8.3.2 Форматування даних, таблиць

Вигляд таблиці, а також правильність роботи наявних в ній формул і посилань у значній мірі визначаються форматом її клітинок. До поняття «формат клітинок» відноситься цілий комплекс параметрів – розмір клітинок, вирівнювання, шрифт, рамка, захист. Змінюючи будь-який з них, можна створити новий набір параметрів форматування. Такий набір називається стилем. Microsoft Excel дозволяє створювати власні стилі та додавати їх у список стилів під заданими іменами.

Діалогове вікно Формат клітинок (рис. 8.9) можна відкрити за допомогою кнопки виклику вікна настройки форматування (у правому нижньому кутку панелей Шрифт, Выравнивание и Число вкладки Главная), або натисненням комбінації клавіш Ctrl+1 (одиниця на цифровій клавіатурі), або через контекстне меню.

Рисунок 8.9 – Панелі інструментів Шрифт, Вирівнювання і Число

Вікно Формат ячеек містить шість вкладок.

Вкладка Число дозволяє настроїти формат числа, в якому буде відображено вміст клітинки на екрані. У списку Числові формати необхідно вибрати потрібний формат числа і більш точно настроїти параметри його відображення. Наприклад, якщо для активної клітинки вибрати в списку Числові формати формат дати, то у списку Тип можна вибрати визначений тип відображення (рис. 8.4).

Таким способом можна налаштувати будь-який з пропонованих числових форматів, а також задати власний формат відображення даних. Для цього необхідно у списку Числовые форматы вибрати пункт (все форматы), а в списку Тип — один із запропонованих типів, який можна відредагувати у відповідному полі.

Для форматування чисел використовуються три шаблони: 0, # і ?.

Шаблон # використовують коли потрібно повністю приховати відображення незначущих нулів.

Шаблон 0 дозволяє відобразити незначущі нулі, вказуючи тим самим кількість знаків після коми.

Шаблон ? корисний, коли необхідно вирівняти положення десяткової коми або символу ділення, відповідно, в десяткових і правильних дробах.

Приклади вживання цих шаблонів ілюструє таблиця 8.1.

Таблиця 8.1 – Шаблони числових форматів

	Зміст клітинки	Шаблон
1234,56	1234,6	####,#
8,9	8,9000	#,0000
0,123	0,1	0,#
69 456,789	69 456,79	#,0#
12,345 123,45 1,2	12,345 123,45 1,2	???,??? (вирівнює десяткову кому)
5,33333333333333 12,45 1,2	51/3 129/20 11/5	#???/??? (вирівнює число за знаком правильного дробу)

Елементи управління вкладки Выравнивание дозволяють змінювати положення тексту у клітинках (рис. 8.10).

Рисунок 8.10 – Діалогове вікно Формат ячеек: вкладка Выравнивание.

В області Выравнивание можна управляти горизонтальним і вертикальним вирівнюванням тексту у клітинках. У списку, що розкривається, по горизонталі: доступні перераховані нижче значення.

П о левому краю (отступ) — вміст клітинки вирівнюється по лівому краю, при цьому, у полі отступ, можна вказати його розмір.

По правому краю — вміст клітинки вирівнюється по правому краю

По центру — вміст клітинки розташовується на однаковому віддаленні від лівого і правого країв клітинки – по її центру.

По значению — програма Ехсеl визначає тип вирівнювання залежно від типу вмісту клітинки (так, текст вирівнюється по правому краю, числа — по лівому, а логічні значення і повідомлення про помилку — по центру).

С заполнением — на екрані відображуватиме лише та частина тексту, яка не перевищує горизонтального розміру клітинки, остання частина буде прихована.

По ширине — при виборі цього режиму вирівнювання Excel заповнює всю ширину клітинки, відображуючи напис цілком, а коли напис досягає краю клітинки, він переноситься на наступний рядок, який також відображається (при цьому висота клітинка збільшується). Якщо напис складається з декількох слів, перенесення здійснюється за словами клітинки.

По центру выделения — якщо виділена лише та клітинка, де було введено напис, текст вирівнюється по центру. Якщо разом із заповненою клітинкою виділено суміжну клітинку або діапазон клітинок, то напис вирівнюється відносно загального центру виділення.

П рапорці у групі Отображение дозволяють управляти додатковими параметрами формату відображення тексту у чарунці.

Переносить по словам — коли вибрано вирівнювання по правому краю, по лівому краю або по центру, а текст не вміщується у клітинку, установка прапорця дозволяє виконати зображення тексту у кількох рядках, при цьому висота клітинки збільшується, а текст відображується повністю.

Автоподбор ширины — коли не можна змінити горизонтальний розмір клітинки, а текст, що вводиться, більше на один-два символи. Установка прапорця призводить до автоматичної зміни розміру шрифту, для повного розміщення тексту у горизонтальних межах клітинки. Необхідно зазначити, що Автоподбор ширины не доцільно використовувати у випадках, коли текст значно перевищує горизонтальні розміри клітинки.

Объединение ячеек — при включенні цього прапорця текст, що не поміщається в одній клітинці, розміщується на сусідніх, які автоматично зливаються, утворюючи одну.

Елементи управління в області Ориентация дозволяють розмістити текст у клітинці не лише горизонтально, але і вертикально, а також змінити його розташування практично під будь-яким кутом.

Вкладка Шрифт містить стандартні інструменти настройки шрифту, які дозволяють визначити вид, розмір, колір і зображення тексту.

Вкладка Граница вікна налаштування формату дозволяє набудувати обрамлення клітинок у виділеному діапазоні (рис. 8.11).

В області Линия можна задати товщину та тип лінії рамки, а також її колір.

Необхідна товщина та тип вибираються в списку тип лінії, а колір — в списку, що розкривається, цвет.

Область Все містить три кнопки: Нет — прибирає всі лінії у виділеному діапазоні. Внешние — встановлює всі зовнішні межі, виділеного діапазону.

Внутринние — включає лінії, що розділяють клітинки усередині виділеного діапазону. При виділенні однієї клітинки ця кнопка недоступна.

Кнопки Внешние і Внутренние функціонують незалежно одна від одної, що дозволяє для одного і того ж діапазону клітинок встановити як зовнішні, так і внутрішні лінії.

Елементи управління в області Отдельные дозволяють включати і вимикати окремі елементи: вертикальні, горизонтальні і діагональні лінії. Включення і виключення необхідних ліній можна виконувати як клацанням на кнопках зони попереднього перегляду, так і клацаннями миші усередині самої зони.

Рисунок 8.11 – Діалогове вікно Формат ячеек: вкладка Граница

На вкладці Заливка вікна налаштування формату можна задати колір, яким будуть залиті клітинки у виділеному діапазоні, а також узор, який служитиме підкладкою для цих клітинок.

Вкладка Защита застосовується для запобігання зміни значень у клітинках або редагування формул, що містяться в них, а також дозволяє приховати формули, що містяться у клітинках, залишивши відкритим для перегляду лише значення, отримане в результаті обчислення формули (рис. 8.12 ).

Рисунок 8.12 – Діалогове вікно Формат ячеек: вкладка Защита

Проте, установка прапорців Защищаемая ячейка і Скрыть формулы включає захист клітинок тільки після вибору команди Защитить лист контекстного меню відкритого на ярличку з ім'ям аркуша у нижній частині екрану. Лист може бути при цьому додатково захищений паролем.

Microsoft Excel для форматування діапазону клітинок пропонує великий набір шаблонів, який доступний із стрічки Главная  група Стили  команда Форматировать как таблицу (рис. 8.13).

Рисунок 8.13 – Діалогове вікно інструменту Форматировать как таблицу

Для того, щоб задати параметри форматування, потрібно виділити діапазон клітинок, який необхідно оформити у вигляді таблиці. При переміщенні покажчика миші по зразках стилів змінюється вигляд обраного діапазону.

Після вибору потрібного стилю, автоматично активізується вкладка Конструктор, яка з'являється на стрічці інструментів кожного разу, при виділенні створеної таблиці на аркуші Excel (рис. 8.14).

Р исунок 8.14 – Вкладка Конструктор

Якщо потрібно змінити ширину або висоту деяких стовпців або рядків, то це можна виконати вручну безпосередньо на робочому листі. Покажчик миші поставити на розділювальну лінію між стовпчиками в рядку заголовків стовпчиків (утвориться чорний хрест), затиснути ліву кнопку миші і тягти в потрібну сторону, відпустити кнопку. Аналогічно для рядків.

Занесені дані можна копіювати, переміщати в інше місце таблиці, видаляти як по одній клітинці, так і діапазоном клітинок. Як виконувати названі операції показано в таблиці 8.2.

Таблиця 8.2 - Виконання операцій з діапазоном клітинок

Що робити	Як робити
Виділення клітинок	Клацнути лівою кнопкою миші по першій чарунці діапазону (товстий світлий плюс), натиснути ліву кнопку і тягти до останньої чарунки діапазону. Виділення береться у рамку і показується іншим кольором
Виділення стовпчиків (рядків)	Клацнути по заголовку крайнього стовпчика (рядка) лівою кнопкою, затиснути кнопку і тягти до кінця діапазону
Виділення всього листа	Клацнути по кнопці Выделить лист
Зняти виділення	Клацнути в будь-якому місці таблиці
Копіювання значень клітинок у суміжну область	Виділити діапазон клітинок, що копіюється. Покаж-чик миші поставити на чорний квадратик (маркер заповнення) у правом нижньому куту рамки виділення (повинен утворитися «+»), натиснути ліву кнопку миші і тягти в потрібні клітинки (праворуч, ліворуч, нагору, униз). Зняти виділення
Копіювання значень клітинок у несуміжну область	Виділити діапазон клітинок, що копіюється. Установити покажчик миші на нижній межі виділеного інтервалу клітинок. Покажчик набуває вид стрілки. Утримуючи натиснутими клавішу [Ctrl] і ліву клавішу миші, перемістити покажчик у потрібне місце таблиці. Зняти виділення. Або Виділити діапазон клітинок, що копіюється,→ контекстне меню → команда Копировать; виділити ліву верхню клітинку діапазону для копії й контекстне меню → команда Вставить. Або команди стрічки Главная
Переміщення значень клітинок	Виділити діапазон клітинок, що переміщується. Установити покажчик миші на нижній межі виділеного інтервалу клітинок. Покажчик набуває вид стрілки. Нажати ліву клавішу миші і перемістити покажчик у потрібне місце таблиці. Зняти виділення.
Видалення значень клітинок (очищен-ня клітинок)	Виділити діапазон клітинок, що очищується, і натиснути клавішу [Delete]. Зняти виділення.
Видалення стовпчи-ків (рядків)	Виділити стовпчики (рядки) → меню Правка → команда Удалить.
Вставка стовпчиків (рядків)	Виділити стовпчики (рядки), куди необхідно помістити нові → меню Вставка → команда Столбец (Строка) або клацнути по кнопці Вставить таблицу панелі інструментів Стандартная.