5.1.5. Средства автоматизации: нумерация (маркировка), автозамена, автотекст, создание оглавления, сносок.

Маркировка

В Word есть возможность работы с нумерованными и маркированными списками. При использовании этой возможности все выделенные абзацы оформляются в соответствии с единым форматом и к ним добавляются маркеры или нумерация.

Списки можно создавать вручную или автоматически. В последнем случае перед вводом списка необходимо выполнить команду Формат►Список, или нажать на панели инструментов кнопку [Нумерация] или [Маркеры]. Завершать очередной пункт списка необходимо нажатием клавиши [Enter]. В этом случае будет вставлен очередной маркер списка или номер.

Для организации сложной иерархической структуры нумерации в любом списке или документе его можно преобразовать в многоуровневый список. Для изменения уровня элемента простого списка используются кнопки: [Увеличить отступ] или [Уменьшить отступ] на панели инструментов форматирования.

Создание сносок

В документ можно поместить обычные и концевые сноски. Текст обычной сноски помещается в конце текущей страницы, а текст концевой сноски – в конце документа или раздела.

Создание сноски осуществляется командой Вставка►Сноска.

Чтобы просмотреть и отредактировать текст сноски, следует выполнить команду Вид ►Сноска, или выполнить двойной щелчок мышью на ее знаке.

Чтобы переместить или скопировать сноску, нужно переместить или скопировать ее знак любым из приемов редактирования. При копировании знака сноски также копируется и ее текст. При необходимости автоматически перенумеровать знаки сносок следует включить режим Авто.

Чтобы удалить сноску, достаточно выделить ее знак и нажать клавишу [Delete].

Создание оглавления

Текстовый процессор Word позволяет работать с большими документами. Для удобства работы с такими документами они разбиваются на части: разделы, главы, параграфы. Каждая структурная часть имеет заголовок, определенного иерархического уровня: Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т.д. Работа со структурными частями документа выполняется в режиме структуры, вызываемая командой Вид ►Структура. Единица обработки в этом режиме становиться структурная часть. Работа со структурной частью заключается в перемещении по вертикали в пределах одного уровня, повышении или понижении уровня иерархии, копировании, перемещении, удалении закрытых структурных частей документа.

Структурная часть документа имеет заголовок, кот. состоит только из одного абзаца. Каждому заголовку приписывается стиль определенного уровня: Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т.д. Для нумерации заголовков служит команда Формат ► Список, вкладка Многоуровневый. На основе заголовков можно создать оглавление.

Оглавление в документе Word представляет собой заголовки и соответствующие им номера страниц, где заголовки отображаются в виде гиперссылок, позволяющих перейти к нужному разделу документа.

Для формирования оглавления в документе Word необходимо:

1. Оформить заголовки, включаемые в оглавление, определенными стилями. При этом возможно использование вариантов стилей:

·              встроенных стилей заголовков – используются готовые, разработанные и включенные в Word стили, например, Заголовок 1, Заголовок 2, и т.д.;

·              пользовательских стилей – используются для создания собственных форматов заголовков.

2. В диалоговом окне, вызываемом командой Вставка►Оглавление и указатели►вкладка Оглавление указать стили, которые следует включить в оглавление путем определения для каждого из них соответствующего уровня.

3. Выбрать вид оглавления.

Далее Word автоматически найдет все заголовки, оформленные указанными стилями, отсортирует их по уровню заголовков, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе. При добавлении, удалении, перемещении или изменении заголовков следует обновить оглавление клавишей [F9] при положении курсора в любом месте оглавления.

Автотекст позволяет многократно вставлять в документ ранее созданные объекты (фрагменты текста, рисунки, таблицы и т. д.) с помощью команды Вставка►Автотекст (или вкладки Автотекст в диалоговом окне команды Сервис► Автозамена).

Word может самостоятельно улучшать внешний вид документов. Для этого после ввода всего текста нужно воспользоваться командой Формат► Автоформат. Эта команда накладывает на абзацы документа готовый набор атрибутов формата, что улучшает его внешний вид и придает единый стиль. Кроме того, команда Автоформат может автоматически произвести и некоторые замены текста в документе, например, заменить прямые кавычки парными. После применения команды Автоформат можно изменить общий вид документа с помощью библиотеки стилей Word.

Для настройки работы с командой Автоформат необходимо выполнить команду Формат►Автоформат, нажать кнопку [Параметры], или команду Сервис►Автозамена и на вкладке Автоформат установить нужные флажки.

Word может автоматически изменять некоторые атрибуты формата в процессе ввода документа. Для этого следует выполнить команду Формат ►Автоформат кнопка [Параметры], или команду Сервис ►Автозамена и в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Автоформат при вводе.