8.5.3 Консолідація листів

При виконанні робіт із створення зведених звітів за однотипними детальними звітами, крім об'ємних формул, Excel дозволяє використовувати ще один досить простий і зручний прийом – консолідацію даних.

Команда Консолидация (стрічка Данные → група Работа с данными) може об'єднати інформацію з вхідних листів (до 255 листів) в одному підсумковому листі. Вхідні листи можуть розташовуватися в тій же самій книзі, у якій знаходиться підсумковий лист, або в інших книгах.

Команду Консолидация можна використовувати декількома способами. Можна зв'язати консолідовані дані з вхідними даними, щоб наступні зміни у вхідних листах відображалися в підсумковому листі. Або можна просто консолідувати вхідні дані без створення зв'язків.

Консолідувати дані можна за розташуванням або за категорями.

Консолідація за розташуванням

Більш простий спосіб – це консолідація за розташуванням. Форми первинних та зведеного звітів повинні повністю співпадати (уміст заготовочного рядка та заготовочного стовпця). Microsoft Excel збирає інформацію з однаково розташованих клітинок кожного вхідного листа. Це нагадує попередній приклад з об'ємними формулами, але користувачу не треба самому заносити розрахункові формули, що спрощує роботу.

Можна консолідувати листи, за допомогою будь-якої функції, приведеної у полі Функция з випадаючим списком діалогового вікна Консолидация (рис. 8.50). За замовчуванням використовується функція Сумма, що складує дані з кожного вхідного листа і розміщує результат у підсумковий лист.

Рисунок 8.50 – Діалогове вікно Консолідація

Можна консолідувати листи з відкритих у даний момент книг, або з тих, що знаходяться на диску. Книга, що містить лист, у який поміщаються консолідовані дані, повинна бути відкрита. Вхідні книги для консолідації можуть бути закриті, звичайно, за умови, що користувач надав Excel правильні відомості про їхнє місцезнаходження, інакше він не зможе знайти усі файли цих книг. Користувач повинен зберегти усі вихідні книги, перш ніж почати консолідацію.

Приклад 8.9. Створити на окремому листі книги Реалізація морозива звіт з реалізації морозива за два тижні по всім реалізаторам підприємства на основі консолідації за розташуванням без зв’язку з первинними звітами.

Виконання:

1. Додати в книгу Реалізація морозива новий лист і присвоїти йому назву Консолід_по_розт.

2. Скопіювати в лист Консолід_по_розт форму звіту, очистити кінцеву область, тобто блок клітинок, у який будуть поміщені консолідовані дані – D2:K11. Активізувати клітину D2. При завданні однієї чарунки як кінцевої області команда Консолидация заповнює необхідну область нижче і праворуч від цієї чарунки.

3. Виконати послідовність дій: стрічка Данные → група Работа с данными → кнопка Консолидация → у вікні Консолидация (рис. 3.12) обрати потрібну функцію для розрахунків (для нашого прикладу Сумма) → клацнути у полі Ссылка → увести посилання для вхідного діапазону листа Иванов через виділення клітинок D2:K11 за допомогою миші → кнопка Добавить (виділений діапазон Иванова!$D$2:$K$11 повинен з’явитися у полі Список диапазонов)→ надалі повторити введення посилань на вхідні діапазони звітів інших реалізаторів → кнопка ОК.

Результатний звіт по умісту повинен співпасти зі звітом, який одержаний у попередньому прикладі за об’ємними формулами.

Примітка. В первинних звітах реалізаторів за кожний тиждень розраховані підсумки по рядках і стовпцях. Це надає можливість створити структуру й показувати як детальні, так і агреговані дані. Якщо скопіювати форму із структурою для зведеного звіту, який далі заповнюється способом об’ємних формул або консолідації за розташуванням, то така структура буде працювати. Якщо намагатися створити структуру безпосередньо у зведеному звіті, то нічого не вийде! Визначення структури відбувається саме по формулам з посиланнями на данні рядків.

Звичайно, використання миші є найбільш простим способом уведення посилань, але якщо необхідно послатися на вхідні листі закритих у даний момент книг, то вам доведеться ввести ці посилання з клавіатури. (Можна використовувати кнопку Обзор, щоб визначити місцезнаходження файлу, а потім вручну ввести посилання на клітинку.) Посилання, що вводиться, повинне мати наступну форму:

{Ім'я файлу}Ім'я листа! Посилання

Якщо вхідному діапазонові було призначене ім'я, можна використовувати це ім'я замість посилання.

Примітка. Після виконання консолідації, посилання, введені у вікні діалогу Консолидация, запам'ятовуються при збереженні книги. Якщо при наступному відкритті книги необхідно обновити консолідовані значення, варто виділити верхню ліву клітинку діапазону результатів, вибрати команду Консолидация і натиснути кнопку ОК.

Консолідація за категоріями

Розглянуті приклади 8.8 – 8.9 припускали повну ідентичність звітів МВО у частині розглянутих категорій, у нашому випадку, назв морозива, що в практичній діяльності зовсім не обов'язково. Список товарів, їх повторюва-ність можуть змінюватися у кожного реалізатора, клітинки з різними назвами морозива знаходитися на різних рядках. У цьому разі потрібно використовувати консолідацію за категоріями, яка надає більшу свободу для організації даних у вхідних листах.

При консолідації даних за категоріями Excel використовує як основу для об'єднання листів заголовки стовпців або рядків. Причому одного рядка, або одного стовпця, або одного рядка і одного стовпця. Тому треба бути уважними при виборі діапазону даних для обробки і початку області результатних даних.

На відміну від попередніх прикладів у первинних звітах не можна використовувати рядки проміжних підсумків, тому що вони будуть трактуватися як окремі категорії.

Приклад 8.10. Внести у звіти МВО зміни, щоб вони відрізнялися послідовністю записів, переліком товарів, їх повторюваністю і не мали проміжних підсумків. На листі Консол_по_кат створити узагальнений звіт за два тижні по видах морозива.

Виконання.

1. Згрупувати листи первинних звітів  видалити рядки проміжних підсумків  розгрупувати листи.

2. У звітах Иванової та Сидорова перемішати рядки у таблицях; у звіт Петрова додати нові види морозива; у звіті Астора вилучити деякі види морозива і замінити їх новими.

3. Додати в книгу Реалізація морозива новий лист і присвоїти йому назву Консолід_по_кат.

4. На лист Консолід_по_кат. скопіювати заголовний рядок таблиці (А1:К1) із будь-якого листа.

5. Виділити клітинку С2 як початок кінцевої області (у якості категорій використовуються назви морозива).

6. Стрічка Данные  група Работа с данными  кнопка Консолидация  заповнити вікно діалогу Консолидация: вибрати Сумма у полі Функция,  увести посилання для кожного вхідного діапазону у полі Ссылка з включенням клітинок з категоріями (клацнути по полю Ссылка  клацнути по ярличку Иванов  виділити клітинки з С2 до кінця даних, що рахуються  клацнути по кнопці Добавить  ввести діапазони вхідних даних з інших первинних звітів), установити прапорець В левом столбце (рис. 8.51) кнопка ОК.

Рисунок 8.51 – Вікно Консолідація при використанні консолідації за категоріями

7. Підсумковий лист тепер містить рядки, що відповідають унікальним елементам рядків вхідних листів (у даному випадку, для кожного товару). Якщо кілька листів мають однакові елементи рядків, підсумковий лист виконує обрану математичну операцію на відповідних значеннях у кожнім стовпці.

8. Консолідований звіт можна відформатувати, додати підсумкові рядки з формулами, довідкову інформацію. Форми первинних та консолідованого звіту див. у таб. 8.8 – 8.13.

Таблиця 8.8 Звіт про реалізацію морозива Ивановой А.Ф.

Дати	Ці-на	Назва морозива	Понеділок	Вівто-рок	Середа	Четвер	П'ятниця	Су-бо-та	Не-діля	Ра-зом
03.01 - 09.01	6,00	Лакомка	31	30	25	27	43	50	51	257
03.01 - 09.01	7,50	Эскимо	28	29	19	19	38	40	41	214
03.01 - 09.01	7,20	Спортивное	30	28	18	20	35	45	41	217
03.01 - 09.01	6,00	Лакомка	27	31	31	31	40	61	53	274
10.01 - 16.01	7,20	Спортивное	25	31	25	25	37	45	50	238
10.01 - 16.01	7,50	Эскимо	25	25	28	23	35	50	45	231
10.01 - 16.01	6,30	Торнадо	30	26	21	23	40	50	49	239

Таблиця 8.9 Звіт про реалізацію морозива Петрова М.В.

Дати	Ці-на	Назва морозива	Понеділок	Вівто-рок	Середа	Четвер	П'ятниця	Су-бо-та	Не-діля	Ра-зом
03.01 - 09.01	7,20	Спортивное	30	28	18	20	35	45	41	217
03.01 - 09.01	7,50	Эскимо	28	29	19	19	38	40	41	214
03.01 - 09.01	6,00	Лакомка	31	30	25	27	43	50	51	257
03.01 - 09.01	6,30	Торнадо	30	26	21	23	40	50	49	239
10.01 - 16.01	7,20	Спортивное	25	31	25	25	37	45	50	238
10.01 - 16.01	7,50	Эскимо	25	25	28	23	35	50	45	231
10.01 - 16.01	5,80	Фруктовая палочка			20	20	25	35	40	140
10.01 - 16.01	6,00	Лакомка	27	31	31	31	40	61	53	274
10.01 - 16.01	9,20	Долматин					7	15	17	39

Таблиця 8.10 Звіт про реалізацію морозива Коваль Т.Г.

Дати	Ці-на	Назва морозива	Понеділок	Вівто-рок	Середа	Четвер	П'ятниця	Су-бо-та	Не-діля	Ра-зом
03.01 - 09.01	7,20	Спортивное	30	28	18	20	35	45	41	217
03.01 - 09.01	7,50	Эскимо	28	29	19	19	38	40	41	214
03.01 - 09.01	6,00	Лакомка	31	30	25	27	43	50	51	257
03.01 - 09.01	6,30	Торнадо	30	26	21	23	40	50	49	239
10.01 - 16.01	7,20	Спортивное	25	31	25	25	37	45	50	238
10.01 - 16.01	7,50	Эскимо	25	25	28	23	35	50	45	231
10.01 - 16.01	6,00	Лакомка	27	31	31	31	40	61	53	274

Таблиця 8.11 Звіт про реалізацію морозива Сидорова П.М.

Дати	Ці-на	Назва морозива	Понеділок	Вівто-рок	Середа	Четвер	П'ятниця	Су-бо-та	Не-діля	Ра-зом
03.01 - 09.01	7,20	Спортивное	30	28	18	20	35	45	41	217
03.01 - 09.01	7,50	Эскимо	28	29	19	19	38	40	41	214
03.01 - 09.01	6,00	Лакомка	31	30	25	27	43	50	51	257
03.01 - 09.01	6,30	Торнадо	30	26	21	23	40	50	49	239
10.01 - 16.01	7,20	Спортивное	25	31	25	25	37	45	50	238
10.01 - 16.01	7,50	Эскимо	25	25	28	23	35	50	45	231
10.01 - 16.01	5,80	Фруктовая палочка			20	20	25	35	40	140
10.01 - 16.01	6,00	Лакомка	27	31	31	31	40	61	53	274
10.01 - 16.01	9,20	Долматин					7	15	17	39

Таблиця 8.12 Звіт про реалізацію морозива Астор Ф.І.

Дати	Ці-на	Назва морозива	Понеділок	Вівто-рок	Середа	Четвер	П'ятниця	Су-бо-та	Не-діля	Ра-зом
03.01 - 09.01	7,20	Спортивное	30	28	18	20	35	45	41	217
10.01 - 16.01	5,80	Фруктовая палочка			20	20	25	35	40	140
03.01 - 09.01	6,00	Лакомка	31	30	25	27	43	50	51	257
03.01 - 09.01	6,30	Торнадо	30	26	21	23	40	50	49	239
10.01 - 16.01	7,20	Спортивное	25	31	25	25	37	45	50	238
10.01 - 16.01	8,60	Вишневий лікер			15	15	16	21	20	87
10.01 - 16.01	7,50	Эскимо	25	25	28	23	35	50	45	231
10.01 - 16.01	6,00	Лакомка	27	31	31	31	40	61	53	274

Таблиця 8.13 Зведений звіт п’яти реалізаторів за видами морозива

Дати	Ціна	Назва морозива	Поне-ділок	Вівторок	Се-реда	Чет-вер	П'ятниця	Су-бо-та	Неділя	Ра-зом
		Спортивное	275	295	215	225	360	450	455	2275
		Фруктовая палочка			40	40	50	70	80	280
		Лакомка	290	305	280	290	415	555	520	2655
		Торнадо	150	130	105	115	200	250	245	1195
		Вишневий лікер			15	15	16	21	20	87
		Эскимо	237	241	216	191	327	410	389	2011
		Долматин					7	15	17	39
		Разом:	952	971	871	876	1375	1771	1726	8542

Створення зв'язків із вхідними листами

У попередніх прикладах виконувалася консолідація даних без створення зв’язків з первинними звітами. Це означає, що внесення змін у первинні звіти не буде автоматично переноситися до зведеного звіту. Наприклад, внесені зміни у первинні звіти для демонстрації роботи консолідації за категоріями (приклад 8.10) ніяк не сказалися на звіті, створеному за допомогою консолідації за розташуванням. Але в деяких випадках це зовсім не потрібно.

Команду Консолидация можна використовувати для встановлення постійного зв'язку між підсумковим і вхідним листами. Щоб створити цей зв'язок, варто установити у вікні діалогу Консолидация прапорець Создавать связи с исходными данными і виконати консолідацію так само, як і без зв'язку.

Коли виконується консолідація даних з установленим прапорцем Создавать связи с исходными данными, Excel створює структуру в підсумковому листі (рис. 8.52). При створенні зв’язків у таблицю додається додатковий стовпець для відображення книги – джерела первинних даних, та додаткові рядки для деталізованої інформації.

Рисунок 8.52 – Консолідований звіт із зв’язками з первинними звітами

Клацання по плюсі ліворуч від рядка звіту розкриває склад вхідних елементів, що формують підсумкові числа цього рядка (для рядка 18 це рядки 16 і 17). Це означає, що дані по Фруктовій палочці поступили з двох первинних звітів, по морозиву Торнадо – з п’яти первинних звітів.

Примітка. У разі наявності в таблиці декількох показників, які можуть використовуватися в якості категорій, наприклад, Дата, Назва морозива, вибір показника змінює аналіз таблиці й кінцевий результат, тому що обирається самий лівий з виділених стовпців за базу порівняння (аналогічні дії й до рядків).

21