8.3.4 Робота з формулами

У табличному процесорі MS Excel у клітинки, в яких повинні отримуватися результати обчислень, вводяться відповідні формули.

Формули являють собою числа, посилання на клітинки, функції, зв'язані між собою знаками операцій (+ , - , * , /). Усі формули завжди починаються зі знака ( = ) і набираються в латинському алфавіті.

Наприклад: =D7*F7+C7/E7 .

Простий спосіб вставити у клітинку Ехсе1 формулу — набрати її в рядку формул, при цьому рекомендується посилання на клітинки вказувати клацанням миші по цих клітинках. Це дозволить уникнути переключень з одного алфавіту в інший і забезпечить правильний запис посилань.

Якщо формула набрана й інтерпретована правильно, її значення обчислюється. У рядку формул тоді виводиться текст формули, а у клітинці — обчислене значення (рис. 8.17 а).

Рисунок 8.17 – Введення формули у клітинку (правильне - а, неправильне - б)

Примітка. Якщо не ввести спочатку формули знак рівності (=), вся подальша послідовність символів буде сприйнята Excel як текст і, відповідно, відобразиться у клітинці (рис. 8.17 б).

Примітка. При правильному внесенні формул у клітинці з'являться нулі або #ДЕЛ/0 (при відсутності даних), або результат. Поява символів #ЗНАЧ або #ИМЯ говорить про нечислові значення у використовуваних клітинках або про помилки в наборі формул.

У формулі, показаній на рис. 8.17а, символи + і * називаються операторами (тобто вказують на виконувані дії), а числа 12 і 2 — операндами (тобто об'єктами, над якими будуть виконані дії).

У формулах Excel застосовується значний набір операторів, які можна об'єднати в чотири основні групи: арифметичні оператори (^,*,/,+,-); оператори порівняння (=, >, >=,<,<=,<>); текстовий оператор (&); оператори посилань.

Адреса клітинки складається з букви стовпця і номера рядка, на перетині яких вона знаходиться, наприклад A4, D6, G10. Адресу інакше називають ім'ям клітинки, і це ім'я відображується в полі Ім'я зліва від рядка формул. Адреса клітинки використовується у формулах для посилання на вміст клітинки – відносне посилання. Можна звертатися до групи клітинок, указуючи інтервал – діапазон клітинок – D2:D7, A3:F3.

Посилання в Excel дозволяють включати у формулу значення, що містяться в інших клітинках і можуть бути результатами обчислення формул, які, у свою чергу, посилаються на треті клітинки. Таким чином, виникає можливість створення досить складних обчислювальних конструкцій. При зміні значень у клітинках, на які вказують посилання, можна змінювати і результат обчислень кінцевої формули.

Посилання в Excel можна встановити не тільки на клітинку, але і на їх діапазон, або на декілька діапазонів клітинок одночасно. Для цього використовуються спеціальні оператори — діапазону (:) і об'єднання (;).

Оператор діапазону (:) використовується для завдання діапазону клітинок: вказується верхня ліва і нижня права клітинка виділеного діапазону – B3:G10.

Щоб посилатися на клітинки іншого листа тієї ж книги, необхідно при наборі формули (введення формули починається зі знака рівності) клацнути по ярлику потрібного листа і виділити клітинку, потім поставити потрібний знак операції і таким же чином посилатися на будь-яку чарунку потрібного листа книги. Приклад такої формули: =Лист2!С9 + Лист3!Е9.

Аналогічним образом можна посилатися і на клітинки розташовані в іншій книзі. Такі посилання називаються зовнішніми.

Приклад 8.1. У клітинку А1 листа Лист2 нової книги Книга2 увести посилання на клітинку А2 листа Лист3 вже існуючої книги Книга1.

Виконання.

1. Завантажити Книга1 - вкладки Файл  к. Открыть  вказати папку та файл, який потрібно відкрити  кнопка Открыть.

2. Створити нову книгу Книга2 - кнопка створення нового документу на панелі швидкого доступу .

3. Клацнути у Книга2 по ярличку Лист2  клацнути по клітинці А1.

4. Увести знак рівності, а потім викликати Книга1 шляхом наведення покажчика миші на позначку Excel на панелі задач та вибору потрібного документа  клацнути по ярличку Лист3  клацнути по клітинці А2  клавіша Enter.

У рядку формул перед натисканням клавіші Enter буде таке: =[Книга1]Лист3$А$2.

Як видно з запису, частина посилання, що вказує книгу, замкнута у квадратні дужки, а саме посилання на клітинку записане в абсолютному виді.

При копіюванні формул зручно використовувати маркер заповнення. При копіюванні відносного посилання в іншу клітинку її адреса зміниться, оскільки вона фіксована лише відносно клітинки, у якій введено формулу (рис. 8.18 б, стовпці Е та G).

Абсолютне посилання — це посилання, яке завжди вказує на фіксовану клітинку незалежно від того, куди й яким чином її копіювати або переміщувати.

Щоб посилання було абсолютним, при введенні його в рядок формул необхідно поставити знак долара ($) перед кожною з координат посилання, наприклад $G$1 (рис. 8.18 б стовпець F). Крім того, можна застосувати цей знак лише до однієї з координат. Тоді частина посилання стане відносною, а частина залишиться абсолютною, наприклад $А1 або А$1. У цьому випадку, коли посилання завжди вказуватиме на один і той же фіксований стовпець або

Рисунок 8.18 – Результат копіювання формул з відносним (а) і абсолютним (б) посиланням

ж на один і той же фіксований рядок. Швидке перемикання з відносного посилання на абсолютну або частково абсолютну можна виконувати у рядку формул, натисненням клавіші F4.

При звичайній роботі користувач працює у режимі значень. (рис. 8.18 а) У випадку сумнівів у правильності обчислень, тобто правильності занесених формул, можна скористатися режимом виводу формул (рис. 8.18 б):

Вкладка Формулы → випадаючий список кнопки Зависимости формул → п. Показать формулы.

Примітка. У режимі формул таблиці видаються на екран у розтягнутому виді, їх можна форматувати для видачі на друк.

EXCEL дає можливість візуально простежити зв'язки у формулах. Для цього варто скористатися:

Вкладка Формулы → випадаючий список кнопки Зависимости формул → пункти Влияющие ячейки, Зависимые ячейки, Убрать стрелки.

Після заповнення форми частина таблиці, що обчислювалася, може бути заповнена символами ###. Це пов'язано з недостатньою шириною клітинки. Як збільшити ширину клітинки зазначено в таблиці 8.2

Приклад 8.2. Створити документ Відомість реалізації товарів оптовим покупцям (рис. 8.19). Дані у стовпцях сум розраховуються. Сума націнки розраховується за допомогою відсотка торгової націнки, що вказаний у клітинці С13. У рядку 12 підраховуються суми по стовпцям.

Рисунок 8.19 – Відомість реалізації товарів оптовим покупцям

Виконання прикладу наведене у таб. 8.3.

Таблиця 8.3 – Алгоритм формування документу

Активна клітинка	Операція	Спосіб виконання
Увесь лист	Установити шрифт для всіх клітинок таблиці	1). Виділити увесь лист, клацнувши на кнопці Виділити лист (порожня кнопка) у верхньому куті таблиці. 2). Перейти на вкладку Главная область Шрифт. Вибрати шрифт Arial, розмір шрифту 12
A1	Увести назву документа	Набрати з клавіатури текст: Відомість реалізації товарів оптовим покупцям і натиснути клавішу Enter (Надалі - )
A3	Увести текст	№ п.п., або перейти у клітинку B3 натиснувши на кнопку управління курсором
B3	Увести текст	Найменування товару 
C3	Увести текст	Ціна 
D3	Увести текст	Кількість 
E3	Увести текст	Сума реалізації 
F3	Увести текст	Сума націнки 
G3	Увести текст	Сума реалізації з урахуванням націнки 
A4	Увести номер	1
A5	Увести номер	2
A4:A5	Виділити клітинки	Установити покажчик миші в середені клітини А4, зажати ліву кнопку миші і тягти до А5.
A4:A11	Перенумирова-ти клітинки	У становити покажчик миші на маркер заповнення (маленький квадратик у нижньому правому куті клітинки A5). Покажчик прийме форму хрестика. Утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, заповнити клітинки з A5 по A11, перетаскуючи маркер, відповідно числами з 3 до 8.
A12	Увести текст	Всього:
A13	Увести текст	Торгова націнка, %
A3:G3	Виділити клітинки з А3 по G3, та відформатувати заголовки стовпців згідно рис. 8.17	К.м. Формат ячеек → вкладка Выравнивание Вибрати: у полі Выравнивание по горизонтали – по центру у полі Выравнивание по вертикали – по центру встановити прапорець – переносить по словам натиснути на кнопку OK
A1:G2	Виділити клітинки з А1 по G2 та відформатувати заголовок таблиці	К.м. Формат ячеек → вкладка Выравнивание Вибрати: у полі Выравнивание по горизонтали – по центру у полі Выравнивание по вертикали – по центру встановити прапорець – переносить по словам установити прапорець – объединение ячеек Перейти на вкладку Шрифт Вибрати: Начертание – полужирный курсив; Размер – 14 Натиснути на кнопку OK
A3:G13	Виділити клітинки з А3 по G13 та зробити границі клітинок та таблиці вцілому	Клацнути лівою кнопкою миші в чарунці А3, потім натиснути клавішу [Shift] та, не відпускаючи її, клацнути в чарунці G13. К.м. Формат ячеек → вкладка Граница Вибрати: у полі Тип линии товщину лінії для рамки натиснути на кнопку Внешние у полі Тип линии товщину лінії для сітки натиснути на кнопку Внутренние натиснути на кнопку OK
	Створити список, який містить найменування товарів	Виконати: Перейти на вкладку Файл  к. Параметры  Дополнительно  Общие  опція Создавать списки для сортировки и заполнения  кнопка Изменить списки У вікні, що відкрилось заповнити область Элементы списка найменуваннями товарів: Телевізор LED SONY KDL37;Телевізор LED LG32; Телевізор LED SAMSUNG; НоутбукACER; Ноутбук HP Pavilion g6; Планшетний ПК Prestigio PMP; Монітор Samsung S19A; Моноблок IMPRESSION AL 1210 Натиснути на кнопку Добавить и OK
B4:B11	Виконати авто заповнення елементами створеного списку клітинок B4:B11	1). Увести в клітинку B4 найменування першого елементу створеного списку – Телевізор LED SONY KDL37. 2). Установити покажчик миші на маркер автозаповнення в чарунці B4 та перетягнути його до клітинки B11
	Заповнити документ конкретними даними	Заповнити усі клітинки документа конкретними даними
A12:B12	Виділити клітинки з А12 по B12 і об’єднати їх.	К.м. Формат ячеек → вкладка Выравнивание Вибрати: установити прапорець – объединение ячеек Натиснути на кнопку OK
A13:B13	Виділити клітинки з А13 по B13 і об’єднати їх.	К.м. Формат ячеек → вкладка Выравнивание Вибрати: установити прапорець – объединение ячеек Натиснути на кнопку OK
E4	Ввести формулу для розрахунку суми реалізації по першому товару	=C4*D4
F4	Ввести формулу для розрахунку суми націнки по першому товару	=E4*$C$13/100 Увага! У формулі посилання на клітинку C13 – є абсолютним. Для швидкого перемикання з відносного посилання на абсолютне скористайтеся клавішею F4.
G4	Ввести формулу для розрахунку суми реалізації з урахуванням націнки по першому товару	Перейти на вкладку Формулы. Натиснути на кнопку Автосумма та обрати із списка п редставлених функцій – Сумма Виділити інверсною лінією діапазон клітинок для підсумовування – E4:F4. В чарунці G4 повинна з'явитися формула =СУММ(E4:F4) Для завершення її уведення натиснути клавішу 
E4	Скопіювати формулу з E4 у клітинки E5:E11	Установити покажчик миші на маркер автозапов-нення у чарунці Е4 і утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, виділити клітинки з Е5 по Е11.
F4	Скопіювати формулу F4 у клітинки F5:F11	Аналогічно п.26
G4	Скопіювати формулу з G4 у клітинки G5:G11	Аналогічно п.26
E12	Ввести формулу для розрахунку Всього по стовпчику Сума реалізації	Перейти на вкладку Формулы. Натиснути на кнопку Автосумма та обрати із списка представлених функцій – Сумма Виділити інверсною лінією діапазон клітинок для підсумовування – E4:E11. В чарунці E12 повинна з'явитися формула =СУММ(E4:E11) Для завершення її уведення натиснути клавішу 
E12	Скопіювати формулу з E12 у клітинки F12:G12	Установити покажчик миші на маркер авто заповнення у клітинці Е12 і утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, виділити клітинки з F12 по G12.