8.5 Методи відбору даних та одержання звітних форм

Excel має значні можливості для розв’язання різноманітних задач фахівцями різних спеціальностей. Ціла низка таких можливостей потребує фахових знань з економіки, математики, статистики. Тому далі будуть розглянуті можливості, що відповідають загальноосвітньому рівню підготовки.

8.5.1 Можливості Excel при роботі зі списками даних

Послідовне занесення даних у таблицю без пропусків спонукає Excel трактувати її як базу даних. Excel має можливості обробляти невеликі бази даних, так званні списки, – впорядковувати їх, створювати багаторівневі структури, використовувати фільтрацію, розрахунки проміжних підсумків. При цьому необхідно витримати визначені вимоги:

• всі стовпці таблиці повинні мати заголовки простої структури;

• кожний стовпець повинний містити дані одного типу;

• у списку не може бути пустих рядків та стовпців;

• невеликі таблиці, крім яких є ще дані на листі, необхідно відокремлювати від іншої інформації пустим рядком та пустим стовпцем.

Приклад 8.4. Створити Реєстрі обліку продуктів та товарів у коморі (таб. 8.7), у якому накопичується інформація про рух продуктів та товарів на протязі визначеного періоду – десятиденки, місяцю, тощо. У всі стовпці з позначкою С (сума) виставити формули. Відсортувати дані по назвам продуктів.

Таблиця 8.7 Реєстр обліку продуктів та товарів у коморі

		за								кг/л
Назва сировини, продуктів, товарів	Залишок на початок К	Надход-ження К	Витрати К		Залишок на кінець К		Залишок на початок С		Надход-ження С		Витрати С		Залишок на кінець С		Ціна за одиницю
Курчата	1	15	16		0		9,5		142,5		152		0		9,5
Маргарин	2	8	9		1		10		40		45		5		5
Масло вершкове	1	6	7		0		11,5		69		80,5		0		11,5
Жир кулінарний	3	9	8		4		19,2		57,6		51,2		25,6		6,4
Сметана	0,5	7	6,5		1		3,25		45,5		42,25		6,5		6,5
Картопля	4	25	29		0		7,2		45		52,2		0		1,8
Мука пшенична	1	6	6,5		0,5		2		12		13		1		2
Цукор	3	10	11		2		11,7		39		42,9		7,8		3,9
Сіль	1	7	6,5		1,5		0,4		2,8		2,6		0,6		0,4
Томатне пюре	0,5	6	5		1,5		2,4		28,8		24		7,2		4,8
Капуста білокоч.	0	10	9,5		0,5		0		15		14,25		0,75		1,5
Морква	0	5	5		0		0		12,5		12,5		0		2,5
Цибуля	1	7	8		0		2		14		16		0		2
Петрушка (корінь)	0,2	1	0,8		0,4		0,3		1,5		1,2		0,6		1,5
Оцет 3 %	1	4	3		2		0,9		3,6		2,7		1,8		0,9
Перець чорний горішком	0,05	0,5	0,3		0,25		0,5		5		3		2,5		10
Лавровий лист	0,05	0,5	0,3		0,25		0,25		2,5		1,5		1,25		5
Курчата		10	10		0		0		132,5		132,5		0		13,25
Картопля		10	10		0		0		30,5		30,5		0		3,05
Морква		3	2,5		0,5		0		15		12,5		2,5		5
Курчата		5	3		2		0		100		60		40		20
Картопля		10	8		2		0		60		48		12		6
Разом:	19,3	165	164,9		19,4		81,1		874,3		840,3		115,1

Результат створення таблиці у режимі формул показаний на рис. 8.41

Рисунок 8.41 – Таблиця Реєстр обліку продуктів та товарів у коморі у режимі формул

Для сортування записів таблиці необхідно клацнути по будь-якій клітині таблиці та виконати наступну послідовність дій: стрічка Главная → група Редактирование → випадаючий список кнопки Сортировка и фильтр (рис. 8.42) → к. Настраиваемая сортировка → вказати стовпець для впорядкування даних → ОК.

Сортування можна виконувати не тільки за значеннями клітинок, але й за форматуванням – за кольорами шрифтів, заливання клітинок, позначок клітинок.

Відбір визначених позицій у великих таблицях, наприклад продуктів можна виконати за допомогою фільтрів.

Приклад 8.5. Відібрати з таблиці реєстру інформацію про картоплю та курчат.

Рисунок 8.42 – Послідовність виконання сортування записів таблиці

Виконання. Стрічка Главная → група Редактирование → випадаючий список кнопки Сортировка и фильтр (рис. 8.42) → к. Фильтр → біля кожного заголовку стовпця таблиці з’являється кнопка випадаючого списку (рис. 8.44) → у випадаючому списку стовпця обрати потрібне (у стовпці з назвами продуктів зняти прапорець (Выделить всё) та виставити прапорці Картопля і Курчата) → ОК.

Для числових даних параметри виставляються аналогічно. Крім простого фільтру можна використовувати числові або текстові фільтри, де вказуються умови відбору (рис. 8.43). Наприклад, відібрати продукти та товари, ціна яких менше 3 грн.

Примітка. У випадаючих списках фільтрів наявний рядок пошуку, який дозволяє значно прискорити пошук у об’ємних таблицях (тисячі і навіть мільйони записів). Наприклад, для прискорення пошуку курчат та картоплі у полі пошуку наберіть к*. У нижній частині з’являться записи картопля, курчата, капуста. Зніміть прапорець з капусти і клацніть по клавіші ОК.

Зняти позначки фільтру з заголовків стовпців - Стрічка Главная → група Редактирование → випадаючий список кнопки Сортировка и фильтр → віджати к. Фильтр.

Примітка. Якщо в кінці таблиці сформувати підсумковий рядок, то при фільтрації він буде відображати підсумки по одібраним позиціям.

Примітка. Фільтр можна використовувати у декількох стовпцях, послідовно вказуючи потрібні параметри фільтрації. Наприклад, можна відфільтрувати дані за назвою продуктів, а потім за ціною.

Рисунок 8.43 – Використання фільтрів для відбору даних

Крім простого відбору у списку можна заставити Excel формувати таблиці з підсумками, структурувати дані. Excel дозволяє структури з восьми рівнями складності.

Приклад 8.6. У Реєстрі обліку продуктів та товарів у коморі відображено декілька надходжень курчат, картоплі та інших овочів за різною ціною. Необхідно одержати загальну кількість та суму продуктів за видами.

Виконання:

- відсортувати список за назвами продуктів;

- стрічка Данные → група Структура → кнопка Промежуточный итог → уточнити параметри діалогового вікна Промежуточные итоги (рис. 8.44) → ОК.

Для більш наочної роботи із цифровими даними можна їх структурувати, що надасть змогу тимчасово ховати більш детальні дані та бачити агреговану інформацію (рис. 8.45): стрічка Данные → група Структура → випадаючий список кнопки Группировать → к. Создать структуру.

Рисунок 8.44 – Діалогове вікно налаштування параметрів підсумків та результат виконання операції

Рисунок 8.45 – Структуровані дані по продуктам і товарам у коморі

По агрегованим даним (згорнути структуру) можна будувати діаграми (рис. 8.46 а).

Примітка. Якщо розгорнути елемент структури, то це зразу знайде відображення на діаграмі (рис. 8.46 б).

Вбрати структуру: стрічка Данные → група Структура → випадаючий список кнопки Разгруппировать → к. Удалить структуру.

Рисунок 8.46 – Діаграма побудована за агрегованими даними а) та з розгорнутими даними по курчатам б)

Закріплення областей листа

Досить часто при роботі з таблицями Excel виникає потреба у фіксації дяких областей листа – заголовочних рядків, стовпців, областей з логотипом компанії або ін. Виконати таку роботу можна за допомогою команд вкладки Вид в залежності від області фіксації наступним чином:

Закріпити верхній рядок (перший стовпець) на листі- вкладка Вид  група Окно  випадаючий список кнопки Закрепить области (рис. 8.47)  п. Закрепить верхнюю строку (Закрепить первый столбец).

Закріпити декілька рядків або області з рядків та стовпців – клацнути по клітинці нижче рядків, що закріплюються та праворуч від стовпців, що закріплюються (рис. 8.45, клітинка В2)  вкладка Вид  група Окно  випадаючий список кнопки Закрепить области  п. Закрепить области.

Рисунок 8.47 – Команди для закріплення областей таблиці

В разі закріплення областей вони будуть залишатися на місці при прокручуванні листа як по горизонталі так і по вертикалі. Закріплені області зручно виділяти заливанням.

Зняти закріплення областей - вкладка Вид  група Окно  випадаючий список кнопки Закрепить области  п. Снять закрепление областей.