Раздел 5. Документация и инвентаризация
Тема 5.1. Бухгалтерские документы и их назначение.
Основные понятия и термины по теме: документ, первичный документ, классификация документов, реквизит, документооборот, документирование, архив.
План изучения темы (перечень вопросов, обязательных к самостоятельному изучению):
Сущность и значение документов.
Классификация документов.
Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению бухгалтерских документов.
Документооборот и его правила
Краткое изложение теоретических вопросов:
Вопрос 1. Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.
Первичный документ – оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет. Документ – основа и начало учетных записей, средство при помощи которого осуществляются финансово-хозяйственная деятельность, оперативное руководство и управление организацией.
Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.
Документы имеют также контрольное значение, так как дают возможность предупреждать случаи хищения, контролируя сохранность ценностей. Они являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий, анализа результатов работы организации.
Все документы имеют реквизиты (от латинского reguisitum – нужное, требуемое), т.е. показатели, характеризующие хозяйственную операцию. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за эту операцию, и др. К дополнительным реквизитам относятся: адрес и телефон организации, указание сторон, участвующих в совершении данной операции, и др.
Вопрос 2.Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
по назначению;
по содержанию хозяйственных операций;
по объему отраженных в них операций;
по способу использования;
по числу учитываемых операций;
по месту составления;
по способу заполнения.
Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:
организационно-распорядительные;
оправдательные (исполнительные);
комбинированные;
документы бухгалтерского оформления.
Вопрос 3.К заполнению документов предъявляются такие требования, как своевременность, достоверность, способ заполнения, исправление ошибочных записей.
Своевременность – документы должны составляться, как правило, в момент совершения операции или непосредственно по окончании операции.
Достоверность – в документах должны быть заполнены все реквизиты, которые отражают достоверные данные.
Способ заполнения – пастой шариковых ручек, автоматизированным путем и т.д. Он должен быть заполнен четко, без помарок, свободные строки – прочерчиваются. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
Исправление ошибочных записей – в учетные документы можно вносить исправления (кроме кассовых, банковских и др.) корректурным способом, т.е. зачеркивается одной чертой неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено», ставится дата исправления, что подтверждается подписью лиц, подписавших данный документ.
Вопрос 4.Документооборот – движение документов от момента их составления или поступления от других организаций, лиц до исполнения или отправки, передачи в архив или уничтожения. К основным принципам документооборота относятся: кратчайший путь прохождения и минимальный срок обработки на каждой инстанции.
Поэтому понятие документооборота включает в себя: график прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и отражением на счетах бухгалтерского учета. Документооборот позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые работают с данными документами.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:
– в документах, принимаемых бухгалтерией, должны быть заполнены все реквизиты;
– при приемке документов производится проверка по существу, по форме, арифметическая;
– исправления в документах должны быть произведены корректурным способом и т.д.
При составлении графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц работящих с определенными документами. До их сведения доводятся правила оформления, сроки представления в бухгалтерию этих документов.
Организация документооборота имеет большое значение, так как усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета