Поняття та ознаки електронного документа

Правові основи електронного документообігу в Україні визначено в Цивільному кодексі України, який визнає можливість укладення правочинів в електронній формі, розглядаючи її як еквівалент письмової форми. Так, у ст. 207 Цивільного кодексу України визначено, що правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку. При цьому вимога щодо письмової форми є дотриманою, якщо зміст правочину зафіксований в одному або кількох документах, у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони.

Господарський кодекс України (розд. 20, який регулює відносини у сфері господарських договорів) чітко не обумовлює сучасні інформаційні технології як засоби укладення договорів. Проте ст. 181 ГК України допускає укладення господарських договорів шляхом обміну факсограмами, телеграмами, телефонограми тощо, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлень. При цьому в ч. 7 ст. 179 зазначається, що «Господарські договори укладаються за правилами, встановленими Цивільним кодексом України з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом, іншими нормативно-правовими актами щодо окремих видів договорів».

Спеціальним нормативним актом щодо врегулювання електронного документообігу є Закон України від 22.05.2003 № 851-IV. «Про електронні документи та електронний документообіг».

Відповідно до ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документ - це документ, інформацію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних з обов’язковими реквізитами документа. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен із документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена тільки через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися винятково на підставі того, що він має електронну форму.

Водночас електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної створенням електронного документа (електронних документів), здійснюється в порядку, встановленому законом.

Закон докладно регулює засади електронного документообігу. Під електронним документообігом (обігом електронних документів) розуміється сукупність процесів створення,

оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та, у разі потреби, з підтвердженням факту одержання таких документів. Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно із законодавством. Водночас закон також регламентує відправлення, передавання та одержання електронних документів.

Відповідно до ч. 2 ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів із дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку й копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо виконати зазначені вимоги неможливо, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (за відсутності оригіналу цього документа на папері).

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документо- обігу. Використання електронного документа в цивільних відносинах відбувається згідно із загальними вимогами здійснення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Як уже зазначалося, обов’язковим реквізитом електронного документа є електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувана.

Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22 травня 2003 р. № 852-IV визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають у випадках використання електронного цифрового підпису. Дія його не поширюється на відносини, що виникають під час використання інших видів електронного підпису, в тому числі переведеного у цифрову форму зображення власноручного підпису. Електронний підпис - обов'язковий реквізит електронного документа, що використовується для ідентифікації автора та/або підписувана електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Під електронним підписом маються на увазі дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувана цих даних. Водночас електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувана. Електронний цифровий підпис накладається та перевіряється за допомогою складної системи криптографічного кодування (особистого та відкритого ключів), яка попередньо проходить сертифікацію.

Відповідно до ст. 4 Закону про електронний підпис, електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Він використовується фізичними та юридичними особами - суб’єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувана та підтвердження цілісності даних в електронній формі. Водночас використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для здійснення правочинів у письмовій формі.

Слід звернути увагу на трактування електронного підпису в країнах Євросоюзу. Так, Директива 1999 /93/ ЄС Європейського парламенту та Ради від 13 грудня 1999 р. «Про систему електронних підписів» надає два терміни:

-електронний підпис - це «дані, подані в електронній формі, які додаються чи логічно поєднуються з іншими електронними даними і слугують як метод засвідчення достовірності»;

- «удосконалений електронний підпис», що означає електронний підпис, який відповідає певним вимогам, а саме: знаходиться під повним контролем особи, яка його ставить, і пов’язаний винятково із цією особою, дозволяє за підписом ідентифікувати особу і пов’язаний з даними так, що будь-яку зміну даних після додавання підпису можна виявити.

Згідно із Законом «Про електронний цифровий підпис», сертифікати електронного цифрового підпису мають однакову силу з власноручним підписом особи. Використання електронного цифрового підпису в системі електронного документообігу істотно прискорює проведення численних комерційних операцій, скорочує об’єми паперової бухгалтерської документації, економить час співробітників і витрати підприємства, пов’язані з укладенням договорів, оформленням платіжних документів, наданням звітності до контролюючих органів, отриманням довідок від різних держустанов. Підробити електронний цифровий підпис, створений акредитованим сертифікаційним центром, неможливо.

Метою застосування систем цифрового підпису є автен- тифікація інформації - захист учасників інформаційного обміну від нав’язування хибної інформації, встановлення факту модифікації інформації, яка передається.

Згідно зі ст. З Закону України «Про електронний цифровий підпис», електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного за наявності двох факторів:

Одна з основних складових сертифіката - це електронний підпис центру сертифікації набору даних про власника (підписувана), які включають: відкритий ключ підписувана, його особисті дані, термін дії сертифіката тощо.

Електронний цифровий підпис може використовуватися юридичними і фізичними особами як аналог власноручного підпису для надання електронному документу юридичної сили. Юридична сила електронного документа, підписаного ЕЦП, еквівалентна юридичній силі документа на паперовому носієві, підписаного власноручним підписом.

Електронному цифровому підпису властиві всі основні функції власноручного підпису:

засвідчує те, що отриманий документ надійшов від особи, що підписала його;

гарантує цілісність і захист від виправлень підписаного документа;

не дає можливості особі, яка підписала документ, відмовитися від зобов’язань, що виникли в результаті підписання цього електронного документа.

Питання для самоконтролю

Тестові завдання