Оглавление документа

Распространенным является составление оглавления документа и указателей (например, номер рисунка) вручную. Однако возможности Word позволяют автоматизировать этот процесс. Для создания оглавления достаточно лишь названия глав, подглав, разделов оформить как стиль – Заголовок 1...9.

Выполнение команды Ссылки/Оглавление позволит выбрать необходимые параметры объекта и произведет его вставку в указанное место документа

Шаблон – заранее заготовленный пустой бланк, в который пользователю необходимо внести свой оригинальный текст. В редакторе MS Word имеется несколько десятков заранее разработанных шаблонов: брошюры, каталоги, счета, отчеты, письма и прочее, представление в трех вариантах – машинописном, классическом и современном. Все шаблоны хранятся в файлах с расширением *.dot.

Макрос — это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда.

Макросы используются для:

• Для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования

• Для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов

• Для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах

Макросы хранятся в шаблонах и документах. По умолчанию, макросы хранятся в шаблоне Normal, чтобы они были доступны всем документам Word. Для создания макроса в Microsoft Word существует два метода: использование средства для записи макросов и прямое программирование в редакторе Visual Basic. Можно использовать и оба метода сразу: записать часть шагов, а затем расширить макрос с помощью программного кода.

Для вызова макроса можно использовать список макросов (Группа Код, меню Разработчик), назначить кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш.

Запись макроса

1. В группе Код меню Разработчик выберите команду Запись макроса.

2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

3. В списке Макрос доступен для выберите шаблон или документ, в котором будет храниться макрос.

4. При необходимости введите описание макроса в поле Описание.

5. Если макросу не требуется назначать кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш, нажмите кнопку OK, чтобы начать запись макроса.

Чтобы назначить макросу кнопку панели инструментов или команду меню, нажмите щелкните по пиктограмме кнопке, выберите записываемый макрос в списке Команды и перетащите его на панель инструментов или в меню. Щелчок по кнопке Закрыть начинает запись макроса.

Чтобы назначить макросу сочетание клавиш, нажмите кнопку Клавишам. Выберите записываемый макрос в списке Команды, укажите Новое сочетание клавиш и нажмите кнопку Назначить. Щелчок по кнопке Закрыть начинает запись макроса.

6. Выполните действия, которые следует включить в макрос.

Для выбора команд и параметров допускается применение мыши. Для записи таких действий, как перемещение курсора, а также выделение, копирование и перемещение текста, необходимо использовать клавиатуру.

7. Для завершения записи макроса нажмите кнопку Остановить запись.

Советы по записи макросов

• Перед записью макроса запланируйте заранее шаги и команды, которые он должен выполнить.

• Если при записи макроса в последовательности действий балы допущена, а затем исправлена ошибка, то в макросе также запишутся все исправления. Ненужные инструкции можно будет убрать позже путем редактирования макроса.

• Если некоторый макрос используется особенно часто, назначьте ему кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш. Это позволит быстро вызывать макрос без открытия диалогового окна Макросы.