Лабораторна робота № 13 Створення й робота зі звітами. Експортування

Ціль роботи: навчитися створювати звіти, змінювати структуру, редагувати звіти. Ознайомитися з можливостями експортування таблиць.

Методичний матеріал:

Експорт даних або об'єктів бази даних Експорт у файл Microsoft Access або Microsoft Excel

1. У вікні бази даних виведіть ярлики для створення нових обєктів бази даних і відкриття існуючих обєктів, виберіть ім'я об'єкта, якого потрібно експортувати (експорт – переніс даних і об’єктів бази до іншої бази даних), і виберіть у меню Файл команду Експорт.

2. Натисніть кнопку розкриття списку в поле Папка й виберіть диск і папку, де розташована база даних, у яку потрібно експортувати об'єкт.

3. Двічі клацніть значок бази даних, у яку експортується об'єкт.

4. У діалоговому вікні Експорт уведіть ім'я нового об'єкта (або використайте поточне ім'я). При експорті таблиці виберіть у діалоговому вікні Експорт перемикач, що відповідає необхідному виду експорту — «структура й дані» або «тільки структура».

Завантаження таблиці, форми або звіту в Microsoft Access

1. У вікні бази даних виберіть ім'я таблиці, форми або звіту, дані яких потрібно зберегти й завантажити в Microsoft Excel. Щоб зберегти лише виділену область таблиці, відкрийте таблицю й виділите її частину.

2. У меню Сервіс виберіть команду Зв'язку з Office, а потім команду Аналіз в Microsoft Excel.

Експорт у формат Microsoft Word або інший текстовий формат

Експорт таблиці в текстовий файл

1. У вікні бывазы даних виберіть ім'я таблиці, запиту, подання, яку потрібно експортувати, і виберіть у меню Файл команду Експорт.

2. У поле зі списком Тип файлу виберіть Текстові файли (*.txt; *.csv; *.tab; *asc).

3. Натисніть кнопку розкриття списку в поле Папка й виберіть диск і папку, у якій буде експортований об'єкт.

4. У поле Ім'я файлу введіть ім'я файлу (або залишіть старе ім'я) і натисніть кнопку Експорт.

Буде запущений майстер експорту тексту.

Завантаження таблиці, форми або звіту в Microsoft Word

1. У вікні бази даних виберіть ім'я таблиці, форми або звіту, дані яких потрібно зберегти й завантажити в Microsoft Word. Для збереження тільки виділеної області таблиці відкрийте таблицю й виділите її частину.

2. Виберіть у меню Сервіс команду Зв'язку з Office, а потім команду - Публікація в Microsoft Word.

Висновки:

Експорт являє собою спосіб виводу даних й об'єктів бази даних в іншу базу даних, електронну таблицю або формат файлу, що дозволяє іншій базі даних, додатку або програмі використати ці дані або об'єкти бази даних. Експорт по своїй суті нагадує копіювання й вставку через буфер обміну. Дані можна експортувати в цілий ряд підтримуваних баз даних, програм і форматів файлів. Більшість об'єктів з бази даних або проекту можна експортувати в іншу базу даних Microsoft Access або проект Microsoft Access.

Хід роботи:

Створимо список телефонів друзів у вигляді звіту. У вікні "База даних" і перемкнетеся на вкладку об'єктів "Звіти". Виберіть створення звіту за допомогою майстра. Вкажіть наступні параметри створюваного звіту:

• Звіт будується на базі запиту "Телефони друзів". Необхідно вибрати всі доступні поля.

• Рівні угруповання - не додавати.

• Порядок сортування - по імені.

• Макет для звіту - "табличний".

• Стиль звіту - по вашому розсуді.

• Ім'я звіту - "Телефони друзів".

Якщо їсти необхідність внести які-небудь зміни в створений звіт (наприклад, скорегувати заголовок), то відкрийте звіт у режимі конструктора й зробіть це. Звернете також увагу на підпис документа, розташовану внизу сторінки.

Розробити ще 3 звіти для створеної бази даних. У звіт можна включити поля результуючої таблиці по запиті. Використати на Ваш розсуд елементи керування. Використайте різні види звітів.

Переглянете структури створених звітів.

Зробіть експорт таблиці «ТЕЛЕФОНИ» в MS Word й MS Excell. Які відмінності експортованих таблиць?

Підготуйте звіт і відповідайте на контрольні питання.

Контрольні питання:

1. Для чого призначені звіти?

2. На який пристрій відбувається вивід даних при роботі звіту?

3. Із чого складаються звіти?

4. Які розділи звітів ви знаєте?

5. Що загального й у чому розходження між розділами звітів і форм?

6. Які способи автоматичної генерації звітів ви знаєте?

7. На базі чого виконується звіт? Що задається при створенні автоотчета?

8. Що таке експорт й імпорт таблиць?

9. Як зробити експортування таблиць бази даних?

10. У які програми можна перемістити таблиці?

11. З яких програм можна вставити об'єкт у таблицю бази даних?