Методические указания к выполнению лабораторной работы n 1 Создание базы данных в ms «Access»
База данных – поименованная совокупность данных, организованная по определенным правилам, предусматривающая общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимо от прикладных программ.
База данных состоит из записей, они делятся на поля. Запись – наименованная единица обмена данными между оперативной и внешней памятью. Поле – наименованная единица обработки данных.
Microsoft Access позволяет:
- хранить почти неопределенное количество информации;
- располагать информацию в удобном порядке;
- создавать формы, облегчающие ввод информации;
- получать информацию по заданным критериям отбора, а также многое другое.
Создадим на основе Microsoft Access 2003 структуру таблиц Patients, Regions, Territories, Companies. Для этого воспользуемся режимом Конструктор.
1. Создание таблиц в режиме Конструктор.
В окне базы данных щелкнем вкладку Таблицы и кнопку Создать;
Щелкнем строку Конструктор и кнопку ОК;
В столбце Имя поля введем имя первого поля таблицы, например, для таблицы Patients это будет: patcode, fam, im, ot, pol, drogd, tercode, regcode, address, compcode. Аналогично, поступим далее с таблицами Regions, Territories, Companies, только будут другие имена в наименовании полей.
Щелкнем кнопку Sawe;
Введем имя таблицы: Patients;
Щелкнем кнопку Да, выберем подходящее поле и щелкнем кнопку Ключевое слово.
2. Построение связей между таблицами.
Связи между таблицами в нашем случае основаны по принципу «один ко многим» - каждая запись первой (главной) таблицы (Patients) связывается с одной или несколькими записями подчиненных таблиц. Связи между таблицами можно определить в режиме Конструктор.
Задание связей между таблицами:
В окне базы данных щелкнем на панели инструментов Сервис кнопку Схема данных;
Для того, чтобы включить диалоговое окно Добавление таблицы, щелкнем кнопку Добавить таблицу на панели инструментом Связи;
Щелкнем вкладку Таблицы;
Щелкнем имя нужной таблицы;
Щелкнем кнопку Добавить. Выбранная таблица или запрос появится в окне Схема данных. Пункты 4 и 5 нужно повторить для всех таблиц, которые следует использовать в схеме данных;
Щелкнем кнопку Закрыть.
Получим итоговую схему данных.
3. Конструирование и создание форм
3.1 Создание форм с помощью мастера.
Мастера Access помогают быстро создать типовую форму, в которой выводятся все поля и записи из таблицы или запроса, или разработать специальную форму, в которой данные из отобранных полей выводятся в определенном формате, например, в виде диаграммы.
Создание простой формы.
В окне базы данных нажмите кнопку «Таблица» или «Запрос»;
Выберите таблицу или запрос, на основании которых будет создана форма (или нажмите кнопку «Открыть» для открытия таблицы или запроса в режиме таблицы);
Нажмите кнопку «Простая форма» на панели инструментов. Создается форма, в которой все поля размещаются в один столбец.
Создание специальной формы
В окне базы данных нажмите кнопку «Формы» (или выберите в меню Вид команду Объекты базы данных и команду Формы в подменю);
Нажмите кнопку «Создать» (или выберете в меню Вставка команду Форма);
Выберете в списке Мастер форм и введите в поле выбора источника данных имя исходной таблицы/запроса или выберите имя в раскрывающемся списке.
Нажмите кнопку «ОК»;
В диалоговом окне выберите необходимые таблицы/запросы и доступные поля;
В следующем диалоговом окне выберите внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица, сводная диаграмма;
Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах.
Параметры в последнем окне диалога позволяют открыть форму? как в режиме формы, так и в режиме конструктора.
Примечание: если созданная форма Вас не удовлетворяет, измените её в режиме конструктора или создайте настройки мастеров, которые будут использоваться для создания форм в дальнейшем.
3.2 Создание форм без помощи мастера
Пользователь, не удовлетворенный макетами форм, создаваемых с помощью мастеров, имеет возможность разработать форму самостоятельно. Для этого следует создать пустую форму и включить в нее нужные элементы управления и другие детали оформления.
Примечание: даже если стандартная форма не полностью отвечает требованиям пользователя, проще сначала создать форму с помощью мастера, а потом уже внести в нее необходимые изменения.
В окне базы данных нажмите кнопку «Формы» (или выберите в меню Вид команду Объекты базы данных и команду Формы в подменю);
Нажмите кнопку «Создать» (или выберете в меню Вставка команду Форма);
Выберите в списке Конструктор и введите в поле выбора источника данных имя исходной таблицы или запроса, содержащих данные, которые будут выводиться в форме. Нажмите кнопку «ОК» (если форма не предназначена для вывода данных, не выбирайте имя таблицы или запроса из списка);
Нажмите кнопку «Конструктор». Откроется окно формы в режиме конструктора, позволяющее пользователю создать форму самостоятельно.
При создании формы или отчета без помощи мастера в Microsoft Access используется шаблон, определяющий стандартные характеристики формы или отчета. Шаблон определяет, какие разделы будут выводиться в форме или отчете, и задаёт размеры каждого раздела. В шаблоне сохраняются все стандартные настройки свойств формы или отчета, а также их разделов и элементов управления. Стандартные шаблоны формы или отчета имеют имя «Обычный». Однако, допускается, использование в качестве шаблона любой существующей формы или отчета.
Настройка параметров «Шаблон формы» или «Шаблон отчета».
Выберете в меню Сервис команду Параметры;
Откройте вкладку Формы и отчеты;
Введите имя шаблонов формы и отчета, которые будут использоваться как шаблоны;
Нажмите кнопку «ОК».
Шаблоны формы и отчета определяют:
- вывод областей заголовка и примечаний формы или отчета;
- вывод областей колонтитулов;
- размеры (ширину и высоту) разделов;
- свойства элементов управления, задающиеся по умолчанию
Шаблон не задает создание элементов управления в новых формах или отчетах. Настройки, указанные в параметрах «Шаблон формы» и «Шаблон отчета», сохраняются в системной базе данных рабочей группы Microsoft Access (обычно это файл SYSTEM.MDA), а не в базе данных пользователя (файл *** .MDA). Измененные настройки становятся действительными для любой базы данных, открываемой или создаваемой. Для того, чтобы использовать собственные шаблоны в других базах данных, пользователь должен скопировать или экспортировать в них эти шаблоны.
4. Формирование запросов
Применение запросов является наиболее быстрым способом получения информации из базы данных. Запросы используются тогда, когда необходимо получить те данные, которые вас интересуют. То есть с помощью запросов можно получить выборку данных, удовлетворяющих поставленным условиям.
СУБД Access позволяет создавать несколько основных видов запросов: простой запрос, запрос с параметрами, запрос с итогами, запрос с групповой обработкой данных, перекрестный запрос. Рассмотрим создание первых двух.
4.1 Создание простого запроса
Создание простого запроса в режиме Мастера.
Для создания запроса выберите вкладку Запросы окна базы данных, затем щелкните на кнопке Создать. На экране появится окно Мастера создания запросов. В этом окне выберите пункт Простой запрос и щелкните на кнопке ОК. В следующем окне, в списке Таблицы/Запросы необходимо двойным щелчком выбрать из таблиц требуемые поля. Затем щелкнуть на кнопке Далее. На экране появится вопрос о том, как представлять записи. Выберите Подробный вид отчета, щелкните на кнопке Далее. В последнем окне Мастера задайте Имя запроса и дайте команду Вывести готовые результаты. На экране появиться таблица с готовыми результатами. Посмотрев результаты, закройте окно.
Как и в случае с формами сохраненный запрос можно открыть в любой момент. Открытие запроса означает его запуск на выполнение и вывод результатов на экран.
4. 2 Создание запроса на выборку
Создание запроса на выборку в режиме Конструктора.
Для создания запроса в окне базы данных выберите вкладку Запросы и щелкните на кнопке Создать. Выберите Конструктор и щелкните на кнопке ОК. Далее дважды щелкните мышью на нужных таблицах, включающих нужные вам поля и кнопку Закрыть. Двойным щелчком мыши выберите поля. Для каждого поля, по которому будут сортироваться записи, щелкните мышью в строке Сортировка и выберите значение По возрастанию (По убыванию). Теперь в строке Условие отбора укажите условия отбора записей. Для просмотра результата выполнения запроса щелкните на кнопке Представление запроса. Для возвращения в режим Конструктора щелкните на той же кнопке. Сохраните запрос и закройте его.
Создание отчетов
Отчеты представляют собой наилучшее средство для отображения информации из базы данных в виде печатного документа. Они представляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных, а так же могут быть использованы при подготовке документов и материалов презентаций.
Информация в готовом отчете зависит от того, что находится в таблице в настоящий момент. Созданный однажды отчет всегда выдает текущие данные из используемой таблицы.
Так же как в форме, в любой раздел отчета можно вставлять колонтитулы, диаграммы или рисунки.
Создание мгновенного отчета
Создать мгновенный отчет можно двумя способами: нажав кнопку Автоотчет списка кнопки Новый объект панели инсрументов и через команду Новый отчет. При создании автоотчета с использованием кнопки Новый объект вы получаете дополнительные возможности.
Для создания мгновенного отчета первым способом в окне базы данных выберете таблицу или запрос. Раскройте список кнопки Новый объект на панели инструментов и щелкните на элементе Автоотчет. В меню Файл выберите команду Сохранить, введите Имя и нажмите кнопку ОК.
Для создания мгновенного отчета вторым способом в окне базы данных выберите таблицу или запрос. Раскройте список кнопки Новый оъект на панели инструментов и щелкните на элементе Новый отчет. Выберете Автоотчет ( В столбец или Ленточный) и щелкните на кнопке ОК. Сохраните отчет и закройте его окно.
Создание отчета с помощью Мастера отчетов.
Для большего контроля над оформлением отчетов без использования Конструктора можно воспользоваться Мастером отчетов. Он дает возможность отобрать поля, выбрать стиль и использовать поля из связанных таблиц.
Для этого запустите Мастер очетов, выбрав его в окне диалога Новый Отчет и нажав кнопку ОК или щелкните на корешке Отчеты, а затем на кнопке Создать. В первом окне мастера задайте поля отчета по которым будет производиться группировка и нажмите кнопку Далее. В последующих окнах диалога выберите поля, по которым необходима сортировка, определите параметры макета, общий стиль. После заполнения очередного окна делайте щелчок на кнопке Далее. Закончив работу по заданию параметров, введите Имя отчета и отметьте режим его отображения на экране. После чего нажмите кнопку ОК.
Для создания отчета можно использовать не только таблицы, но и ранее созданные запросы, которые позволяют выбрать необходимыеданные из таблиц всей базы данных.
Примечание. Так же как и при работе с формами MS Access позволяет создавать основыне и подчиненные отчеты. Для того, чтобы настроить отчет необходимо использовать режим Конструктора.