5. Порядок розрахунків з працівниками по заробітній платі та її виплата.

Заробітна плата у більшості бюджетних установ виплачується два рази на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів:

1) аванс за першу половину місяця;

2) фактичний місячний заробіток з вирахуванням суми авансу та відрахувань.

На виплату авансу складають «Платіжну відомість» (т. ф. № П-53), яка містить такі реквізити: табельний номер, прізвище, ім'я та по батькові працівника, сума авансу, розписка про отримання.

За другу половину місяця розрахунок суми заробітку та відрахувань здійснюють, як правило, у розрахунково-платіжній відомості або в особовому рахунку, які виконують роль регістрів аналітичного обліку.

У розрахункових (розрахунково-платіжних) відомостях та в особових рахунках відображають суми нарахованої зарплати за видами оплат, усі доплати, премії, допомоги, суми всіх відрахувань і визначають суму до видачі на руки за кожним табельним номером і в цілому за структурним підрозділом чи установою. Для кожного виду оплат і відрахувань відводять окрему графу. Підставою для складання розрахунково-платіжної відомості є відповідні документи: накази, табелі обліку відпрацьованого часу, наряди, виконавчі листки, листки непрацездатності тощо. Підписують ці документи працівники, які їх склали і перевірили. У централізованих бухгалтеріях платіжні і розрахунково-платіжні відомості складають окремо за кожною обслуговуваною установою. Підписують їх працівник обслуговуваної установи, керівник групи обліку розрахунків та відповідальний працівник, що склав відомість. На титульному аркуші відомості за підписом керівника установи, в якій створено централізовану бухгалтерію, та головного бухгалтера роблять напис про дозвіл на видачу готівки з каси з вказівкою загальної суми і терміну виплати. Оформлена таким чином відомість передається касиру і є підставою для виплати зарплати працюючим.

Заробітна плата видається з каси в триденний термін (враховуючи день отримання коштів з банку), по закінченні якого розрахунково-платіжна (платіжна) відомість закривається. У ній навпроти прізвищ працівників, які не отримали заробітну плату, касир ставить штамп чи робить напис від руки «Депоновано» і складає реєстр депонованих сум. У кінці відомості касир робить напис про фактично виплачену суму заробітної плати та суму, яка підлягає депонуванню, звіряє ці суми з загальним підсумком відомості та підписує її.

Сума невиданої заробітної плати повертається на поточний (реєстраційний) рахунок наступного дня після закінчення терміну виплати заробітної плати. Для обліку депонованої заробітної плати призначено субрахунок 671 "Розрахунки з депонентами".

Бухгалтерські записи на суми нарахованої заробітної плати й утримань з неї відображаються на підставі розрахунково-платіжних відомостей у меморіальному ордері № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій» т. ф. № 405 (бюджет)

Аналітичний облік розрахунків із заробітної плати ведеться за кожним працівником у Книзі аналітичного обліку розрахунків заробітної плати та грошового утримання (ф. 292)

Бюджетні установи та організації можуть виплачувати зарплату своїм працівникам не через касу, а перерахувати її на персональні карткові рахунки працівників у банку (рис. 4.1). Згідно з укладеним договором кожному працівникові установи в банку-емітенту відкривається картковий рахунок і видається банківська картка, за допомогою якої можна отримувати заробітну плату та інші виплати в будь-який час за місцезнаходженням банкомату, а також розплачуватися за товари й послуги в торговельно-сервісній мережі. Сума заробітної плати, що належить до виплати працівникам, перераховується платіжним дорученням на транзитний рахунок банку – з одночасним поданням реєстру зарахування на спеціальні карткові рахунки співробітників установи.

Рис. 4.1. Схема організації виплати заробітної плати через банкомати за допомогою дебетових пластикових карток

1 – укладання договору про надання послуг;

2 – укладання договору про відкриття карткового рахунка;

3 – виготовлення пластикової картки і присвоєння PIN-коду;

4 – перерахування суми заробітної плати на транзитний рахунок банку;

5 – подання до банку реєстру зарахування на карткові рахунки працівників;

6 – розподіл коштів із транзитного на карткові рахунки;

7 – операції трансакції;

8 – видача клієнтові сліпа;

9 – видача працівникові розрахункового листка.

Така організація виплати заробітної плати багато в чому зручна як для банків, так і для бюджетних установ та їхніх працівників (табл.4.1).

Таблиця 4.1

Переваги видачі заробітної плати через карткові платіжні системи

Для бюджетної установи

Для працівників установи

1. Скорочуються витрати, пов’язані з організацією виплати заробітної плати 2. Знижуються витрати установи: – на інкасацію готівкових коштів; – отримання, перевезення і зберігання готівки; – забезпечується безпека та охорона грошових коштів; – утримання штату касирів 3. Процес видачі заробітної плати стає безпечним 4. Забезпечується конфіденційність розмірів оплати праці 5. Підвищується касова дисципліна 6. Зменшується (зникає) сума депонованої заробітної плати

1. Стає можливим безпечно й зручно носити із собою будь-яку кількість коштів у безготівковій формі 2. Уможливлюється одержання готівкових коштів у будь-якому банкоматі банку-емітента та «чужих» банкоматах 3. Забезпечується цілодобовий доступ до коштів на рахунку за допомогою платіжної картки і PIN-коду 4. Забезпечується гарантія збереження коштів у разі втрати картки 5. Постає можливість збільшити фактичну суму заробітної плати за рахунок нараховуваних банком відсотків на середньоденні залишки коштів на карт-рахунках (від 2 до 5 % річних)