Построение диаграммы

Построение диаграмм осуществляется с помощью Мастера диаграмм.

1.      Выделить необходимый диапазон ячеек с исходными данными (область данных диаграммы).

2.      Выполнить команду Вставка► Диагр. или нажать на кнопку [Мастер диаграмм] на панели инструментов. Открывшееся окно мастера диаграмм осуществит построение новой диаграммы за четыре шага.

3.      В окне Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы на вкладке Стандартные в списке Тип выбрать необходимый тип, из форматов данного типа в списке Вид выбрать необходимый вариан. Если нажать и удерживать кнопку [Просмотр результата], то можно увидеть образец диаграммы. Нажать кнопку [Далее].

4.      В окне Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграмм на вкладке Диапазон данных проверьте правильность установленного диапазона, задать ориентацию рядов. Нажать кнопку [Далее].

5.      В окне диалога Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы на вкладке Заголовки в поле Название диаграммы ввести заголовок диаграммы. На вкладке Легенда установить флажок Добавить легенду (если нужно) и выбрать размещение легенды. Нажать кнопку [Далее].

6. В окне диалога Мастер диаграмм (шаг 4 из 4) установить переключатель на нужное размещение диаграммы. Нажать кнопку [Готово]. Редактирование диаграмм

Созданные диаграммы можно корректировать, вплоть до изменения исходных данных и способа их представления. Редактирование диаграмм предполагает изменение типа диаграммы или ориентации данных, изменение визуальных эффектов. Можно также добавлять или удалять отдельные элементы, либо изменять определенные параметры. В Excel предусмотрена также возможность дополнения диаграмм другими рядами данных.

Диаграмму, созданную на рабочем листе, перед обработкой необходимо выделить двойным щелчком мыши. При выделении диаграммы на рабочем листе или листа диаграммы изменяется строка меню. В ней будут представлены команды, используемые для обработки и форматирования диаграмм.

 Можно изменить тип диаграммы: Диагр.►Тип диаграммы

Чтобы изменить параметры диаграммы (заголовки, подписи данных и т.д.): Диагр.►Параметры диаграммы► 

Можно изменить диапазон исходных данных: Диагр.►Исходные данные

Форматирование диаграмм

Изменение вида элементов диаграммы (цвета фона, выбор узора, использование рамок и т.д.) или шрифта (типа, стиля начертания и размера используемых символов текста) выполняется с помощью форматирования. Окно форматирования для любого элемента диаграммы можно открыть с помощью двойного щелчка мыши на нем или путем активизации команды меню Формат.

5.2.10. Связанными назыв. таблицы, в кот. данные из одних таблиц используются в др. или участвуют в вычислениях, производимых в др. таблицах. Связь устанавливается в результате задания внешней ссылки на др. листы той же или др. рабочей книги. Внешняя ссылка на ячейку, находящуюся на др. листе этой же рабочей книги, состоит из имени листа и адреса ячейки, разделенных ! знаком (имя_листа!адрес_ячейки). Ссылка на ячейку, находящуюся в др. книге имеет вид: [имя_книги]имя_листа!адрес_ячейки.

5.2.11. Список – содержащаяся в рабочем листе табл., данные в строках которой имеют однородную структуру, т.е. в каждом столбце списка располагаются данные одного типа (число, текст). Список характеризует не содержимое таблицы, а способ ее организации. Для работы с табл. как с базой данных исп-ся пункт меню «Данные». Эта команда корректно работает только с таблицами, в кот. названия колонок занимают одну строку.

Удобным средством для работы с табл. явл. форма (команда Данные > Форма). В окне формы отображаются все поля одной записи базы данных: слева располагаются названия полей, рядом их значения, доступные для редактирования. Если поле вычисляемое, оно недоступно для ред-ния.

Поиск данных по критерию: Нажать кноп. «Критерии»; в окне задать критерии; просмотр записей с помощью кноп. «Назад» и «Далее». При задании критериев можно использовать символы подстановки: *-произвольное кол-во символов; ?-один символ.

Сортировка ( - упорядочение табличных данных в выделенных строках по алфавиту, величине или дате): Данные > Сортировка. (Выбрать параметры сорт.)

Если из общего списка необх. выбрать часть инф., соответствующую некоторым условиям, то следует провести фильтрацию данных (автофильтр или расширенный фильтр).

Автофильтр: выделить всю область списка; выполнить команду Данные > Фильтр > Автофильтр; в строке заголовков появятся кнопки с раскрывающимися списками значений (можно задать критерии отбора).

Расширенный фильтр (для отбора строк списка по сложным критериям, для размещения результатов фильтр-и в произвольном месте рабочего листа): выполнить команду Данные > Расширенный фильтр; указать необходимые диапазоны (исходный д., д.условий, выходной д.).

Подведение промежуточных итогов: Отсортируйте список по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточный итог; Укажите ячейку в этом списке; Выберите команду Данные > Итоги; Выберите столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги, из списка «При каждом изменении в» (это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка); Выберите функцию, необходимую для подведения итогов, из списка «Операция»; Выберите столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в списке «Добавить итоги по».

Сводная таблица - это интерактивная табл. на рабочем листе, позволяющая подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычислений. Для построения СТ используются запросы к внешним базам данных. СТ создается с помощью Мастера сводных таблиц (команда меню Данные > Св.Табл). Режим Мастера состоит из последовательных этапов, в ходе кот. пользователь задает параметры построения СТ: выбор источника данных, создание макета СТ (определение полей и их ориентации, выбор функции суммирования для полей данных), определение размещения СТ.

5.2.12. Макросы – минипрограммы для автоматизации и ускорения работы, с их помощью можно определить последовательность действий, кот. будет выполняться при нажатии комбинации клавиш или кнопки.

Для начала записи макроса: выполнить команду Сервис > Макрос > Начать запись; в окне «Запись макроса» указать имя макроса, для чего предназначен, кто автор, дату создания, сочетание клавиш; нажать кнопку ОК. На экране появиться висячая панель инстр. «Остановка записи» с кнопками «Остановить запись» и «Относительные/Абсолютные ссылки». Начинается запись макроса. Необходимо выполнить последовательность действий, кот. будут составлять макрос (следует избегать ненужных действий). После этого нажать кнопку «Остановить запись».

5.3.1. Комп. графика – графические изображения, выводимые на экран комп.

Классификация:

по способу формирования изображения:

• растровая графика. Изобр. представляется мн-вом точек (пикселей), размещаемых по фиксированным строкам (растрам). Для редактирования изобр. Примеры: Adobe Photoshop (с форматом файлов .pcd), Paint (.bmp). для сканированных изобр. применяют формат .tiff, для передачи растровых избр. по сети - форматы .gif и .jpg.

• векторная графика. Изобр. в виде совокупности линий (векторов). В редакционной, оформительской, чертежной работе. Примеры: Adobe Illustrator, AutoCAD, CorelDraw (форматы .eps, .dcs, .pdf).

• фрактальная графика. Для построения графиков и диаграмм. Примеры: табл. процессоры Excel, Lotus, SuperCalc, текст. редакторы MS Word.

по размерности получ. изобр.:

• двухмерная комп. графика - плоские двухмерные изобр.

• трехмерная комп. графика - графика с объемным изобр.

по динамике изобр.:

• статическая - КГ с неизменяюшимися картинками.

• комп. анимация - КГ с изменяющимися изобр.

по назначению: для полиграфии, для комп. живописи, для презентаций, для кино, деловая графика, научная графика, конструкторская графика.

5.3.2. Презентация (П) - электронный документ комплексного мультимидийного содержания с возможностями управления воспроизведением. Примеры пакетов: для непрфесс. пользователей - PowerPoint, Freelance Graphics, Harvard Graphics; для профессионалов - Visual Reality for Windows, Visual Software, Astound.

Функц. возможности: предложение готовых образцов П; средства работы с текстом, худ. обработка текста; средства для создания объектов разл. типа (текст, табл., графики); фоновое оформление; поддержка OLE-технологий, импорт видео и звук. файлов; средства деловой графики, создание граф. изобр.; управление воспроизведением П.

5.3.3. PowerPoint — программа подготовки и проведения презентаций, которая является компонентом MS Office и предназначена для создания презентационных материалов в виде слайдов и их вывода на бумагу, экран, прозрачную пленку.

PowerPoint позволяет планировать, создавать и демонстрировать презентацию. Пользователю предоставляется модифицируемый набор шаблонов, редактор слайдов, средство построения схемы, поддерживается множество форматов импорта/экспорта, включая импорт из Excel, Lotus 1-2-3 и файлов ASCII. Предусмотрены функции работы с текстом, построения графиков, проектирования схемы презентации и механизм буксировки.

Сортировщик позволяет задавать последовательность слайдов и просматривать их миниатюрные изображения, а также выполнять копирование из одной презентации в другую. В PowerPoint включена поддержка звука и видео. PowerPoint позволяет выводить на экран или печатать все компоненты презентации, а также сохранять презентации в виде Web-страниц для последующей публикации на Web-сервере.

В PowerPoint имеется ряд шаблонов (образцов, заготовок), которые содержат разнообразные элементы форматирования текста, цветового оформления, графические объекты и библиотеки клипов

Если воспользоваться таким средством, как записная книжка, то в ходе демонстрации презентации можно вести протокол, делать заметки или включить задачу для презентации в список задач Outlook

PowerPoint обеспечивает преобразование презентации в документ Word, что позволяет создавать полные и красочные отчеты, и, наоборот, создать презентацию из документов Word.

Меню PowerPoint:

Файл. Стандартное меню MS Office (включая команды отправления почтового сообщения, помещения в него презентации, отправления презентации в Word).

Правка. Команды: отменить результат операции, вырезать, копировать, вставить, найти, заменить, создать связь с другими файлами и редактировать объект.

Вид. Команды выбора вида презентации, управления панелями инструментов, линейками и направляющими, а также просмотра образцов слайдов, заголовков, выдач и заметок, изменение масштаба изображения и др.

Вставка. Команды вставки в презентацию различных объектов (даты-времени, диаграммы, таблицы, звука, фильма и др.).

Формат. Команды изменения шрифта, выравнивания, интервалов текста или объектов слайдов, вида маркера списка, с фона, цветовых схем, шаблонов оформления и др.

Сервис. Содержит типичные инструменты MS Office, а также работа с записной книжкой.

Показ слайдов. Команды для манипуляции объектами и слайдами в презентации (настройка анимации, применение встроенной анимации, эффекты смены слайдов, настройка презентации, включая использование мастера проекторов и др.).

Окно и справка. Стандартные команды приложения MS Office.

5.3.4. Сов-сть слайдов по определенной тематике, обычно оформленных в едином стиле, и соответствующих сопроводительных материалов (плана презентации, замечаний докладчика, материалов для раздачи слушателям) называют презентацией.

Слайд - стр. видеоматериала, кот. представляет собой сложную структуру в виде совокупности объектов. Объекты слайда: фон, основной и дополнительный текст, таблицы, граф. изобр., диаграммы, колонтитулы, гиперссылки, звук. Каждый слайд и объект слайда нумеруется.

Кроме слайдов П вкл. структуру П и заметки.

Структура П - документ, содержащий только заголовки слайдов и основной текст без графических изобр. и спец. оформления.

Заметки - допол. информ., кот. позволяет представить нужные примечания в распечатанном варианте П в виде уменьшенного изобр. копий слайдов с полем для заметок.

5.3.5. Для создания П предлагаются три способа:

• при помощи мастера автосодержания (предлаг. набор слайдов по указанной теме);

• на основе предлагаемых шаблонов (шаблоны П и шаблоны оформления);

• с использованием пустой П, т.е. создание П «с нуля».

Презентацию можно просматривать в различных режимах:

• обычном (показ общей структуры — плана, сценария презен­тации, текущего слайда и заметок к нему);

• структуры (показ общей структуры, уменьшенного изобра­жения слайда — миниатюры — и заметок к нему, что позво­ляет быстро изменить текстовую часть слайда);

• сортировщика слайдов (просмотр всей последовательности слайдов и изменение порядка их расположения в презента­ции);

• слайда (просмотр или изменение текущего слайда);

• страницы заметок (для заполнения или просмотра страни­цы заметок для каждого слайда).

Анимационное оформление слайдов:

Для объектов с анимацией устанавливается очередность появления при демонстрации П, способ и время появления после предыдущего объекта, а также звук, сопровождающий появление объекта. Для установки: Показ слайдов > Настройка анимации.

Графич. оформление слайдов:

Любой объект (диаграмма, рисунок, клип, таблица)могут быть предусмотрены на слайде еще на этапе выбора разметки слайда. Разметка «Текст и диаграмма» вставляет диаграмму или график, «Организационная диаграмма» - схему, «Графика и текст» - рисунок, «Объект и текст» - любой объект. Кроме того, можно в любой момент работы добавить нужный объект к слайду через меню «Вставка» и самостоятельно определить его местоположение на слайде и размеры.

5.3.6. Демонстрировать П можно 2 спос.: ручным и автоматическим.

Ручное управление: Вид > Показ слайдов > Настройка през. > Вручную. Возможности: переходить к след. объекту по щелчку мыши; переходить на заданный слайд (Переход > Выбор слайда по имени); выделять важные элементы слайда путем подчеркивания (Указатель > Перо).

Автом. демонстрация предполагает предварительную установку необх. параметров. Время для каждого слайда можно задавать 2 спос.: заданием конкретной деятельности показа каждого слайда; или через «репетицию» - секундомер записывает длительность показа слайда (Показ слайдов > Настройка времени).

Изменение очередности слайдов: перейти в режим сортировщика слайдов (Вид >

Сортировщик слайдов); переместить слайды в нужном порядке.

Настройка эффектов перехода слайдов: перейти в режим сортировщика слайдов (Вид > Сортировщик слайдов); выделить слайд; выполнить команду Показ слайдов > Смена слайдов; в поле «Эффект» выбрать эффект и установить скорость его проявления; В поле «Продвижение» ввести время пребывания слайда на экране во время демонстрации.

5.3.7. Распечатка П: Файл > Печать.

Режимы печати: реж. слайды (для вывода сл. в 100% масштабе); реж. выдачи (для вывода по 2,4,6 сл. на стр.); реж. заметки (для вывода сл. в уменьшенном формате с заметками); реж. структура (для вывода только содержат. части сл.)

5.4.1. ПО - спец. вспомогательные программные средства, выполняющие роль электронного секретаря. Позволяют управлять контактами, вести дневник, делать заметки, получать/отправлять почту, организовывать собрания.

Можно разделить на:

• групповые инф-е менеджеры (системы групповой работы) - работа в локальной сети, можно вводить собственное расписание и согласовывать его с др. сотрудниками, можно вносить напоминания к расписанию коллег. Примеры: Lotus Notes, MS Outlook, Long Soft Net Book.

• индивид. органайзеры - для личного использования; тел. книга, ежедневник, будильник. Примеры: Power Notes (создание и редактирование небольших заметок, установка даты напоминания, сохранение и распечатка заметок, открытие WEB-стр. с появлением заметок).

5.4.2. MS Outlook - компонент MS Office, универсальное средство организации адресной книги, задач, электронной переписки, совместной работы, просмотр и совм. использование документов, файлов, общих папок, кот. обеспеч. за счет организации встреч, собраний в он-лайн режиме.

Инф. хранится в папках разных типов:

• папки-органайзеры - дневник, задачи, заметки, календарь, контакты;

• почтовые папки - входящие, исходящие, отправленные, удаленные, черновики.

Доступ к папкам обеспечивается из панели. Можно управлять представлением инф. в меню «Вид» (группировать и сортировать инф.) - Сервис > Параметры > Установка параметров.