Підготовка рекламно-інформаційних матеріалів

Приймаючи участь у виставці підприємство розраховує на розвиток своєї діяльності на довгострокову перспективу, тому необхідно максимально забезпечити відвідувачів інформацією про підприємство, товари та послуги, ціну, якість. У зацікавлених відвідувачів стенда завжди повинні залишатись інформаційні матеріали: візитки, каталоги, рекламні листівки, прайс-листи. Також потрібно подбати, щоб всі рекламні матеріали були написані грамотно без помилок, містили назву підприємства, логотип, адресу, телефон та ін.

 

Крім інформаційних матеріалів, експоненти можуть роздавати на виставці:

продукцію власного виробництва;

дрібні матеріальні цінності (сувеніри) для безкоштовної роздачі відвідувачам стенда (наприклад канцелярські товари з логотипом підприємства).

Важливо підготувати анкету для опитування відвідувачів стенда – перелік запитань, які цікавлять компанію-учасника.  Ще існує хороша практика готувати листи особам відповідної тематичної галузі з запрошеннями відвідати стенд для більш детального ознайомлення з пропонованим видом продукції.

Підготовка персоналу.

Персонал стенда – працівники компанії, на яких покладено відповідальність за підготовку та проведення виставкового заходу. Найважливішою особою виставкового персоналу є його кері­вник, який може безпосередньо працювати на стенді, прово­дити презентації та зустрічі з перспектив­ними відвідувачами, приймати замовлення, розв’язувати спірні питання  та ін. Працівники на стенді можуть здійснювати, як основні, так і допоміжні функції. Стендисти – це обличчя компанії, і від них залежить, яке враження складеться у відвідувачів про компанію і про її стенд. Стендисти повинні бути проінструктовані щодо технік контакту, щодо ведення переговорів та методів пробудження зацікавленості покупця за допомогою можливих стендових засобів комунікації.

Вибір ефективних стендистів залежить від характеру виставки, розміру стенда, а також кількості вівідувачів. Потрібно також проаналізувати специфіку цілей участі у виставці, категорію її традиційних відвідувачів, а також методи налагодження контактів з відвідувачами. Працівники повинні досконало знати товар чи послуги та вміти ефективно презентувати підприємство та його продукцію: характерні риси, недоліки, можливості, специфіку, ціни й комерційні умови. Персонал біля стенду повинен випромінювати ентузіазм та бути справжніми професіоналами, що уміють донести до споживача потрібну інформацію.

План рекламної кампанії.

Рекламна кампанія участі у виставці здійснюється експонентом з метою популяризації іміджу компанії чи торгової марки, для залучення уваги відвідувачів, для повідомлення потенційних клієнтів про місце розташування стенду на виставці та ознайомлення з різноманітністю його експонатів.

Рекламні заходи проводяться на всіх етапах виставкової діяльності компанії:

- попередня реклама на стадії підготовки до участі у виставці;

- реклама під час виставки;

- реклама після закінчення роботи виставки.

План рекламної кампанії передбачає:

1) визначення особи, відповідальної за складання плану та проведення рекламної кампанії;

2) визначення категорії відвідувачів (цільової аудиторії), що є бажаною для залучення на стенд;

3) вибір найбільш ефективних місцевих засобів масової інформації, що є популярними серед цільової аудиторії;

4) підготовка та розміщення рекламного повідомлення, макету чи рекламного ролика;

5) вибір необхідних носіїв реклами біля стенда, рекламних матеріалів для роздачі відвідувачам;

6) визначення переліку рекламних заходів, які будуть здійснюватись безпосередньо на виставці: презентація чи семінар, аудіо чи відео-реклама на виставці, послуги промоутера для розповсюдження рекламної продукції у виставковому залі, візуальна реклама у виставковому залі та ін.

7) доцільність приєднання до рекламної кампанії організатора – роздача запрошень організатора серед своїх клієнтів, написання власних прес-релізів з метою приєднатись до підготовки загального прес-релізу, друк реклами в каталозі виставки та ін. по домовленості з організаторм;

8) розміщення інформації про участь у виставці на сайті, пряма поштова розсилка, розсилка електронних повідомлень-запрошень на виставку.

9) визначення шляхів розповсюдження та підготовка інформації про результати участі у виставці.

Складання кошторису.

Основні статті кошторису: – оренда стенда стандартної забудови; – оренда додаткового виставкового обладнання; – вартість експонатів; – витрати на оплату праці персоналу, що працюватиме на стенді; – транспортні та страхові витрати; – витрати на підготовку рекламної продукції (буклети, прайси, візитки) та інших заходів, що проводяться з метою залучення відвідувачів до стенда (реклама, PR, прямі поштові розсилки, організація супутніх заходів, частування відвідувачів стенда); – поточні витрати по виставці.

 

Як правило, приблизно половину сумарних виставкових витрат становить орендна плата.

Передвиставкова перевірка наявності потрібних матеріалів та устаткування:

- необхідно скласти список потрібних інформаційних матеріалів та устаткування;

- перевірити наявність і звірити кількість інформаційних матеріалів та сувенірів, запланованих для розповсюдження, а також необхідних канцелярських дрібниць;

- наявність устаткування – мобільних чи портативних конструкцій для монтажу стенду;

- наявність квитків і бронювання готелю, тощо.

Навіщо Вам брати участь у виставці?

Сьогодні виставки набувають абсолютно особливий статус, обумовлений нинішньою економічною ситуацією. Вони дають чітке уявлення, хто з компаній залишився «на плаву», а хто пішов з ринку, які ніші звільнилися, і як слід планувати свою тактику та стратегію в нових реаліях.

Статистика підтверджує: