління ресурсами передбачає діяльність з визначення потреб у фінансових ресурсах та їхніх джерел. Контроль фінансових ресурсів мусить охоплювати порівняння фактичного та запланованого використання і вжиття необхідних заходів. Керівництву необхідно планувати, забезпечувати та контролювати фінансові ресурси, потрібні для впровадження й актуалізації ефективної системи управління якістю і для досягнення цілей організації; а також передбачити розроблення інноваційних фінансових методів для підтримки та сприяння поліпшенню діяльності організації.