Офіційно-діловий стиль
Офіційно-діловий стиль – це прийоми використання мовних засобів під час документального оформлення актів державного, суспільного, політичного, економічного життя, ділових стосунків між окремими державами, організаціями та членами суспільства у їхньому офіційному спілкуванні; це мова ділових паперів, розпоряджень, постанов, заяв, протоколів, наказів.
Основне призначення - регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадянську потреби людей у типових ситуаціях.
Основні ознаки:
- нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні;
- точність, ясність, лаконічність, стислість та послідовність викладу фактів;
- документальність (кожен офіційний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, що забезпечують стабільність форми;
- наявність усталених одноманітних мовних зворотів, стандартизація вислову;
- регламентація тексту; для чіткої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти.
Мовні засоби:
- широке використання суспільно-політичної та адміністративно-канцелярської термінології (функціонування закладу, узяти участь, регламентація дій);
- наявна фразеологія повинна мати специфічний характер (ініціювати питання, висунути пропозицію, поставити до відома);
- відсутність авторської мовної індивідуальності та емоційно-експресивної лексики;
- застосування синонімії не повинно викликати двозначності сприймання;
- наявність безособових і наказових форм дієслів у формі теперішнього часу;
- чітко регламентоване розміщення та побудова тексту; обсяг основних частин, наявність обов'язкових стандартних стійких висловів, певних кліше (що дозволяє користуватися готовими бланками);
- широке використання безсполучникових речень.
Підстилі:
Законодавчий – використовується в законотворчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними та службовими особами. Реалізується в Конституції, законах, указах, статутах, постановах та ін.
Дипломатичний - використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури. Регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Реалізується в конвенціях (міжнародних угодах), повідомлення, зверненнях, протоколах, договорах, заявах і т. ін.
Юридичний – використовується у юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування). Цей підстиль обслуговує й регламентує правові та конфліктні відносини:
- між державою та підприємствами й організаціями всіх форм власності;
- між підприємствами, організаціями й установами всіх форм власності та приватними особами;
- між приватними особами.
Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, запитах, повідомленнях тощо.
Адміністративно-канцелярський - використовується у професійно-виробничій сфері, правових відносинах і діловодстві. Він обслуговує та регламентує:
- службові (офіційні) відносини між підприємствами одного й різного підпорядкування;
- службові відносини між структурними підрозділами одного підпорядкування;
- службові відносини між приватною особою та організацією, установою, закладом і навпаки;
- приватні (неофіційні) відносини між окремими громадянами.
Реалізується в офіційній коресподенції (листах), договорах, контрактах, заявах, автобіографіях, розписках тощо.
Історично ОДС базується на документах доби К.Р. та адміністрації Великого князівства Литовського, на юридичних актах міських урядів (15-17 ст.), на документах гетьманських канцелярій, має лексико-синтаксичний вплив російської канцелярської та мови австро-угорських і польських канцелярій.
Формулюючи поняття "ділова мова", слід мати на увазі три сучасні стилі – ОФС, науковий, розмовний, оскільки ділова мова містить близькі, спільні мовні засоби різних рівнів.
8.1. Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність. Ведення трудової книжки, занесення відомостей про роботу.
Трудова книжка – це основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує страж роботи, а також дає змогу власнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника.
Питання щодо ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання і облік регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 р. № 301 „Про трудові книжки працівників" та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 р. за N 110.
Чинним законодавством на працівників покладається обов’язок при прийнятті на роботу подати власнику чи уповноваженому ним органу належно оформлену трудову книжку, а на власника – забезпечити ведення трудових книжок.
Слід зазначити, що трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню.
Проте, на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом.
Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформлюється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.
До трудової книжки вносяться:
відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження;
відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.
При цьому записи про застосування до працівника стягнень до трудової книжки не заносяться.
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Усі записи до трудової книжки мають бути виконані арабськими цифрами (число і місяць - двозначними).
Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).
У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.
Виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення та ін. мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.
Слід зазначити, що окремим рядком до трудової книжки заносяться з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів такі відомості:
про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;
про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі, крім випадків, коли навчальні заклади вносять записи про навчання на денних відділеннях для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки;
про роботу як членів колгоспу - у тому разі, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;
про час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у тому числі за перестарілим, який досяг 80-річного віку.
безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.
Щодо стосується ведення трудових книжок працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), то слід зазначити, що трудові книжки зазначених працівників зберігаються безпосередньо у працівників.
Зазначені фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості.
Унесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчуються його печаткою.
Слід зазначити, що у тому разі, коли в трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.
Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний.
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення - в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.
Щодо видачі трудової книжки у разі звільнення необхідно відмітити, що у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
На власника або уповноваженого ним органу покладається обов’язок щодо видачі працівникові його трудової книжки в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органа працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника.
Разом з цим, слід зазначити, що на підприємстві ведеться документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок, а саме, книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Зазначені книги обліку мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.
Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.
Чинним законодавством на на керівника підприємства, установи, організації покладено відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок.
8.2. . Пароніми, види паронімів
Пароніми — слова, досить близькі за звуковим складом і звучанням, але різні за значенням. Наприклад: білити ібіліти; сильний і силовий, громадський і громадянський, дружний і дружній. Часто вони мають один корінь, а різняться лише суфіксом, префіксом чи закінченням. Незначна відмінність у вимові призводить до помилок, тому варто приділяти увагу вживанню малознайомих слів, додатково перевіряючи їхнє тлумачення.
За звуковим складом пароніми бувають:
однокореневі — відрізняються лише суфіксами або префіксами: земний «пов'язаний із землею, земною сушею» — земельний «пов'язаний із землекористуванням» — земляний «зроблений із землі» — землистий «з частками землі», «за кольором подібний до землі»; дільниця «адміністративно-територіальна або виробнича одиниця» — ділянка «земельна площа», «сфера діяльності»; танк «бойова машина» — танкер «судно»; зв'язаний «з'єднаний вузлом», «скріплений за допомогою мотузка, ланцюга» — пов 'язаний «закріплений», «поєднаний чимось спільним»; ефектний «вражаючий» — ефективний «з позитивними наслідками» — дефектний «зіпсований, з дефектом» — дефективний «ненормальний», «із психічними або фізичними вадами»; сердечний «пов'язаний із серцем», «щирий» — сердешний «бідолашний»; вникати «намагатися зрозуміти суть чого-небудь» — уникати «прагнути бути осторонь чого-небудь»;
різнокореневі — відрізняються одним-двома звуками: компанія «товариство» — кампанія «сукупність заходів»; ступінь «міра інтенсивності», «вчене звання» — степінь «добуток однакових співмножників»; промінь «смужка світла» — пломінь «полум'я»; талан «доля» — талант «обдарування»; розпещений «зіпсований надмірною увагою» — розбещений «морально зіпсований»; гучний «голосний» — бучний «пишний», «галасливий»; веліти «наказати» — воліти «хотіти»; гамувати «заспокоювати, приборкувати» — тамувати «задовольняти потребу в чомусь», «стримувати».
За лексичним значенням пароніми бувають:
синонімічні: повідь — повінь, крапля — капля, слимак — слизняк, привабливий — принадливий, хиткий — хибкий, плоский — плаский, барабанити — тарабанити, линути — ринути, притаїтися — причаїтися, рипіти — скрипіти, радити — раяти;
антонімічні: лепський — кепський, прогрес — регрес, експорт — імпорт, еміграція — іміграція, густо — пусто;
семантично близькі: крикливий — кричущий, церемонний «манірний, проханий» — церемоніальний «урочистий, за певним розпорядком», цегельний — цегляний, ніготь — кіготь, м'язи — в'язи, кіш «кошик» — ківш «черпак», кристал — кришталь;
семантично різні: газ — гас, глуз — глузд, орден — ордер, дипломат — дипломант, ефект — афект.
Пароніми, як і омоніми, у художній літературі та в побуті використовуються для створення каламбурів — жартівливої гри слів: — Сумніваюсь, чи ти козак чи кізяк, — засміявся задоволений своїм жартом Варчук (М. Стельмах). Страшніш від огненних геєн голодна хіть зажерливих гієн (Б. Олійник). Прийомний син барона був баран (Л. Костенко). Нечесну приватизацію в народі називають прихватизацією; донощиків, шо на вухо доносять, іменують Навуходоносорами (за ім'ям вавилонского царя Навуходоносора). Використання омонімів і паронімів як художніх та стилістичних засобів називається парономазією.
Разом із тим треба пам'ятати, що звукова, а іноді й значеннєва близькість паронімів може призвести до сплутування їх: незгоди («відсутність взаємопорозуміння, розбіжність у поглядах») і знегоди («нещастя, труднощі»); факт («подія, явище») і фактор («умова, причина»); уява («здатність уявляти») і уявлення («розуміння, поняття»); зумовити («спричинити») і обумовити («зробити застереження») тощо.
10. Інформаційні документи: телеграма, резолюція, телефонограма, доповідна і пояснювальна записка. Правила їх написання. Зразки.
Телеграма — це узагальнена назва різних за змістом документів (урядових, міжнародних, службових, приватних та ін.), які передаються телеграфом. Телеграми бувають прості, термінові чи «блискавки».
Є різні види телеграм: фототелеграма (передається технічна інформація, схеми, креслення та ін.), телеграма-до-ручення (підпис у таких телеграмах обов'язково має бути завірений печаткою), метеотелеграма та ін.
Обов'язкові реквізити телеграми: назва; категорія і відмітки особливого виду; адреса; текст; підпис; адреса відправника, його прізвище; дата; підписний номер.
Текст телеграми подається без прийменників, сполучників та займенників. Абзаци не виділяються; розділові знаки здебільшого не ставляться.
Наводимо зразок телеграми:
Резолю́ція —
1) документ, що фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, нарадах, з'їздах, конференціях; її вміщують у кінці протоколу або пишуть окремо і додають до нього.
2) — письмові вказівки керівника виконавцю про характер, форму та термін виконання документа.
Складається з наступних елементів:
Прізвище виконавця;
Зміст дій;
Термін виконання;
Дата прийняття резолюції;
Особистий підпис керівника.
Резолюція розміщується на площі реквізиту «адресат» або на іншій вільній площі листа.
Телефонограма
ТЕЛЕФОНОГРАМА - термінове повідомлення, передане адресатові телефоном. Телефонограми використовують для документального оформлення усних телефонних переговорів. Це один з видів усної ділової кореспонденції.
Реквізити телефонограми:
1) назва документа - заголовок;
2) номер і дата телефонограми.
Слово Телефонограма, її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми - дата її передачі;
3) назва організації і службової особи - відправника телефонограми;
4) назва організації і службової особи - одержувача телефонограми;
5) текст телефонограми має бути таким стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті телефонограми може бути не більше 50 слів;
6) підпис службової особи - керівника організації або його заступника (в окремих випадках - керівників відділів);
7) у графах передано і прийнято зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає, того, хто приймає, і номери їхніх телефонів.
На багатьох підприємствах використовуються спеціальні бланки, на яких занотовують телефонограми.
Зразок
Доповідна записка
Доповідна записка - це документ, адресований керівнику структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки і пропозиції.
Складається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.
Доповідна записка складається з таких реквізитів:
1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).
2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі справа).
3. Назва документа.
4. Дата.
5. Номер.
6. Заголовок (Про...).
7. Текст.
8. Посада адресанта.
9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок). Приклад:
Декану факультету психології Петрову Г. Д.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 34-12/243 25.03.2006 р.
Про введення курсу української мови.
Мовна культура - один із найважливіших показників нашої духовної культури. Сьогодні, на жаль, писемне мовлення студентів 1-го курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних та пунктуаційних норм української мови. Практичні заняття з правопису української мови в межах курсу "Ділова українська мова" (10-12 годин) не дають можливості радикально змінити ситуацію на краще.
Для поліпшення мовної підготовки студентів прошу включити в навчальний план на 2006-2007 навчальний рік курс сучасної української літературної мови (36 годин аудиторних занять).
Завідувач кафедри
української мови (підпис) М.С. Сіверко
Пояснювальна записка
Пояснювальна записка - це документ, у якому:
- викладаються причини якихось подій, фактів, допущених порушень (складається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);
- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст, призначення плану, звіту, проекту тощо).
Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) і особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).
Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:
1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).
2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі справа).
3. Назва документа.
4. Дата.
5. Номер.
6. Заголовок (Про...).
7. Текст.
8. Посада адресанта.
9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
11. Інформаційні документи: довідка, протокол, витяг з протоколу, оголошення (види оголошень), запрошення. Вимоги до їх написання. Зразки.
11.1. Довідка — це документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.
Довідки діляться на дві групи:
- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;
- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.
Довідки також можуть бути:
- зовнішніми – укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;
- внутрішніми – укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.
Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.
Реквізити довідки:
1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).
2. Назва документа.
3. Дата.
4. Місце укладання документа.
5. Заголовок до тексту.
6. Текст.
7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.
8. Печатка.
Приклад
Міністерство освіти і науки України
Донецький державний університет
ДОВІДКА № 67
28.12.2002 р. м. Донецьк
Семенов Сергій Ігоревич є студентом III курсу філологічного факультету відділення «Українська мова та література».
Довідка видана для подання в Київський РВК м. Донецька.
Декан філологічного
факультету (підпис) О.Л.Григор’єв
(печатка)
Секретар (підпис) К.В.Онопрієнко