1.1 Роль мови в діловому спілкуванні

Спілкування завжди пов’язане з певним предметом спілкування, який визначає сутність, специфіку спілкування. Існує спілкування інтимне, професійне, світське, ділове та ін.

Предметом ділового спілкування виступає “діло”, справа, коли співрозмовники взаємодіють з приводу конкретного “діла”.

Є різні розуміння поняття “ділове спілкування”. Одні вважають, що спілкування слід вважати діловим, якщо його змістом виступає соціально значуща спільна діяльність, інші вважають, що ділове спілкування – це усний контакт між співрозмовниками, які мають для цього необхідні повноваження і ставлять перед собою завдання вирішити проблеми.

Ділове спілкування визначимо як спілкування, метою якого є організація і оптимізація виробничої, наукової, комерційної чи іншої діяльності, де на першому місці стоять інтереси справи, а не конкретних співрозмовників.

Ділове спілкування є специфічною формою контактів і взаємодії людей, які представляють не лише самих себе, а й свої організації. Воно включає обмін інформацією, пропозицією, вимогами, поглядами, мотивацією з метою розв’язання конкретних проблем як всередині організації, так і за її межами, а також укладення контрактів, договорів, угод чи встановлення інших відносин між підприємствами, фірмами, організаціями.

Мова будь-якої людини повинна бути правильною. Мова ділової людини – особливо, тому що помилки у вимові і вживанні слів відволікають співрозмовника від суті ділової розмови, а іноді і призводять до непорозумінь. Мова завжди повинна відповідати ситуації, культурному і професійному рівню слухачів. 

У діловій розмові цілком можна обійтися без мудрованих наукових термінів. Не варто напружувати співрозмовника, навіть якщо він добре освічений.

Існує також безліч мовних конструкцій, які допомагають у процесі ділової бесіди коротко, зрозуміло і чемно виразити те чи інше поняття, побажання, прохання, полегшують ведення бесід і переговорів.

1.2 Виникнення документів, Їх класифікація, склад реквізитів.

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці тощо.

Види документів:

за найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;

за походженням — службові (офіційні) та особисті;

за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;

за призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

за напрямком — вхідні й вихідні;

за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;

за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові — з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);

за ступенем гласності — секретні й несекретні;

стадіями створення —

- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);

- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;

- витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.

за складністю — прості й складені;

за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

за носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаєтьсяділоводством.

Документи створюють з затвердженою формою, тобто відповідно до формуляр-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які заниваються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.

Бланк — друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію (довідка).

Реквізити документу:

№ з/п

Реквізит

Розташування та правила оформлення

1	2	3
1.	Державний герб України	Посередині бланку або у кутку над серединою рядка з назвою організації
2.	Емблема організації чи підприємства	Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
3.	Зображення державних нагород	У верхньому лівому кутку або посередині документа
4.	Код підприємства, установи, організації	У верхньому правому кутку
5.	Код форми документа	У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
6.	Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа
7.	Повна назва установи, організації або підприємства — автора документу	У верхньому лівому кутку.
8.	Назва структурного підрозділу	У лівому верхньому кутку
9.	Повна поштова адреса, номер телефону, номер рахунку, реквізити банку	У верхньому лівому кутку
10.	Назва виду документу	Зліва або посередині сторінки (крім листів)
11.	Дата	Датується днем його підписання або затвердження. На бланках — у верхній частині разом із індексом. Якщо документ створений не на бланку, то дата ставиться під текстом зліва. Словесно-цифровий спосіб (13 березня 2009 р.), цифровий спосіб (13.03.2009 р.) запису дати
12.	Індекс	У верхній частині зліва (номер документа): шифр структурного підрозділу, номер справи, реєстраційний номер документа: № 36-10/2007
13.	Посилання на індекс та дату вхідного документу.	У верхній частині документу: дата та індекс: на № 36-10/27 від 10.03.2009 р.
14.	Місце укладання документа	У верхній частині сторінки зліва: назва міста чи населеного пункту.
15.	Гриф обмеження доступу до документа	З правого боку під кодом форми документа: «ДСК» («для службового користування»), «СЕКРЕТНО», «ЦІЛКОМ СЕКРТЕНО»
16.	Адресат	З правого боку у верхній частині документу
17.	Гриф затвердження	У верхній правій частині документу
18.	Резолюція	Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа. У правому верхньому кутку.
19.	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщується під назвою документу, відображає головну ідею документу (здебільшого починається з прийменника «про…»).
20.	Відмітка про контроль	З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документу. Її проставляють за формою «К» або «Контроль»
21.	Текст	Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля). Складається з таких логічних елементів: — вступ; — доказ; — закінчення.
22.	Відмітка про наявність додатків	Частіш за все наприкінці тексту документу
23.	Підпис	Підписують, як правило, перший примірник документу. До складу підпису входять: — найменування посади (з лівого боку); — підпис (між назвою посади і прізвищем); — ініціали і прізвище особи, яка підписала документ (праворуч)
24.	Гриф погодження	Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис»
25.	Віза	Внутрішнє погодження документу (на першому примірнику документа)
26.	Печатка	Проставляється таким чином: захоплює кілька літер посади особи, яка підписала документ.
27.	Відмітка про засвідчення копій	У правому верхньому кутку пишеться слово «копія», під підписом відмітка про завірення копії.
28.	Прізвище виконавця та номер телефону	Обов’язковий реквізит на вихідних документах. Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
29.	Відмітка про виконання документа й направлення його до справи	Розміщується в лівій або центральній частині ніжнього поля першої сторінки документа
30.	Відмітка про наявність документа в електронній формі	Містить повне ім’я файлу і .його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Ставлять у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа.
31.	Відмітка про надходження	Розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа.

 

Доповідна записка — це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника.

За місцем виникнення:

— внутрішні — адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач;

— зовнішні — адресуються керівникові вищої організації.

Поділяються на інформаційні, звітні, ініціативні.

Різновидом ініціативної доповідної записки є пропозиція — довідково-інформаційний документ, що містить конкретні пропозиції з певних питань.

Пояснювальна записка — це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників на вимогу керівника.

Реквізити:

1. Посада прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка.

2. Назва документа.

3. Заголовок.

4. Зміст записки.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

6. Дата складання документа.

В межах установи оформлюється на звичайному аркуші паперу.

Аркуш: А4, поля: ліве — 35 мм, праве — 8 мм, верхнє, нижнє — 20 мм, нумерація починається з другої сторінки.

2.1 Основні правила написання, оформлення документів.

Документ - це матеріальний носій із зафіксованою на ньому інформацією.  В якості такого носія може служити папір, диск комп'ютера, фото - та кіноплівка і т.д. Діловий документ служить для фіксації адміністративної (управлінської) інформації.  Структурні елементи:  титульний лист;  передмову;  зміст;  введення;  найменування;  вимоги;  додатки;  бібліографічні дані.  Структурні елементи, за винятком елементів "Титульний аркуш", "Передмова", "Найменування", "Вимоги", приводять при необхідності, в залежності від особливостей стандартізуемого об'єкта.  Титульний аркуш.  Першу сторінку титульних аркушів державних стандартів Російської Федерації, стандартів галузі, стандартів підприємства, стандартів науково - технічних, інженерних товариств та інших громадських об'єднань оформлюють у відповідності з додатками А, Б, В, Г.  Передмова.  Передмову вміщують на другій сторінці титульного аркуша. Слово "Передмова" записують з великої літери посередині сторінки. Відомості, що наводяться у передмові, нумерують арабськими цифрами (1, 2, 3 і т.д.). При необхідності в передмову можуть бути включені додаткові відомості.  Зміст.  Зміст включає порядкові номери і найменування розділів (за необхідності - підрозділів), додатків із зазначенням їх позначення і заголовків, а при необхідності і графічного матеріалу із зазначенням номера сторінки, на якій вони розміщені.  Слово "Зміст" записують посередині сторінки з великої літери.  Зміст збірника стандартів включає позначення і найменування стандартів із зазначенням номера наскрізної нумерації сторінок.  Введення.  Введення приводять при необхідності обгрунтування причин розробки стандарту.  Запровадження не повинно містити вимог.  Запровадження не нумерують і розміщують на окремому аркуші.  Заголовки.  Розділи, підрозділи повинні мати заголовки. Пункти, як правило, заголовків не мають.  Заголовки повинні чітко і коротко відображати зміст розділів, підрозділів.  Заголовки розділів, підрозділів і пунктів слід друкувати з абзацного відступу з великої літери без крапки в кінці, не підкреслюючи.  Вимоги ГОСТів до оформлення документів:

Документ складається з окремих інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка,назва виду документа, текст документа і т.д.). Сукупність реквізитів документа, розташованих у встановленому порядку, становить - формуляр документа.  ГОСТ Р.6.30 - 2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" встановив формуляр-зразок організаційно - розпорядчих документів, який представляє собою графічну модель або схему побудови документа. Формуляр - зразоквстановлює розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів.  ГОСТ Р.6.30 - 2003 встановлює також склад реквізитів організаційно - розпорядчих документів та їх розташування на бланку документа, правила оформлення реквізитів, вимога бланків і порядок виготовлення і т.д. Всього державним стандартом встановлено 30 реквізитів. Двадцяте реквізит - текст документа.  Текст - основний реквізит документа, який повинен містити достовірну та об'єктивну інформацію, викладену ясно, точно, нейтральним тоном і по можливості коротко. Документи складаються російською або національною мовою відповідно до законодавства Російської Федерації про державні мови.  Текст документа може бути представлений у вигляді таблиці, анкети, зв'язного тексту.  Тексти документів великого обсягу поділяються на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами:  Розділ;  Підрозділ;  Пункт;  1.1.1.1 Підпункт.  1. Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування).  Емблема підприємства - це символічне графічне зображення. Як емблеми, як правило, використовується товарний знак. Зображення емблеми полегшує пошук документа, але замінювати найменування підприємства або установи емблемою не допускається. Емблему розміщують на лівому полі документа на рівні назви організації або верхньому полі документа. Емблема повинна бути зареєстрована в установленому порядку - не допускається зображати на бланку емблеми, товарні знаки (знаки обслуговування), не зареєстровані офіційно.  Емблема не відтворюється також при зображенні на бланку документа герба.  2. Код організації.  Згідно ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ) код мають всі зареєстровані організації. Він може бути проставлений на бланках документів при їх виготовленні і є своєрідним підтвердженням правомочності організації - автора документа.  3. Найменування організації.  Реквізит називає автора документа, яким може бути організація, структурний підрозділ, посадова чи фізична особа. Це реквізит передбачає також вказівку вищестоящої організації, якщо вона є. У бланках структурних підрозділів найменування підрозділу вказують під найменування організації. У бланках організацій подвійного підпорядкування (федеральному органу виконавчої влади і місцевому органу влади) вказується тільки найменування місцевого органу влади.  4. Довідкові дані про організацію.  Реквізит присутня тільки в бланках листів і включає в себе індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфнаадреси, номера телефону, факсу, адресу електронної пошти. У складі цього реквізиту можуть зазначатися банківські реквізити, державний реєстраційний номер організації, номери ліцензій.  5. Найменування виду документа.  Цей реквізит є одним з найважливіших, оскільки дозволяє судити про призначення документа, визначає склад реквізитів та структуру тексту. Найменування виду документів проставляється на всіх документах, крім листів, і друкується прописними літерами під реквізитом "Найменування організації": Н, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, АКТ і т.п.  6. Дата документа.  Дата один з основних реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа. Датою документа може бути дата його підписання, затвердження або дата подій, зафіксованого в документі. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа є дата проставлення останнього підпису. Дати в документі оформляються цифровим способом у такій послідовності: день місяця, місяць, рік.  Крім дати документа, датуються також всі службові відмітки на документі (резолюції, візи, позначка про виконання документа та ін.)  7. Реєстраційний номер документа.  Реєстраційний номер документа - це цифрове або буквено-цифрове позначення, під яким документ введений в інформаційно-пошукову систему. Для внутрішніх документів (розпоряджень, актів, протоколів) це, як правило, порядковий номер у межах календарного року. За рішенням організації порядковий номер документа може доповнюватися інформацією про кореспондента, виконавця, тематиці, літерними індексами. На документах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційні номери авторів проставляються через косу риску в порядку черговості авторів на документі.  Реєстраційний номер документа проставляється на рівні дати.  8. Місце складання або видання документа.  Реквізит використовується тільки в загальних бланках і бланках конкретних видів документа (крім листа). При оформленні цього реквізиту враховується адміністративно-територіальний поділ країни.  Місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо назва території входить в найменування організації.  9. Гриф обмеження доступу до документа.  Реквізит проставляється на документах, що містять відомості обмеженого поширення, - державну таємницю або конфіденційну інформацію. У першому рядку даного реквізиту можуть проставлятися наступні відмітки: "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої ​​важливості" (якщо документ містить державну таємницю); "ДСП" (для службового користування), "Конфіденційно", "Комерційна таємниця", " Банківська таємниця "та ін (якщо документ містить конфіденційну інформацію). У другому рядку реквізиту проставляються номер примірника документа та інші відмітки.  10. Адресат.  Реквізит використовується в листах та внутрішніх документах, призначених для розгляду керівництвом (заяви,доповідні, пояснювальні записки та ін.)  Адресатом документа може бути організація, структурний підрозділ, посадова чи фізична особа. До складу реквізиту може входити поштова адреса.  Поштова адреса не вказується, якщо документ направляється до вищих органів державної влади управління, вищестоящу організацію, підвідомчі організації або постійним кореспондентам.  Адресат проставляється на бланку документа праворуч.  На документі може бути зазначено декілька адресатів, але не більше чотирьох. При направленні документа більш ніж у чотири адреси складають список розсилки, а на кожному документі проставляється тільки один адресат.  11. Заголовок до тексту.  Реквізит є обов'язковим для всіх документів, крім документів, складених на бланку формату А5, і необхідний для реєстрації та пошуку документа. Заголовок повинен максимально стисло і точно відображати зміст документа і граматично узгоджуватися з назвою виду документа.  Заголовок до тексту друкують під реквізитами бланка зліва без лапок і не підкреслюють. Крапка в кінці заголовка не ставиться. В одному рядку заголовка має бути не більше 28 - 30 знаків при кількості рядків не більше п'яти. Рядки заголовка друкуються через один інтервал.  12. Підпис.  Підпис - обов'язковий реквізит, що забезпечує посвідчення документа й надає йому юридичну силу. Підпис на документі проставляє особа, наділена відповідною компетенцією.  До складу підпису входять: найменування посади особи, що підписує документ, його особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали та прізвище) без лапок і дужок.  На документі може бути більше одного підпису, якщо за його зміст несуть відповідальність кілька осіб. У цьому випадку підписи розташовують один під одним у послідовності, яка відповідає займаним посадам.  13. Друк.  Печатки ставляться на найбільш важливих документах, підтверджуючи справжність підписів. Друк повинна бути добре читана і не накладатися на найменування посади і особистий підпис. Печатки бувають гербовими і простими. Види печаток, порядок їх застосування і зберігання встановлені в Інструкції з документаційного забезпечення діяльності організації.

2.2 Стилі мовлення, офіційно-діловий стиль.

Художній стиль

Художній стиль є складним сплавом, у якому відображається все багатство національної мови. Тут можливе поєднання елементів усіх стилів літературної мови. Засобами художнього слова через систему образів художній стиль впливає на розум, почуття та волю читачів, формує їхні ідейні переконання, моральні якості й естетичні смаки.

Образність відрізняє художній стиль від решти стилів. Використання мовних засобів зумовлено його призначенням — образно відтворити дійсність. Мова художньої літератури характеризується виключним багатством лексики і фразеології. У художні твори вводяться історизми, архаїзми, діалектизми, елементи просторіччя, навіть жаргонізми. Приклад архаїзмів: Німим отверзуться уста.

Приклад діалектизмів: «В Яремчі, неподалік від водоспаду, сидів гуцул у кептарику, в брилку, у вишитій сорочці і палив люльку. Поряд лежали полотняні бесаги з якимось кадібком, купленим у Яремчі на ярмарку, біля бесагів витяглись ноги у білих гачах».

У художньому стилі широко використовується емоційно-експресивна лексика: синоніми, антоніми, омоніми, пароніми, фразеологізми. Для передачі думки використовуються різноманітні художні засоби (епітети, метафори, порівняння, символи тощо).

Науковий стиль

Основна функція наукового стилю — повідомлення. Твори, написані в цьому стилі, містять наукову інформацію, тому до нього ставляться жорсткі вимоги в дотриманні норм.

Сфера застосування наукового стилю — наукові й науково-технічні праці, призначені для спеціалістів, підручники для вищих шкіл.

Основні ознаки наукового стилю: ясність і предметність тлумачень, логічна послідовність і доказовість викладу, узагальненість понять і явищ, об’єктивний аналіз, точність і лаконічність висловлювань, аргументація та переконливість тверджень.

Головна ознака наукового стилю — термінологічність.

Твори в науковому стилі насичені абстрактною лексикою. Загальновживані слова використовуються, як правило, лише в одному зі своїх значень.

У науковому стилі допускається повторення тих самих слів у невеликому за розмірами тексті. Це обумовлено необхідністю точно й однозначно виражати думку.

У науковій мові переважають складні речення.

Публіцистичний стиль

Основна функція публіцистичного стилю — формування громадської думки. У публіцистичному творі потрібно не тільки подати інформацію, а й пояснити її з певних позицій, переконати читача в правильності цих позицій. Поєднання логічності викладу матеріалу з емоційно-експресивним забарвленням є важливою особливістю публіцистичного стилю.

Публіцистичному стилю властиві короткі прості речення, часто питальні або окличні, звертання, вигуки. Лексика його носить переважно суспільно-політичний характер. Часто публіцистичні тексти мають форму діалогу. «Проблеми із самоврядуванням часто криються на рівнях, про які й не підозрюємо. Чи ними нехтуємо, намагаючись розв’язати проблему одномоментно. Новітні традиції, закладені в суспільну свідомість впродовж сімдесяти років історії, яка передувала нинішнім часам нашої незалежності, не минули безслідно. Нас привчили до словесної еквілібристики настільки, що... Хіба не тавтологія — «самоврядування» і «врядування», якщо обидва означають уміння давати собі лад? Було тільки бажання, аби в житті окремої людини виникло розуміння, що не треба все перекладати на плечі держави...»

Офіційно-діловий стиль

Офіційно-діловий стиль — це стиль документів. Він використовується для спілкування в державному, громадському, політичному і господарському житті; у ділових стосунках між державами, установами та окремими громадянами суспільства. Офіційно-діловий стиль відрізняється від інших наявністю стандартизованості, тобто використанням сталих зворотів, однотипових виразів та вживанням спеціальної офіційно-ділової термінології. Текст, складений в офіційно-діловому стилі, має бути змістовним, точним, стандартним та інформативним.

Побудова речень відзначається лаконізмом, речення структурно чіткі.

«Предметом застави не можуть бути об’єкти державної власності, приватизація яких заборонена законодавчими актами, а також майнові комплекси державних підприємств та їх структурних підрозділів, що знаходяться у процесі корпоратизації. Крім того, не можуть бути предметом застави цілісні майнові комплекси та їх структурні підрозділи підприємств, майно та кошти благодійних організацій». (Закон України «Про заставу»)

Розмовний стиль

Розмовний стиль виконує функцію спілкування. Він характеризується невимушеністю і простотою форм. Розмовним стилем люди користуються в усіх сферах життя: у побуті, у сім’ї, на виробництві. Основне призначення цього стилю — бути засобом впливу й невимушеного спілкування, жвавого обміну думками, судженнями, оцінками, почуттями, з’ясування виробничих і побутових стосунків.

Лексику розмовного стилю представлено великою кількістю експресивних та емоційно-забарвлених слів, зокрема метафор, порівнянь, синонімів, фразеологізмів, фольклоризмів, діалектизмів, просторічних та скорочених слів, вигуків тощо.

У розмовному мовленні широко використовуються прості речення, переважно короткі (неповні, обірвані, односкладні). Розмовне мовлення здебільш спонтанне, непідготовлене, тому його компонентами є позамовні елементи: міміка, жести, поширена ситуація.

— «Грицю! — сказав батько.

— Га! — сказав Гриць.

— Видиш оту хату?

— Видзу.

— Пам’ятай собі, се школа.

— Ба, — сказав Гриць.

— Сюди будеш ходити вчитися.

— Ба, — сказав Гриць.

3.1. Структура тексту документа

Структура документа - це відносно стійкий спосіб організації його елементів як системи.

Якщо система охоплює найрізноманітніші складові того чи іншого об'єкта: його будову, склад, спосіб існування, форму розвитку, - то структура вирізняється такими його якостями, як стійкість, стабільність усього об'єкта, завдяки чому він зберігає свою якість за зміни зовнішніх та внутрішніх умов.

Доки зберігається структура, доти й зберігається система в цілому. Руйнування чи перетворення структури документа може призвести до істотної перебудови чи його загибелі.

Так, умовно відповідно до структури розрізняють такі види текстових документів: простий документ, складний документ, полідокумент, монодокумент.

Характеристика видів документів відповідно до структури подана в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1. Характеристика видів документів відповідно до структури

№	Назва виду	Загальна характеристика
1.	Простий документ	Окремий завершений витвір, цілісність якого визначається його змістом та логічністю викладу, зафіксований на окремій (єдиній) одиниці матеріального носія; повідомлення, яке розміщене на одному матеріальному носії (службовий лист, заява, автобіографія тощо)
2.	Складний документ	Завершений витвір, який складається з двох або більше частин, що об'єднані однією загальною темою, проблемою, метою або його автором, Й зафіксований на кількох матеріальних носіях
3.	Монодокумент	Документ, що містить один твір (монографія, підручник, карта, листівка)
4.	Полідокумент	Документ, що містить кілька творів (багатотомне видання, періодичне видання, видання, що продовжується). Як правило, має нумерацію або датування й видається в однотипному оформленні

Поділ документів на прості та складні, моно - й полідокументи вважається умовним, оскільки одне повідомлення (твір) може розміщуватись на кількох відокремлених матеріальних носіях: аркушах, сторінках, томах, випусках тощо.

Структура документа - це матеріальна конструкція, що складається з певної кількості елементів, взаємозв'язок між якими дає йому можливість існувати як системі. Структура дозволяє відрізнити книгу від журналу, платівку від дискети тощо, тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа.

Оскільки, офіційний документ мусить відповідати певним вимогам й бути відповідним чином оформленим з метою його подальшого використання та зберігання, то більшість із його підсистем регламентовані стандартами, поясненнями, інструкціями тощо. Кожен вид службового документа має свій типовий формуляр чи формуляр-зразок - необхідні відомості про документ, які слугують його основою.

Зовнішня та внутрішня структура документа

Зовнішня побудова документа - це зовнішня конструкція документа, що дозволяє ідентифікувати його як той чи інший вид.

Головним завданням зовнішнього вигляду документа (окрім електронного) є надання йому такої форми, яка б викликала у користувачів зацікавленість в отриманні інформації.

Для службового документа - це його бланк як носій інформації. Залежно від розмірів бланка і якості його виготовлення приймається рішення щодо подальшої роботи з ним.

Для картографічних видань основними елементами зовнішнього оформлення є його носій, титул, пенал для зберігання тощо.

Кінодокументи можуть мати такий склад зовнішніх елементів: короб, бобіна, кінострічка, етикетка з назвою тощо.

Книжкове видання має такий склад зовнішніх елементів: обгортка, суперобгортка, палітурка, книжковий блок, форзац, корінець, футляр тощо.

Музичний документ різниться складом зовнішніх елементів. Це може бути, наприклад, окрема грамплатівка чи диск та його упакування: зовнішній конверт або коробка, внутрішній конверт або поліетиленовий пакет; аркуші-вкладиші з супровідним текстовим матеріалом тощо.

Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, сукупність пов'язаних між собою елементів та частин, які дозволяють більш ефективно виконувати пошукову діяльність, сприймати й використовувати інформацію, яка в ньому міститься. Ця інформація об'єднує документ в одне ціле й підпорядковує його внутрішні компоненти один одному.

Склад внутрішніх структурних елементів та частин документа у більшості випадків визначається його видом.

Наприклад, організаційно-розпорядчі документи мають таку внутрішню структуру:

- заголовок з найменуванням автора;

- найменування документа (окрім офіційних листів);

- текст з додатками;

- підписи;

- позначки тощо.

Видання може містити наступні елементи та частини:

- вихідні відомості;

- зміст;

- передмова;

- вступна стаття;

- основний текст;

- післямова;

- додатки.

Діафільм, як різновид кінофотофонодокумента, може різнитися елементами, на яких розташовуються: вихідні відомості; відомості про кількість кадрів, їх колір та розмір; кількість роликів; тривалість демонстрації; вартість тощо.

3.2 Логічна послідовність тексту документа

Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв'язків у межах одного речення чи в повному тексті. Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна послідовність може виражатися за допомогою протиставлення. Наприклад: Підготовчі курси технологічного інституту повідомляють про набір слухачів, проте слід зауважити, що приймаються особи, які закінчили середню школу чи інший середній навчальний заклад.

Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкреслення наступності чи черговості подій або явищ. Це досягається за допомогою слів: спочатку, водночас, потім тощо.

Наприклад: Довго стоїть на ґанку не наважуючись зайти, а потім, підібгавши вуста, надавши своєму зораному зморшками обличчю гідності, одважується (Є. Гуцало).

Одним із способів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: тому, тому що, для цього, з цією метою та ін. Наприклад: Необхідно навчати студентів мистецтву слова — найдавнішому засобу виховання, тому що мова не тільки засіб спілкування, а й море інформації про світ, про свій народ, його культуру, традиції, звичаї.

Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів на позначення результативності (таким чином, у результаті, отже, тощо). Наприклад: Отже, ліцензійна торгівля охоплює переважно електротехнічну й електронну промисловість, загальне машино-, приладобудування, автомобільну, авіаракетну промисловість, хімію й нафтохімію, біотехнологію, ресурсозберігаючі технології.

4.1. Мова і професія.

Кожна національна мова — універсальна система, в якій живе національна душа кожного народу, його світ і духовність. Українська мова — невмирущий скарб істини, краси, благородства, знань, мистецтва. Сьогодні йдеться про розширення сфер функціонування української мови. Це засіб не лише спілкування, а й формування нових вироб­ничих відносин.

Мова як інструмент здобуття знань, як засіб життє­діяльності людини має велике значення для всіх. Оскільки мова не тільки обслуговує сферу духовної культури, а й пов'язана з виробництвом, з його галузями і процесами, із соціальними відносинами, вона — елемент соціальної сфе­ри.

У сучасному житті по-новому розглядаються питання функції мови. Старий поділ на професії "інтелігентні” та "неінтелігентні” зникає. Основний критерій — знання свого фаху, рівень опанування професійною термінологією.

Науково-технічний прогрес, перебудова соціально-економічної й політичної системи в країні насичують нашу мову новими поняттями, термінами. Разом з піднесенням рівня знань представників різних професій підвищуються і вимоги до мови.

Ми стали свідками народження нових професій і форму­вання їх мови. У зв'язку з упровадженням української мови на підприємствах та в установах помітно збагачується слов­ник різних професій новою науково-технічною, суспільно-політичною лексикою і термінологією.

Що означає знати мову професії?

Це — вільно володіти лексикою свого фаху, нею кори­стуватися.

Мовні знання — один з основних компонентів профе­сійної підготовки.

Оскільки мова виражає думку, є засобом пізнання та діяльності, то правильному професійному спілкуванню лю­дина вчиться все своє життя.

Знання мови професії підвищує ефективність праці, до­помагає краще орієнтуватися в складній професійній ситу­ації та в контактах з представниками своєї професії.

4.2. Професійна лексика.

Науково-технічний прогрес наповнив мову новими по­няттями, що властиві різним професіям. Мова представ­ників різних галузей виробництва, народного господарства дедалі збагачується і цей процес відбувається завдяки формуванню мови трудівника будь-якої професії, усуненню мовних примітивізмів, збагаченню науково-технічною, су­спільно-політичною лексикою і термінологією, появі нових понять.

Що ж таке професіоналізми? Професіоналізми виникають, коли та чи інша спеціальність чи фах, або вид занять не мають розвиненої термінології (мова мисливців, рибалок тощо).

Друга група професіоналізмів — це загальнозрозумілі слова, які, проте, не є літературними.

Знати мову професії — означає знати лексику, логіку вислову, структуру формулювань. Для ділових документів споріднених установ професіоналізми можливі й зрозумілі, але для міжвідомчих справ вони небажані.

До професіоналізмів належать слова, вжиті в особливо­му, специфічному значенні із якоїсь професійної сфери. Наприклад, літературна норма не допускає вживання абс­трактних іменників у множині, а в мові професійній такі випадки трапляються.

Часто слова означають наявність якихось ознак (якіс­ний, кваліфікований). У деяких професійних колективах вони вживаються на позначення високого (найвищого) рів­ня тієї самої ознаки.

У межах одного колективу, однієї спеціальності може народжуватися безліч нових професіоналізмів. Нові слова виникають за рахунок словоскладання, нових префіксів та суфіксів. Серед префіксів найпоширенішими є: до- (доу­комплектувати, дообладнати); недо- (недопромисел, не-довнесок); за- (задебетувати, запроцентувати); над-, серед-; серед суфіксів -ість, -ат, -ація та ін.

Що вища мовна культура, то менше буде можливостей для появи професіоналізмів, особливо в діловому мовленні.

Засмічують мову й недоречно вжиті слова, що давно вийшли з ужитку. Проте в мові документів законодавчого характеру трапляються такі, які в літературній мові вважа­ються застарілими, а в юридичних документах належать до активної лексики.

Застарілі слова в офіційних документах іноді вживають­ся з певною стилістичною метою, надаючи мові певної уро­чистості.

4.3 Вживання м’якого знака, апострофа, великої літери.

Вживання м'якого знака

М'якість приголосних перед голосними а, у, е, і, о позначаються відповідно буквами я, ю, є, і, ь:синя [син'а], синю [син' у], синє [син'е], сині [син'і], синього [син'ого].

У кінці слова і перед наступним приголосним для позначення м'якості приголосних служить буква ь.

М'якими у цій позиції можуть бути лише приголосні звуки [д], [т], [з], [с], [дз], [ц], [л], [н]:молодь, кінь, тінь, скрізь, мить, стань, вітрець, осторонь.

В дієсловах перед часткою -ся (-сь) м'який знак зберігається: зберігають- зберігаються, будують- будуються, стань- станься, постачають- постачаються.

У середині слова м'якість приголосних звуків [д], [т], [з], [с], [дз], [ц], [л], [н] позначається м'яким знаком лише перед твердими нешиплячими: козацький, товариський, призьба, боротьба, їдьте, ненька.

М'який знак зберігається у таких словах:

в утворених від них присвійних прикметниках	Лрісьчин, Таньчин, Зіньчин, неньчин
при відмінюванні	на призьбі, неньці, козацькі, товариські, але: землянці, бо землянка, масці, бо маска

Перед постійно м'якими або пом'якшеними і шиплячими м'який знак не ставиться: безбатченко (хоч батько), промінчик (хоч промінь); свято [с'в'ато], дзвякнути [дз'в'акнути], сніг [с'н'іг]

Як виняток м'який знак в цій позиції ставиться:

	приклади
після букви л	льняний, гуцульський, читальня, Гуцульщина, але: рибалці, бо рибалка, голці, бо голка
у деяких словах	Маньчжурія, тьмяний, різьбяр, няньчити, женьшень, бринчати

Псля приголосних, що позначають звуки [м], [в], [б], [п], [ф], [р], [дж], [ж], [ч], [ш], [г], [ґ ], [к], [х] м'який знак у кінці слова і перед наступним приголосним не ставиться: багато облич (хоч обличчя), чотирма (хоч чотирьох), роздоріж (хоч роздоріжжя), зір (хоч зоря), бур (хоч буря), гіркий, поставмо, насипмо, ідеш, повір, ларки (хоч ларьок), кров, сім.

Як виняток з м'яким знаком пишеться власна назва Горький.

Вживання апострофа

Апостроф ставиться лише перед я, ю, є, ї. Він вказує, що ці букви позначають два звуки йа, йу, йе, йі, а попередній приголосний вимовляється твердо:

порівняйте:
апостроф вживається	апостроф не вживається
з'ява [зйава] в'яз [вйаз]	зяблик [з'аблик], свято [с'в'ато],

Апостроф ставиться перед я, ю, є, ї після губних приголосних м, в, п, б, ф, якщо ці приголосні стоять:

	приклади
на початку кореня	м'який, в'язка, зв'язати, п'ятьох
після голосного	риб'ячий, солов'ї, здоров'я
після р	арф'яр, сурм'яний, черв'як

В інших випадках після губних апостроф не ставиться: тьмяний, свято, цвях, морквяний, мавпячий.

Апостроф ставиться перед я, ю, є, ї після р, якщо далі у вимові чується звук [й]: матір'ю [мат'ірйу], сузір'я [суз''ірйа], бур'ян [бурйан], але: буряк [бур'ак], зоря [зор'а], гарячий [гар'ачий].

Апостроф ставиться перед я, ю, є, ї після префіксів, які закінчуються на приголосний  від-, під-, над-, перед-, роз-, без-, з-, в-, об-, між-: між'ярусний, від'ємний, роз'єднати, з'їзд, без'ядерний.