8.3.5 Підготовка документів до друку, друкування документу

Microsoft Excel надає можливість вибору об’єкту друку. Це може бути весь документ, визначені аркуші або виділений фрагмент таблиці. Відповідні команди знаходяться на вкладці Файл.

Вкладка Файл знаходиться в лівій частині стрічки і відповідає за найголовніші дії, без яких вся інша робота просто не має сенсу: створення документа, відкриття документа, збереження документа, а також за друк, публікацію в Інтернеті та пересилку по електронній пошті створеного вами файлу. Команди вкладки Файл стають доступними при натисканні на цій вкладці лівою кнопкою миші.

Команда Печать (рис. 8.20) дозволяє:

• побачити, як буде виглядати лист при друкуванні – область екрану праворуч;

• роздрукувати поточну книгу (лист) Ехсеl з обраними параметрами на одному з пропонованих пристроїв друку (не завжди це принтер) – центральна область екрану.

Рисунок 8.20 – Вікно команди Печать

Параметр Печать – дозволяє визначити, яку кількість копій документа буде надруковано, і почати процес друку клацанням на кнопці із зображенням принтера.

Параметр Принтер – дозволяє вибрати один з доступних у системі пристроїв виводу на друк. Таким пристроєм може бути як реальний фізичний пристрій (принтер), так і віртуальний пристрій друку (наприклад, збереження документа у файл формату ХРS або PDF). У цьому ж розділі можна налаштувати властивості вибраного пристрою друку.

Параметр Настройка дозволяє конкретизувати параметри сторінки й спосіб друкування матеріалу.

Надрукувати активні листи – команда конкретизує, що буде друкуватися (вся книга, активні листи, фрагмент).

Розібрати по копіях – дозволяє вибрати режим, при якому буде надруковано спочатку повністю першу копію, потім другу і далі. Якщо цей режим не обраний, то при друку декількох копій спочатку будуть надруковані всі перші сторінки, потім всі другі (друк при цьому відбувається швидше, але розбір за копіями доведеться робити вручну).

Орієнтація – вибір книжкової або альбомної орієнтації листа при друку.

Формат аркуша – вибір використовуваного розміру аркуша.

Поля – завдання відступів від краю аркуша.

Масштабування – команда дозволяє умістити виділений фрагмент на аркуші цілком.

8.3.6 Створення і редагування діаграм

Самі по собі діаграми не грають самостійної ролі і рідко виступають як окремий документ. Проте вони важливі як ілюстративний матеріал до доповідей, звітів, службових записок і всякого роду пропозицій.

Microsoft Excel надає потужний механізм з широкою палітрою типів, видів і гнучкими можливостями налаштування будь-якого параметра діаграми.

Для розміщення діаграми на лист Excel потрібно перейти на вкладку Вставка стрічки інструментів, у групі Диаграммы вказати необхідний тип діаграми, розкрити відповідну палітру клацанням миші та вибрати потрібну діаграму (рис. 8.21). Можна також викликати Майстра вставки діаграм з повним переліком типів діаграм.

Рисунок 8.21 – Склад інструментів групи Диаграммы

Вибір конкретного типу діаграми залежить від задачі, що розв’язується (таб. 8.4).

Таблиця 8.4 – Характеристика основних типів діаграм

Тип діаграми	Зовнішній вигляд	Область використання
кругова діаграма,		Кругова діаграма демонструє розмір елементів одного ряду даних. Точки даних на круговій діаграмі виводяться як відсотки від всього круга.
кільцева діаграма,		Кільцева діаграма, як і кругова демонструє відношення частин до цілого, але може будуватися по декількох рядах даних (вкладені кільця).
Гістограма		Гістограма корисна для представлення змін даних на протязі часу або для порівняння різних показників.
Циліндрична, пірамідальна та конічна діаграми		Циліндричні, пірамідальні, конічні діаграми показують та порівнюють дані аналогічно гістограмам.
Графіки		Графіки дозволяють зображати безперервні зміни даних на протязі часу в єдиному масштабі і ідеально підходять для представлення тенденцій змінення даних.
Точкова діаграма		Точкові діаграми показують дві групи чисел як один ряд координат x і y і використовуються для порівняння множини точок даних без урахування часу. Чим більше буде точок, тим краще.
Лінійчата діаграма		Лінійчаті діаграми використовуються для порівняння окремих елементів тривалісті або мітки вісі мають велику довжину.
Пелюсткова діаграма		Пелюсткова діаграма дозволяє порівнювати агреговані значення декількох рядів даних.
Бульбашкова діаграма		Бульбашкова діаграма дозволяє порівнювати набори з трьох значень замість двох. Третє значення визначає розмір маркеру бульбашки.
Поверхнева діаграма		Поверхнева діаграма корисна , якщо необхідно знайти оптимальні комбінації даних з двох наборів.
Діаграма з областями		Діаграми з областями підкреслюють величину змін на протязі часу та можуть використовуватися для привертання уваги до сумарного значення у відповідності з тенденцією.
Біржова діаграма		Біржові діаграми найчастіше використовуються для илюстрації зміни цін на акції, для вивода наукових даних. Для створення біржової діаграми необхідно правильно упорядкувати дані.

При побудові діаграм за даними різних стовпців необхідно їх при натиснутій клавіші Ctrl.

Змінювати параметри створеної діаграми можна шляхом вибору відповідних шаблонів вкладок Конструктор, Макет, Формат контекстної стрічки Работа с диаграммами (рис. 8.22).

Рисунок 8.22 – Вкладки контекстної стрічки Работа с диаграммами

Джерело даних для діаграми можна редагувати, розширюючи діапазони даних, змінювати дані у клітинках або додавати нові ряди даних. Всі ці зміни автоматично будуть відображені на діаграмі.

Процес створення діаграм за прикладом 8.2 представлений в таблиці 8.5.

Таблиця 8.5 – Алгоритм створення діаграм

Операція	Спосіб виконання
Побудувати кругову діаграму «Аналіз суми реалізації товару з урахуванням торгової націнки»
Виділити діапазон даних, необхідних для побудови діаграми (стовпці Найменування товарів і Сума реалізації з урахуванням націнки).	1). Виділити діапазон клітинок B4:B11. 2). Натиснути клавішу [Ctrl] та, утримуючи її натиснутою, виділити діапазон клітинок G4:G11.
Вибрати необхідний шаблон діаграми.	Перейти на вкладку Вставка область Диаграммы. Натиснути на кнопку Круговая та обрати необхідний вид кругової діаграми. Перейти на вкладку Конструктор и використовуючи представлені шаблони задайте необхідні параметри для діаграми
Розташувати діаграму на одному листі з таблицею.	К оли визначені необхідні параметри діаграми, необхідно перейти на вкладку Конструктор і клацнути на кнопку Переместить диаграмму. У вікні, що відкрилося увімкнути перемикач
Побудувати гістограми «Порівняння сум реалізації товару і сум реалізації товару з урахуванням торгової націнки»
Виділити діапазон даних, необхідних для побудови діаграми (стовпці Найменування товарів, Сума реалізації і Сума реалізації з урахуванням націнки).	1). Виділити діапазон клітинок B4:B11. 2). Натиснути клавішу [Ctrl] та, утримуючи її натиснутою, виділити діапазон клітинок E4:E11 і G4:G11
Вибрати необхідний вид гістограми	Перейти на вкладку Вставка область Диаграммы. Натиснути на кнопку Гистограмма та обрати необхідний вид гістограми – Объемная гистограмма с группировкой.
Визначення шаблону гістограми	Перейти на вкладку Конструктор и використовуючи представлені шаблони задайте необхідні параметри для діаграми В області Макет диаграммы оберіть Макет 5. Додайте назву діаграми. Перейти з вкладки Конструктор на вкладку Макет і при необхідності змінити параметри гістограми
Розташувати гістограми на окремому листі	К оли визначені необхідні параметри вашої діаграми необхідно перейти на вкладку Конструктор і клацнути на кнопку Переместить диаграмму. У вікні, що відкрилося увімкнути перемикач

Якщо значення різних рядів даних значно відрізняються величиною або на діаграмі необхідно представити дані різних типів (наприклад, сума та кількість), то у таких випадках для створення діаграми необхідно використовувати допоміжні вісі. Масштаб додаткової вертикальної вісі відповідає значенням зв’язанного з нею ряда даних.

Примітка. Допоміжні вісі можна додавати тільки до плоских діаграм. Об’ємні діаграми не підтримують додаткові вісі.

Додати допоміжну вісь можна наступним чином:

1. Клацнути на діаграмі ряду даних, який потрібно відобразити на допоміжній вісі.

2. Контекстна стрічка Работа с диаграммами  вкладка Формат  група Текущий фрагмент  кнопку Формат выделенного  у діалоговому вікні п. Параметры ряда  виставити індикатор По вспомогательной оси (рис. 8.23 а). Результат наданий на рис. 8.23 б.

Рисунок 8.23 – Вікно додавання допоміжної вісі