8.4 Використання стандартних функцій Microsoft Excel 2010

Функція – стандартна формула, яка повертає результат виконання певних дій над значеннями, які є її аргументами.

Аргумент – значення, що надає інформацію для дії, події, методу, властивості, функції або процедури.

Функції дозволяють спростити формули у клітинках, особливо, якщо вони занадто довгі або складні.

Вставка функцій на лист Excel може здійснюватися за допомогою Майстра функцій декількома способами:

• вибором у списку Функції, який з'являється після введення знаку рівності (=) в рядку формул (рис. 8.24 а);

• клацанням на кнопці Вставить функцию на початку рядка формул (рис. 8.24 б);

• вибором команди Вставить функцию на панелі інструментів Бібліотека функцій вкладки Формули (рис. 8.25).

Рисунок 8.24 – Введення функції в рядок формул

Рисунок 8.25 – Панель інструментів Библиотека функций

Пакет Microsoft Excel має потужні можливості по використанню умонтованих функцій. Excel має більш 500 умонтованих функцій, що виконують широкий спектр різноманітних обчислень. Всі функції, об'єднані в такі категорії (рис. 8.26):

1. фінансові - функції, що виконують фінансові обчислення;

2. дата і час - функції, що дозволяють представляти дату й виді чисел і виконувати операції над ними;

3. математичні й тригонометричні - включає математичні, логарифмічні і тригонометричні функції;

4. статистичні - функції для аналізу статистичних даних;

Рисунок 8.26 – Діалогове вікно Майстра функцій – крок 1 з двох

5. посилання і масиви - функції дозволяють “переглядати” інформацію, що зберігається в списку або таблиці, а також обробляти посилання;

6. робота з базою даних – операції над даними з бази даних;

7. текстові - перетворюють текстові значення в числа, числові значення в рядки символів, дозволяють виконувати різноманітні операції над рядками символів;

8. логічні – виконують логічні операції над даними;

9. перевірки властивостей та значень - більшість функцій використовують логічні вирази для визначення істинності заданої умови;

10. визначені користувачем – функції, що є у надбудовах, які установлює користувач;

11. аналітичні – для роботи з даними, що організовані у гіперкубічні структури;

12. інженерні - функції для роботи з комплексними числами, для перетворення між 10-; 16-; 8-; і 2-вою системами числення, різноманітні форми функції Бесселя;

13. сумісності – функції, які забезпечують сумісність даних з Excel 2007 та більш ранніх версій;

14. перелік усіх функцій за алфавітом;

15. 10 функцій, що використовувалися останніми.

При виборі категорії знизу з’являється список функцій, що відносяться до обраної категорії. Під списком розташований опис синтаксису вибраної функції і стисла її характеристика. При клацанні по кнопці ОК викликається друге вікно Майстра функцій (рисунок 8.27), яке допомагає користувачу заповнити аргументи.

При клацанні по полю кожного аргумента надається коротка характнристика аргумента. Після знака дорівнює праворуч нижче аргументів

можна побачити результат обчислень, не покидаючи вікна.

Рисунок 8.27 – Вікно Майстра функцій – крок 2

Якщо формула містить декілька функцій, то другу і наступні функції можна викликати після знака операції, використовуючи лівий список, що випадає, у рядку формул (рисунок 8.24 а). Комбінуючи вбудовані функцій Excel, можна виконувати розрахунки будь-якої складності для будь-якої сфери застосування, від домашньої бухгалтерії до наукових розрахунків.

Приклад 8.3. На Листі 1 нової книги створити документ за наведеною формою (рис. 8.28).

Рисунок 8.28 – Відомість реалізації товарів оптовим покупцям

Провести необхідні розрахунки за наступною схемою.

Сума знижки складає:

• 5% від суми реалізації для товарної групи «Телевізори» за умови, що сума реалізації перевищує 25000 грн;

• 2% - від суми реалізації або для товарної групи «Телевізори», або якщо сума реалізації перевищує 20000 грн;

• не надається – в інших випадках.

Для виконання прикладу необхідно використовувати логічні операції ЕСЛИ, И, ИЛИ; математичні – СУММЕСЛИ; статистичні – МАКС, СРЗНАЧ.

Характеристика потрібних функцій надана у таблиці 8.6.

Таблиця 8.6 –Функції для розв’язання прикладу

Функція	Опис	Аргументи функції
Функція ЕСЛИ	Вибирає одну з двох команд в залежності від виконання умови Синтаксис: ЕСЛИ (лог_выражение, [значение_если_истина], [значение_если_ложь])*	Лог_выражение - оператор порівняння, що дає в результаті значення ИСТИНА або ЛОЖЬ Значение_если_истина - необов'язковий аргумент. Значення, яке повертається, якщо аргумент лог_выражение відповідає значенню ИСТИНА. Значение_если_ложь — необов'язковий аргумент. Значення, яке повертається, якщо аргумент лог_выражение відповідає значенню ЛОЖЬ.
Функція И	Повертає значення ІСТИНУ тільки, якщо всі аргументи мають значення ІСТИНУ Синтаксис: И (логическое_значение1, [логическое_значение2], ...) Функція И використовується для розширення можливостей інших функцій, що виконують логічну перевірку.	Логическое_значение1. Обов'язковий аргумент. Перша умова, що перевіряється, обчислення якої дає значення ИСТИНА або ЛОЖЬ. Логическое_значение2, ... Необов'язковий аргумент. Додаткові умови, що перевіряються, обчислення яких дає значення ИСТИНА або ЛОЖЬ. Умов може бути не більше 255.
Функція ИЛИ	Повертає значення ІСТИНУ, якщо хоч би один з аргументів має значення ІСТИНУ Синтаксис: ИЛИ (логическое_значение1, [логическое_значение2],...) Функція ИЛИ використовується для розширення можливостей інших функцій, що виконують логічну перевірку.	Аргумент "логическое_значение1" є обов'язковим, подальші логічні значення необов'язкові. Від 1 до 255 умов, що перевіряються, які можуть мати значення ИСТИНА або ЛОЖЬ.
Функція СУММЕСЛИ	Для обчислення суми значень клітинок, що відповідають визначеним умовам СУММЕСЛИ (диапазон; критерий; [диапазон_суммирования])	Диапазон -  діапазон клітинок, що, оцінюються за критерієм. Клітинки в кажному діапазоні повинні мати числа, імена, масиви або посилання на числа. Пусті клітинки та з текстовими значеннями пропускаються. Критерий - число, вираження, посилання на клітинку, текст або функція, що визначає, які клітинки необхідно просумувати. Наприклад, критерій можна визначити як 32, ">32", B5, "32", "яблука" або СЬОГОДНІ(). Диапазон_суммирования – необов’язковий аргумент. Клітинки з якого складаються, якщо вони відрізняються від клітинок, указаних у якості діапазона. Якщо аргумент диапазон_суммирования відсутній, Excel складає клітинки, що вказані в аргументі діапазон.
Функція МАКС	Возвращает наибольшее значение из набора значений. МАКС(число1, [число2],...)	"число1" - обов’язкове, наступні числа необов’язкові. Від 1 до 255 чисел, серед яких потрібно знайти найбільше.
Функція СРЗНАЧ	Возвращает среднее значение (среднее арифметическое) аргументов СРЗНАЧ(число1; [число2];...)	Число1 - обов’язковий аргумент. Перше число, по або діапазони, для яких необхідно обчислити середнє значення. Число2 - не обов’язковий аргумент. Додаткові числа, посилання на клітинку або діапазони, для яких необхідно обчислити середнє значення. Аргументів може бути не більше 255.

*Для створення складніших перевірок як аргументи "значение_если_истина" і "значение_если_ложь" можна використовувати до 64 вкладених функцій ЕСЛИ. Крім того, для перевірки багатьох умов можна використовувати функції ПРОСМОТР, ВПР, ГПР та ВЫБОР.

Для виконання розрахунків будуть використовуватись наступні формули Microsoft Excel:

1. Розрахунок суми знижки:

=ЕСЛИ(И(C4="Телевізори";F4>25000);F4*0,05;0+ЕСЛИ(ИЛИ(C4="Телевізори";F4>20000);F4*0,02;0))

2. Сума знижки за реалізовані телевізори:

=СУММЕСЛИ(C4:C11;"Телевізори";G4:G11)

3. Сума реалізації портативної техніки

=СУММЕСЛИ(C4:C11;"Портативна техніка";F4:F11)

4. Максимальна сума знижки =МАКС(G4:G11)

5. Середня сума реалізації з урахуванням знижки =СРЗНАЧ(H4:H11).

Виконання прикладу 8.3.

1. В клітинках А1:Н16 створити документ наведеної форми.

2. В клітинку G4 увести формулу для розрахунку суми премії.

3. Визвати Майстер функцій натиснувши на кнопку Вставить функцию на початку рядка формул або скориставшись командою Вставить функцию на панелі інструментів Библиотека функций вкладки Формулы (рис. 8.29).

4. У вікні Мастер функций – шаг 1 из 2 вибрати категорію Логические  виділити функцію ЕСЛИ  кнопка OK.

Рисунок 8.29 – Вікно майстра функцій – крок 1

1. У вікні, що відкрилось, у полі Лог_выражение поставити курсор і додати логічну функцію И (проводиться вибором із списку Функции зліва від рядка формул (рис. 8.30 – 8.32).

Рисунок 8.30 – Вікно аргументів функції ЕСЛИ та список функцій для додавання

Рисунок 8.31 – Вікно аргументів функції И

Рисунок 8.32 – Вікно аргументів функції ЕСЛИ

2. Заповнити аргументи функції Значение_если_истина (рис. 8.33).

3. Встановити курсор у полі аргументу Значение_если_ложь та додати логічну функцію ЕСЛИ (проводиться вибором із списку Функции зліва від рядка формул аналогічно п. 5).

Рисунок 8.33 – Вікно аргументів функції ЕСЛИ

4. У вікні, що відкрилось, у полі Лог_выражение поставити курсор і додати логічну функцію ИЛИ (проводиться вибором із списку Функции зліва від рядка формул).

5. Заповнити аргументи функції ИЛИ як на рисунку 8.34.

Рисунок 8.34 - Вікно Аргументи функції ИЛИ

Щоб закрити вікно аргументів функції ИЛИ та повернутися до функції ЕСЛИ, необхідно у рядку формул після аргументів функції ИЛИ, що записані у дужках фіолетового кольору, додати крапку з комою.

6. Заповнити аргументи функції ЕСЛИ Значение_если_истина та Значение_если_ложь як на рис. 8.35. Натиснути на кнопку OK.

У рядку формул формула розрахунку знижки створена за допомогою майстра функцій буде мати такий вигляд:

=ЕСЛИ(И(C4="Телевізори";F4>25000);F4*0,05;ЕСЛИ(ИЛИ(C4="Телевізори";F4>20000);F4*0,02;0))

Рисунок 8.35. Вікно Аргументи функції ЕСЛИ

7. Скопіювати формулу у клітинки G5:G11 з використанням маркеру заповнення.

8. У клітинку F4 внести формулу =D4*E4 і скопіювати її у клітинки F5:F11.

9. У клітинку H4 внести формулу =СУММ(F4:G4) і скопіювати її у клітинки H5:H11.

10. У клітинку F12 внести формулу =СУММ(F4:F11) і скопіювати її у клітинки G12:H12.

11. Встановити курсор у клітинку G13 для розрахунку загальної суми знижки за реалізовані телевізори. Визвати Мастер функций, натиснувши на кнопку Вставить функцию на початку рядка формул або скориставшись вибором команди Вставить функцию на панелі інструментів Библиотека функций вкладки Формулы.

12. Вибрати категорію – Математические, функцию – СУММЕСЛИ.

13. Заповнити аргументи функції СУММЕСЛИ як на рис. 8.36.

14. Встановити курсор у чарунку F14 для розрахунку суми реалізації портативної техніки. Визвати Майстер функцій натиснувши на кнопку Вставить функцию на початку рядка формул, або скористатися вибором команди Вставить функцию на панелі інструментів Библиотека функций вкладки Формулы.

15. Вибрати категорію – Математические, функцію – СУММЕСЛИ.

Рисунок 8.36 – Вікно Аргументи функції СУММЕСЛИ

16. Заповнити аргументи функції СУММЕСЛИ як на рис. 8.37.

Рисунок 8.37 – Вікно Аргументи функції СУММЕСЛИ

17. Встановити курсор у клітинку G15 для розрахунку максимальної суми знижки. Визвати Мастер функций та вибрати категорію – Статистические, функцию – МАКС.

18. Заповнити аргументи функції МАКС як на рис. 8.38.

19. Встановити курсор у чарунку H16 для розрахунку максимальної суми знижки. Визвати Мастер функций та вибрати категорію – Статистические, функцію – СРЗНАЧ.

Рисунок 8.38 – Вікно Аргументи функції МАКС

20. Заповнити аргументи функції СРЗНАЧ як на рис. 8.39.

Рисунок 8.39 – Вікно Аргументи функції СРЗНАЧ

Після внесення всіх формул необхідних для розрахунків документ буде мати вигляд як на рис. 8.40.

Рисунок 8.40 – Документ «Відомість реалізації товарів оптовим покупцям»