Создание базы даных
Выберите команду «Файл ->Создать» или соответствующую кнопку панели инструментов. «Новая база данных».
Введите имя новой БД в поле «Имя файла», обратите внимание на месторасположение будущей БД, что бы впоследствии не тратить время на его поиски, нажмите кнопку OK.
Ms Access открывает окно «база данных» с заданным именем в его заголовке.
Создание таблиц БД происходит в несколько этапов:
определение структуры;
ввод данных;
редактирование данных и структуры.
Определение структуры.
Создать БД можно двумя способами: по собственному проекту или с использованием Мастера таблиц. Мы будем создавать таблицы конструктором.
В окне БД щелкните по кнопке ТАБЛИЦА и, убедившись, что появился список таблиц, выберите команду СОЗДАТЬ.
В появившемся диалоговом окне выберите режим создания КОНСТРУКТОР.
Определите структуру таблицы: имена полей, типы данных и их свойства.
Имена полей должны быть уникальными, типы данных соответствовать информации, которую в эти поля необходимо будет заносить, например, в числовое поле нельзя вносить текстовую информацию.
Свойства полей для каждого типа данных имеют свои характеристики и настраиваются индивидуально в нижней части окна конструктора таблицы, накладывая на вводимую информацию еще большие ограничения. Эти ограничения необходимы для уменьшения задействованных в хранении и обработке информации ресурсов ПК.
Структура БД определяется и изменяется в режиме Конструктора таблиц.
НАИМЕНОВАНИЕ СТОЛБЦА В ОКНЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ |
НАЗНАЧЕНИЕ СТОЛБЦА В ОКНЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ |
Имя поля |
Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля (до 64 символов включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок). |
Тип данных |
В |
Описание |
В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. При вводе данных в это поле в строке состояния появляется текст описания. |
КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ |
Выделить его и нажать кнопку Ключевое поле. Содержимое этого поля не может повторяться от записи к записи. |
столбце Тип данных определяется тип
данных в поле. По умолчанию – текстовый.
Щелкнув по правой части клетки, можно
выбрать нужный тип данных из
открывающегося списка.
(Переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши Tab.)
Характеристики полей:
ТИП ПОЛЯ |
ВИД ДАННЫХ |
РАЗМЕР ПОЛЯ |
Текстовый |
Символьный |
От 0 до 255 (по умолчанию 50) |
MEMO |
Большие текстовые данные |
До 64000 символов |
Числовой |
Числа. От выбора подтипа данных зависит точность вычислений. Можно задавать различные форматы. |
В свойстве Размер поля выбирается из списка. |
Дата/Время |
Данные хранятся в специальном фиксированном числовом формате. |
|
Денежный |
Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части числа. |
|
Счетчик |
Значение этого поля нельзя устанавливать принудительно. |
|
Логический |
Может содержать только одно из двух значений «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл». |
|
Поле объекта OLE |
Рисунок, звукозапись и др. Не может быть ключевым, его нельзя индексировать. |
|
Гиперсвязь |
Адреса Web-страниц. |
|
ЗАДАНИЕ
Создайте однотабличную БД с указанными полями и предложенным типом данных;
задайте полям приведенные ниже свойства;
установите первичный ключ;
при необходимости, добавьте или удалите поля;
сохраните структуру (закрытием окна), задав при этом название таблицы.
Некоторые свойства полей, использованные в задании:
Размер поля. |
Для числовых полей – насколько большие эти числа Для текстовых полей – максимальное количество символов вводимой информации. |
Формат поля |
Для числовых полей – оформление числа Для даты и времени – форма представления дат. |
Маска ввода |
П Например, для краткого формата даты – 00.00.00, что позволяет при заполнении даты вводить только цифры, для телефона семизначного – 000-00-00, что позволяет избавиться от набора разделительной черты. |
Значение по умолчанию |
Используется для полей разных типов. Значение появляется в незаполненном поле. |
У |
В Функция Date(), вызванная из встроенных функций, представляет собой сегодняшнюю дату. Приведенное в примере условие означает, что введенная дата должна бать прошедшей. |
Сообщение об ошибке |
С |
озволяет
избавить пользователя от ввода
повторяющихся символов в информации.
словие
на значение
водимое
в поле значение подвергается проверке
на указанное условие. Условие можно
формировать Построителем,
используя встроенные функции, константы,
операторы.
ообщение
об ошибке необходимо заполнять
только в случае указанного условия
на значение.
Текст, введенный в эту строку, будет
появляться на экране в том случае,
если введенное значение не удовлетворяет
условию на значение.
Некоторые функции |
|
Некоторые операторы |
||
Название |
назначение |
|
Название |
назначение |
Sum() |
Сумма |
|
Between |
Между |
Avg() |
Среднее |
|
And |
И |
Count() |
Количество |
|
Not |
Не |
Int() |
Целая часть |
|
Or |
Или |
Date() |
Текущая дата |
|
Like |
Подобно |
Min() |
Минимум |
|
Mod |
Остаток от деления |
Max() |
Максимум |
|
<> |
Не равно |
IIf() |
Условие к выполнению действий |
|
> |
Больше |
Abs() |
Модуль |
|
< |
Меньше |
Sqr() |
Корень квадратный |
|
= |
равно |
ТАБЛИЦА «ОТДЕЛ КАДРОВ»
Имя поля |
Свойства поля, которые необходимо задавать. |
Код сотрудника |
Ключевое поле, счетчик, совпадения не допускаются |
Фамилия |
Размер поля по необходимости. |
Имя, отчество |
Размер поля по необходимости. |
Должность |
Размер поля по необходимости. |
Телефон |
Размер поля. Маска ввода |
Дата начала трудового стажа |
Краткий формат даты, маска ввода, условие на значение, сообщение об ошибке. |
Дата поступления на предприятие |
Краткий формат даты, маска ввода, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке. |
Оклад |
Формат поля, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке. |
Дата рождения |
Краткий формат даты, маска ввода |
Пол |
В
|
Семейное положение |
|
Количество детей (иждивенцев) |
Размер поля по необходимости |
ыполнить
подстановкой из списка значений: