Шаг 3. Отчеты.

Отчеты ленточные и столбиковые.

Отчеты создаются для вывода на печать информации из БД.

Создание отчета

При создании отчета Access использует информацию только из одной таблицы или запроса. Если необходимо использовать информацию из нескольких таблиц, то прежде ее следует объединить в новом запросе.

Д ля создания отчетов можно использовать КОНСТРУКТОР, МАСТЕР, АВТООТЧЕТЫ. Для начала изучения используем автоотчет.

Ленточный автоотчет выбирается при построении отчета в виде таблицы (информация в нем про каждый объект формируется в строку - ленточку). Столбиковый отчет является прототипом карточного отчета (информация в нем про каждый объект формируется в столбец).

Порядок создания следующий:

1. Выберите кнопку Отчет, а затем команду Создать.

2. Укажите источник данных, из которых формируется отчет.

3. Выберите «Автоотчет: ленточный», если формируете таблицу и «Автоотчет: в столбец», если готовите карточки.

4. П осле того, как отчет сформировался, перейдите в режим КОНСТРУКТОРА и измените его с помощью возможностей панели инструмента «Формы». Конструктор имеет несколько основных зон:

При выполнении ниже приведенного задания по формированию отчетов, для пунктов с первого по третий использовать автоотчет: ленточный, для четвертого и пятого – автоотчет: в столбец.

ЗАДАНИЕ

Сформировать следующие отчеты:

1. Список сотрудников, имеющих детей с указанием их количества, для вручения подарков к новому году,

2. Список мужчин для поздравления с праздником «День отечества»,

3. Список женщин для поздравления с праздником «8 Марта»,

4. Визитки сотрудникам,

5. Нагрудные знаки сотрудникам.

Шаг 4. Простейшие формы.

Формы создаются для вывода на экран информации из БД.

Создание формы

1. Выберите кнопку Форма и нажмите команду Создать.

2. Форма создается на основе таблицы или запроса, выберите имя таблицы, являющейся источником данных формы.

3. Из диалогового окна выберите Мастер форм (Конструктор).

4. В диалоговом окне Создание форм выберите имя таблицы, являющейся источником данных формы и определите поля, которые будут помещены в форму.

5. Далее определите внешний вид формы.

6. Затем - стиль оформления формы.

7. В последнем окне задайте заголовок (название) формы.

8. Сохраните форму.

9. При необходимости откорректируйте ее Конструктором, используя возможности панели инструментов «Формы».

ЗАДАНИЕ

Сформировать следующие формы:

1. Служебная информация о сотруднике.

2. Личная информация о сотруднике.

При создании форм должны быть использованы кнопки для переходов по записям и для обработки записей.

Шаг 5. Кнопочная форма.

ЗАДАНИЕ:

Создайте форму, не относящуюся не к одной таблице (без полей). Эта форма будет являться формой «Главного меню». На этой форме с помощью панели инструментов «Панель элементов» расположить кнопки открытия созданных форм и просмотра имеющихся отчетов.

Этап 2 работа с многотабличной базой данных шаг 6. Создание многотабличной бд.

Добавить в БД еще четыре таблицы, задавая им указанные типы полей и свойства.

ТАБЛИЦА «ТОВАРЫ»

Имя поля	Свойства поля, которые необходимо задавать.
Код товара	Ключевое поле, счетчик, совпадения не допускаются
Наименование товара	Размер поля по необходимости
Марка	Размер поля по необходимости
Цена	Формат поля (денежный), число десятичных знаков (2).
Торговая наценка	Размер поля (одинарное с плавающей точкой), формат поля (процентный), число десятичных знаков (0).
Количество товара	Размер поля по необходимости

ТАБЛИЦА «ПОКУПАТЕЛЬ»

Имя поля	Свойства поля, которые необходимо задавать.
Код фирмы	Ключевое поле, счетчик, совпадения не допускаются
Название фирмы покупателя	Размер поля по необходимости
Реквизиты	Размер поля по необходимости
Телефон (создать шаблон поля).	Размер поля. Маска ввода
Ответственное лицо (фамилия, имя, отчество)	Размер по необходимости

ТАБЛИЦА «СДЕЛКА»

Имя поля	Свойства поля, которые необходимо задавать.
№ сделки	Ключевое поле, счетчик, совпадения не допускаются
фамилия (Сотрудник, заключивший сделку со стороны Вашего предприятия)	П одстановка. Заполнить списком значений соответствующего поля из таблицы «ОТДЕЛ КАДРОВ»
Название фирмы	Подстановка. Заполнить списком значений соответствующего поля из таблицы «ПОКУПАТЕЛЬ»
дата сделки	Маска ввода

ТАБЛИЦА «СОДЕРЖИМОЕ СДЕЛКИ»

Имя поля	Свойства поля, которые необходимо задавать.
№ сделки	Одно из ключевых полей. Подстановка. Заполнить списком значений соответствующего поля из таблицы «СДЕЛКА»
Наименование товара	Одно из ключевых полей. Подстановка. Заполнить списком значений соответствующего поля из таблицы «ТОВАРЫ»
Количество проданного товара	Размер поля по необходимости

Чтобы поставить на два поля ключи одновременно, надо выделить в режиме Конструктора две строки (два поля) и поставить ключ.