3.5.Документація
(прийоми принципу доказовості в бухгалтерському обліку )
«Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку»- регламентує порядок створення, відображення в бухгалтерському обліку документів.
Первинний документ – документ, що містить зведення про господарську операцію, що підтверджує її здійснення.
Він складається у процесі ведення господарської операції або відразу після її завершення. Міністерство Статистики у 1995-96 роках затвердило типові форми первинних облікових документів.
В кожному документі повинні бути визначені показники, які називаються реквізитами. Вони визначаються законами.
Основні реквізити, які повинен мати кожен документ:
назву
місце складання
дату складання
зміст господарської операції і її підставу
кількісно-цінові вимірники
підписи осіб, відповідальних за здійснення операції і за правильність її оформлення
Окрім того можуть бути додаткові реквізити, визначені законодавчо. (печатка)
Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.
До документів ставляться такі основні вимоги:
своєчасність складання
достовірність показників
правильність оформлення
Документування - це процес відображення об’єктів б/о в первинних бухгалтерських документах.
Бухгалтерська обробка документів полягає у виконанні таких робіт:
перевірка
розцінка (таксування)
визначення рахунків, на яких буде зроблено запис (контирування)
групування
Первинні документи служать джерелом даних для запису в облікові реєстри.
Класифікація бухгалтерських документів (первинних)
• За характером оформлення - бухгалтерського оформлення - не бухгалтерського оформлення - комбінованого оформлення |
• За ступенем узагальнення господарських фактів - первинні (виписують в момент здійснення господарської операції –накладні, вимоги) - зведені ( заповнюють на підставі первинних документів - авансові звіти, звіт касира) |
• За призначенням - розпорядчі (містять розпорядження-накази ,записки на відпуск) - виконавчі (підтверджують факт здійснення господарської операції) |
• За місцем складання - внутрішні (касові), - зовнішні ( рахунок постачальника) |
• За способом охоплення операцій - разові (накладна, касові документи) - нагромаджувальні (лімітно-забірні карти) |
• За способом заповнення - ручним способом - машинним |
Облікові реєстри - це вторинні докази - таблиці певної форми, які побудовані у відповідності до вимог економічного групування даних про господарські факти - явища та процеси.
Класифікація облікових реєстрів
• За зовнішнім виглядом - зброшуровані листи (книги, журнали) - окремі листи (відомості, картки) - машинні носії (машинограми) |
• За побудовою (формою) - однобічні (№, зміст, Д, К) - двобічні (№, зміст, Д, №, зміст, К) - багатографні (деталізація Д і К) - шахові (на перетині відповідних клітинок суми) |
• За способом розміщення записів (за характером записів) - хронологічні (журнал реєстрації г.ф.) - системні (ж.о., відомості, головна книга) - комбіновані (журнал-головна) |
• За характером змісту (за обсягом змісту) - синтетичні (по синтетичним рахункам) - аналітичні (по аналітичним рахункам) - для синтетичного та аналітичного обліку |
У хронологічні господарські операції записують у календарній послідовності їх здійснення і оформлення.
Системні (систематичні) облікові реєстри призначені для групування (систематизації) однорідних за економічним змістом господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.
В комбінованих реєстрах записи здійснюють у хронологічному і систематичному порядку одночасно.
Форми бухгалтерської звітності - це третинні докази. Вони представляють собою таблиці з системою показників, які згруповані в певні форми і характеризують окремі аспекти фінансово-господарської діяльності підприємства за звітний період.
Кількість і форми звітності визначаються законодавством та вимогами користувачів (це стосується зовнішньої звітності і внутрішньої)