8.5.2 Робота з групою листів. Об'ємні формули
Досить часто в практиці доводиться узагальнювати дані однотипних документів. У цьому випадку форма документа та сама при різному змісті, наприклад, місячні звіти матеріально-відповідальних осіб (МВО) або бюджети відділень. Для створення таких документів Excel має засіб групового редагування. Можна згрупувати разом кілька листів у книзі і потім додати, відредагувати або відформатувати дані на всіх цих листах одночасно.
Виділення й угрупування аркушів можна виконати одним із перерахованих нижче методів.
Виділити ярличок першого листа в діапазоні суміжних листів, які потрібно згрупувати, і при натиснутій клавіші Shift клацнути по ярличку останнього листа в діапазоні.
Виділити ярличок першого листа і при натиснутій клавіші Ctrl послідовно клацнути по ярличках усіх листів, що потрібно включити в групу, незалежно від їхнього положення в книзі.
Команда Выбрать все листы в контекстному меню ярличків аркушів.
Excel позначає режим групового редагування, додаючи [Группа] у рядку заголовка книги. Верхнім в групі завжди буде лист, який був виділений першим.
Якщо всі листи книги включені в групу, то намагання перейти на інший лист призведе до розгрупування листів. Якщо згруповані не всі листи книги, то в середині групи можна переміщатися з листа на лист. Розгрупування відбувається при клацанні по ярличку листа поза групою.
При роботі з групою листів, що буде вводитися на першому листі, як під копірку буде з'являтися на всіх листах групи. Будь-які зміни форматування, групового редагування клітинок, рядків, стовпців, їх копіювання, переміщення, вставки застосуються до всіх листів у групі. Для групи можна виконувати команди Найти та Заменить, Печать.
Можна скопіювати діапазон клітинок з одного листа на листи групи, але не можна скопіювати діапазон з групи листів!
Приклад 8.7. На підприємстві працює п’ять реалізаторів морозива, які відчитуються за тиждень відповідно формі (рис. 8.48). Необхідно створити робочу книгу Реалізація морозива, у якій накопичувати інформацію про реалізацію морозива на протязі року по всім реалізаторам.
Виконання:
Відкрити нову книгу, додати до книги ще 2 листи, перейменувати ярлички листів відповідно прізвищам реалізаторів (рис. 8.48).
Згрупувати всі листи книги (контекстне меню → к. Выделить всё або клацнути по ярлику першого листа та при натиснутій кнопці Shift по ярлику п’ятого листа).
На першому листі групи побудувати таблицю відповідно рисунку.
Рисунок 8.48 – Форма звіту про реалізацію морозива
Зняти виділення з листів, клацнувши по будь-якому ярличку, крім Иванова або контекстне меню по ярличках → к. Разгруппировать листы.
Перевірити наявність форми на інших листах книги, заповнити звіти (у приведеному прикладі заповнення звітів проводилося у груповому режимі для спрощення перевірки подальших обчислень).
Зберегти книгу з ім’ям Реалізація морозива.
Повторюваність форм первинних звітів підказує необхідність їх узагальнення для підприємства в цілому. Для формування підсумкових таблиць Excel має декілька засобів, вибір яких залежить від складності роботи, що виконується, і умісту таблиці. До таких засобів відносяться формули та функції, об'ємні формули, консолідація різних типів, зведені таблиці. Розглянемо спеціальні засоби для створення звітних форм.
Об'ємні формули використовуються у випадках, коли заголовочні рядок та стовпець первинних таблиць та зведеного звіту повністю співпадають за змістом і розташуванням. Це дає можливість підсумовувати дані відразу по декількох однойменних чарунках різних листів.
Приклад 8.8. - За формами Звіт про реалізацію морозива кожного МВО створити підсумковий звіт за перший тиждень. (Умовно будемо вважати, що перелік товарів і їх розташування у першому стовпці співпадають.)
Виконання.
Додати в кінець книги ще один лист і дати йому назву Формули.
Скопіювати форму звіту МВО у лист Формули будь-яким відомим способом, наприклад, скопіювати звіт Астор та видалити дані з клітинок D2:K5.
На листі Формули виділити клітинку D2 клацнути по кнопці Сумма клацнути по ярличку Иванова при натиснутій клавіші Shift клацнути по ярличку Астор на листі Иванова, який буде попереду, виділити чарунку D2 клавіша Enter. Одержимо формулу =СУММ(Иванова:Астор! D2).
Скопіювати формулу з клітинки D2 у клітинки Е2:К2, у яких потрібно виконати аналогічні розрахунки.
Виділити клітинки Е2:К2 і скопіювати їх у інші рядки таблиці (для нашого прикладу це клітинки D5:К5).
У результаті в кожну клітинку звітної форми буде занесена об'ємна формула, що буде підраховувати кількість реалізованого морозива по дням тижня (рис. 8.49).
а)
б)
Рисунок 8.49 – Звіт по об’ємним формулам а) з фрагментом таблиці у режимі формул б)
При роботі з об'ємними формулами можна використовувати наступні функції: Сумма, Количество, Среднее, максимальное, Минимальное, Произведение, Количество чисел, Смещенное отклонение, Несмещенное отклонение, Смещенная дсперсия, Несмещенная дисперсія.