Лабораторна робота № 12 Створення міжтабличних зв'язків

Ціль роботи: навчитися створювати міжтабличні зв'язку в MS Access, змінювати їх і редагувати, додавати нові зв'язки в схему даних.

Етапи роботи:

Етап 1: Міжтабличні зв'язку.

За допомогою кнопки «Схема даних» або Сервіс-Схема даних, відкрийте вікно «Схема даних». Одночасно з відкриттям цього вікна відкривається вікно «Додавання таблиці», на вкладці «Таблиці» вибираються таблиці, між якими створюються зв'язки.

Існує три типи зв'язків: «один-до-одному» - кожен запис таблиці А не може бути зв'язана більш, ніж з одним записом таблиці Б, «один-до-багатьох» - один запис у таблиці А може бути зв'язана з багатьма записами в таблиці Б и «багато-до-багатьох» - кожен запис у таблиці А може бути зв'язана з багатьма записами в таблиці Б, а кожен запис у таблиці Б може бути зв'язана з багатьма записами в таблиці А.

У вікні «Схема даних» розглянете зв'язки, що утворилися, які можна розривати або редагувати за допомогою контекстного меню.

У структурі нашої бази даних уже є дві таблиці. Однак, вони поки існують незалежно й наша мета зробити так, щоб у таблиці "ТЕЛЕФОНИ" замість кодів категорій абонентів підставлялися їхні повні найменування з таблиці "КАТЕГОРІЇ". Для цього необхідно налаштувати параметри поля "Код_категорії", а також задати параметри зв'язків між таблицями.

Відкрийте таблицю "ТЕЛЕФОНИ" у режимі конструктора, перейдіть до типу даного поля "Код_категорії" і зі списку, що розкривається, виберіть "Майстер підстановок". Перед вами відкриється діалогове вікно, де вам буде запропонований ряд питань про параметри що набудовує підстановочного поля.

Вкажіть наступні параметри (на кожному кроці натискайте кнопку "Далі"):

- Об'єкт "стовпець підстановки" буде використати значення з таблиці або запиту

- Значення будуть вибиратися з таблиці "КАТЕГОРІЇ"

- У стовпець підстановки включити поле "Найменування" (треба виділити це поле й кнопкою перемістити його з вікна доступних полів у вікно обраних полів)

- Залишити запропоновані параметри ширини стовпців і приховання ключового стовпця

- Залишити підпис "Код_категорії" для підстановочного стовпця

Після натискання кнопки "Готове" вам буде видане попередження про необхідність зберегти таблицю, погодитеся із цим.

Всі параметри, які були задані в процесі роботи з майстром підстановок, доступні на вкладці "Підстановка" вікна проектування структури таблиці. Відкрийте цю вкладку й подивитеся, які параметри й відповідні їм значення були задані. Подивитеся на вміст цієї вкладки для інших полів. Якщо за якимись причинами вам треба з підстановочного поля зробити "звичайне", то на вкладці "Підстановка" укажіть "Тип елемента керування" - "Поле".

Закрийте вікно проектування таблиці "ТЕЛЕФОНИ".

Настроїмо параметри зв'язку між таблицями. Зв'язок уже був створений (у процесі настроювання підстановочного поля), але для забезпечення цілісності даних потрібно її додаткове настроювання.

Відкрийте вікно "Схема даних". Для цього треба нажати кнопку на панелі інструментів Microsoft Access або вибрати пункт меню "Сервіс > Схема даних".

Показане також вікно додавання таблиць.

При першому звертанні до вікна "Схема даних" вам відразу буде запропоноване й вікно додавання нових таблиць. Надалі це вікно можна буде викликати через контекстне меню вікна схеми даних, пункт меню "Зв'язку > Додати таблицю" або кнопку панелі інструментів.

Додайте в схему дані таблиці "ТЕЛЕФОНИ" й "КАТЕГОРІЇ". Закрийте вікно додавання таблиць.

У вікні "Схема даних" відображаються віконця зі списками полів обраних таблиць. Зв'язку між полями відображаються у вигляді ліній. При необхідності, тут же можна й створювати нові зв'язки між полями. Це робиться перетаскуванням мишею імені одного поля на ім'я іншого поля. Між даними полями встановлюється зв'язок і відразу ж пропонується настроїти її параметри. Видалити зв'язок можна виділивши її мишею й нажавши клавішу DEL на клавіатурі (або давши команду меню "Виправлення > Видалити"). У такий же спосіб віддаляються й зайві таблиці з вікна схеми даних.

Відкрийте вікно "Зміна зв'язків" для налаштованого зв’язку. Це можна зробити через контекстне меню лінії зв'язку або виділивши лінію зв'язку щигликом миші й давши команду меню "Зв'язку > Змінити зв'язок".

Встановіть прапорець "Забезпечення цілісності даних".

Можна також погодитися на каскадне відновлення й видалення зв'язаних полів, однак для нашої бази даних це не є необхідним. Дайте підтвердження на зміну зв'язків (натисніть кнопку "ОК").

Включення прапорця "Забезпечення цілісності даних" дозволяє захиститися від випадків видалення записів з однієї таблиці, при яких пов'язані з ними дані інших полів виявляться без зв'язку. Щоб умова цілісності могло існувати, поле основної таблиці повинне обов'язково бути ключовим, і обоє поля повинні мати однаковий тип. Прапорці "каскадне відновлення зв'язаних полів" й "каскадне видалення зв'язаних полів" забезпечують одночасне відновлення або видалення даних у всіх підлеглих таблицях при їхній зміні в головній таблиці.

Звернете також увагу, що кінці лінії зв'язку у вікні схеми даних після включення прапорця забезпечення цілісності даних позначені знаками "1" й "нескінченність". Це означає, що як значення поля зі зв'язаної таблиці можуть виступати тільки значення з відповідного поля основної таблиці й кожне значення з поля основної таблиці може багато разів зустрічатися в поле зв'язаної таблиці (зв'язок "один до багатьох").

Збережіть макет схеми даних, давши команду меню "Файл > Зберегти" або нажавши кнопку на панелі інструментів. Закрийте вікно "Схема даних".

Етап 2: Заповнення баз даних.

Застосуйте прийоми редагування структури таблиць - зміна властивостей полів, прийоми редагування даних: завдання маски уведення, завдання властивостей ключових полів, первинна перевірка вводи даних, уведення в таблиці довільних об'єктів, додавання OLE-об'єктів. Відкрийте довідкову службу й коротко законспектуйте зазначені вище можливості редагування.

Всі дії, які ми до дійсного моменту робили з базою даних, були спрямовані на створення її структури. Це етап проектування бази даних, при якому з базою даних працює її розроблювач. Після того, як структура бази даних задана й наступає момент заповнення бази даних інформацією, починається етап експлуатації бази даних. У рамках цього етапу з базою даних працює користувач.

Заповнення нашої бази даних почнемо з таблиці "КАТЕГОРІЇ", тому що дані цієї таблиці будуть надалі використатися при заповненні таблиці "ТЕЛЕФОНИ".

Відкрийте таблицю "КАТЕГОРІЇ". Це можна зробити, двічі клацнувши мишею по значку таблиці у вікні "База даних" або виділивши цей значок і нажавши на кнопку "Відкрити" зазначеного вікна. Мишею задайте розміри вікна таблиці, а також розміри окремих полів. Заповните таблицю в такий спосіб:

Після заповнення таблиці даними - закрийте неї. Вам буде запропоноване питання про збереження макета таблиці. Зверніть увагу, що мова йде про збереження макета (тобто таких параметрів, як ширина стовпців і т.п.), а не уведених даних. Дані, що вводять, записуються відразу ж після завершення заповнення всіх полів запису (при переході до заповнення полів нового запису). Якщо макет таблиці в процесі роботи не змінювався, то ніяких додаткових питань не пропонується.

Відкрийте таблицю "ТЕЛЕФОНИ", заповните її наведеними нижче даними:

Номер	Ім'я	Адреса	Категорія
45-14-15	Петро Іванович	Вулиця Більша, 1	Родичі
31-98-16	Дядько Коля	Провулок Маленький, 15	Родичі
18-42-51	Марина	Центральний Проспект, 21	Друзі
23-15-48	Ремонт телевізорів	Провулок Майстрів, 5	Майстерні
92-15-30	Квітковий магазин	Вулиця Фіалкова, 28	Магазини
77-12-53	Андрій	Алея Зірок, 4	Друзі
51-12-43	Тітка Світла	Вулиця Рідна, 8	Родичі

Як бачите, заповнення поля з категоріями виробляється шляхом вибору відповідних значень зі списку. Причому треба мати на увазі, що в таблиці насправді зберігаються двохсимвольні коди категорій, а не їхні повні розшифровки. Ви можете "виправити" і заголовок поля з категоріями ("Код_категорії"), указавши у властивостях відповідного поля більше підходящий Підпис.

Зверніть увагу, що дані в таблицях зберігаються в неупорядкованому виді. Нові записи завжди додаються в кінець таблиці (порожній рядок, позначений зірочкою). Можливостей додавання записів між існуючими записами не передбачено. Видалити запис можна, виділивши відповідний рядок таблиці й викликавши контекстне меню, або через пункт меню "Виправлення > Видалити запис" або кнопку панелі інструментів. Варто мати на увазі, що після видалення запису фізично не віддаляються з файлів бази даних, а лише позначаються як вилучені й у процесі роботи з базою не враховуються. Фізичне видалення відбувається лише після виконання команди меню "Сервіс > Службові програми > Стиснути й відновити базу даних".

Контрольні запитання:

1. Етап проектування БД.

2. Заповнення, редагування таблиць БД.

3. Створення міжтабличних зв'язків.

4. Яку базу називають реляційною?

5. Можливості створення таблиць.