5.1.8. Сохранение документа. Защита и. В word.

Периодическое и окончательное сохранение документов выполняется несколькими способами:

1)     первичное сохранение файла или сохранение с прежним именем – команда Файл►Сохранить;

2)     автосохранение для периодической автоматической записи на диск. Параметры задаются командой Сервис ►Параметры►вкладка Сохранение. Здесь же задаются и дополнительные режимы и условия сохранения файлов, например, с паролями для чтения, записи или без них;

3)     сохранение файла с изменением его имени и/или местоположения или типа – команда Файл►Сохранить как.

По умолчанию документы сохраняются со стандартным расширением .doc. Word позволяет также сохранять файлы в формате, отличном от стандартного. Для этого в диалоговом окне команды Сохранить как в поле Тип файла можно выбрать необходимый тип, для кот. Word поддерживает стандартное конвертирование данных, например, .html, .txt, .rtf.

Сервис► Защитить документ

5.2.1. Табличные процессоры: функциональные возможности

Табличные процессоры – это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей. Электронная табл. (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.

В зависимости от вида табличного процессора пользователю доступны различные функции. Как правило, обязательный набор включает следующие основные типы функций:

1) для формул при вычислениях:

·      математические, тригонометрические, включая функции суммирования, произведения, извлечения квадратного корня, логарифмическую и т.п.;

·      логические функции типа IF (если);

·      статистические функции средней арифметической и определения количества всех значений в заданном диапазоне клеток;

2) текстовые функции, позволяющие отработать некоторым образом текстовые значения клеток, например, отразить только первые три символа текстовой строки;

3) финансовые функции для выполнения основных финансовых операций, таких, как определения величины амортизации, величины платежей за инвестиции, начисления процентов и т.п.;

4) функции даты и времени;

5) функции сгруппированных данных, например, сортировка данных по различным критериям.

Возможности табличных процессоров определяются, с одной стороны, характеристиками собственно пакета прикладных программ, а с другой – техническими характеристиками ПК: объемом таблицы (допустимым количеством строк и столбцов), требуемым минимальным объемом оперативной памяти, минимально необходимым объемом дисковой памяти.

5.2.2. Табличный процессор excel. Особенности интерфейса, настройка рабочей среды в excel.

Функциональные возможности Excel позволяют широко использовать его для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов И., заданных в табличном виде.

К основным возможностям табличного процессора Excel относятся:

·        быстрое построение, корректировка, сохранение таблиц;

·        использование стандартных функций для проведения расчетов в табл.х;

·        защита табличных данных;

·        построение по табличным данным двух - и трехмерных графиков и диаграмм, содержит разнообразные инструменты для редактирования графиков и диаграмм, включая средства для создания смешанных двухмерных графиков;

·        поддержка OLE – технологии и технологии drag-and-drop;

·        работа со связанными табл.ми;

·        работа с таблицей как с базой данных;

·        одновременная работа с несколькими книгами и др.

Кроме того, Excel обеспечивает:

·        быстрое построение таблиц любой формы одноразового и многоразового пользования и сохранение на магнитном носителе в виде отдельного файла с последующим чтением;

·        возможность обработки таких типов данных, как числа, даты, формулы;

·        возможность корректировки уже созданной таблицы (перемещение строк и столбцов, их копирование, удаление и т.д.);

·        возможность выбора цветового оформления таблицы, а также выбора различных шрифтов и стилей, включая автоформатирование;

·        наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (например, мастер диаграмм или мастер функций);

·        автоматизированную обработку таблиц с помощью макрокоманд, а также модулей на встроенном языке программирования Visual Basic for Application;

·        поддержку работы в сети.

В табличном процессоре Excel И. хранится в виде рабочей книги. Рабочая книга может содержать 255 листов, расположенных в произвольном порядке, следующих типов: рабочий лист; лист с диаграммой; лист макросов.

Интерфейс

Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные по типам работы.

1. Файл - Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия и сохранения.

2. Правка - Подменю для работы с клетками таблицы.

3. Вид - Подменю для изменения внешнего вида таблицы и представления данных.

4. Вставка - Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов и других элементов.

5. Формат -Подменю для изменения вида представляемых данных в таблице.

6. Сервис - Подменю проверок и изменения настроек системы.

7. Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки и группировки.

8. Окно - Подменю изменения вида окна и переходов между окнами.

9. ? - Подменю помощи