7. Документальное оформление и учет состава работников, отработанного времени и выработки

Для работников бухгалтерии документы для учета личного состава организации и использовании рабочего времени подразделяются на следующие группы:

• Документы о движении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты).

• Документы о дополнительных выплатах в виде разовых премий, вознаграждений, компенсаций и пособий.

• Документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение).

• Прочие документы данного профиля.

Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Первичными документами и источником информации о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности или квалификации на другую, о предоставлении отпуска, об использовании рабочего времени являются:

Номер и наименование формы
По учету кадров
Т-1 (Т-1а)	Приказ (распоряжение) о приеме работника (ов) на работу
Т-2	Личная карточка работника
Т-2ГС	Личная карточка государственного (муниципального) служащего
Т-3	Штатное расписание
Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
Т-5 (Т-5а)	Приказ (распоряжение) о переводе работника (ов) на другую работу
Т-6 (Т-6а)	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ам)
Т-7	График отпусков
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ами) (увольнении)
Т-9 (Т-9а)	Приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку
Т-10	Командировочное удостоверение
Т-10а	Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
Т-11 (Т-11а)	Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ов)
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Т-12	Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Т-13	Табель учета рабочего времени
Т-49	Расчетно-платежная ведомость
Т-51	Расчетная ведомость
Т-53	Платежная ведомость
Т-53а	Журнал регистрации платежных ведомостей
Т-54 1 Т-54а	Лицевой счет Лицевой счет (свт)
Т-60	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Т-61	Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Т-73	Акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного-двух лет.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие документы (рисунок 6):

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

• Трудовую книжку (кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу по совместительству).

• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (если таковое отсутствует, то работодатель обязан его оформить).

• Документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.

• Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

• Возможно требование иных документов.

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Рисунок 6 – Оформление приема на работу

По данным первичных документов ведется оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе рабочих и служащих, составляется отчетность, используемая для управления и контроля за соблюдением штатной и финансовой дисциплины.

Учет расходов по оплате труда работников напрямую зависит от порядка учета труда, т.е. учета рабочего времени и выработки произведенной продукции, выполненных работ или оказанных услуг.

Учет труда работников основан на учете личного состава:

1. По категориям:

• Рабочие;

• Служащие;

• Производственный персонал;

• Персонал, занятый в обслуживающих и вспомогательных производствах, и др.

2. В зависимости от использования рабочего времени.

Порядок учета работников и рабочего времени, отработанного физическими лицами, выполняющими для организации работу по договорам гражданско-правового характера (договор подряда, поручения и др.), определяется особенностями соответствующего договора.

Учет личного состава и рабочего времени на предприятии ведется по следующим направлениям:

1. По группам работников, штатному и нештатному расписанию;

2. По местам выполнения работ;

3. По видам продукции (работ, услуг), изготовлением которых заняты работники.

В зависимости от размеров предприятия учет личного состава работников может осуществляться либо отделом кадров, либо бухгалтерией.

На основании личного заявления работника в обязательном порядке с ним составляется трудовой договор (контракт), а также издается приказ о приеме, с которым знакомят работника под личную подпись.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № T-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Рабочее время – время, в течение которого работник выполняет свои обязанности, обусловленные трудовым договором (контрактом) и правилами внутреннего распорядка. Предельные нормы продолжительности рабочего дня устанавливаются законодательно (рисунок 7).

Рисунок 7 – Виды рабочего времени

Режим рабочего времени организации – это распределение работы в течение конкретного календарного периода. Элементы режима рабочего времени:

• количество рабочих дней в неделю или другой период;

• продолжительность и правила чередования смен;

• время начала и окончания работы;

• время и продолжительность перерывов и другие показатели (рисунок 8).

Рисунок 8 – Режимы рабочего времени

Работодатель обязан вести учет фактически отработанного каждым работников времени.

Варианты учета рабочего времени в зависимости от продолжительности учетного периода:

• учетный период, равный рабочему дню, – когда его продолжительность, установленная законом, полностью отрабатывается в тот же день – поденный учет;

• учетный период, равный рабочей неделе, – когда ее продолжительность, установленная в рабочих часах, полностью отрабатывается в данной рабочей неделе – недельный учет;

• учетный период, превышающий неделю, в течение которого должна быть в среднем соблюдена установленная трудовым законодательством для данной категории работников продолжительность рабочего дня и рабочей недели, – суммированный учет рабочего времени.

• Учет использования рабочего времени осуществляется на основании табельного учета.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины.

Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 - только для учета использования рабочего времени.

При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (форма № Т-54), расчетной ведомости (форма № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49).

Табели открывается по организации в целом или по ее структурным подразделениям и категориям работающих, принятых на постоянную, сезонную или временную работу сроком на один день и более со дня зачисления, кроме принятых по договорам подряда.

Необходимость ведения табелей обусловлена следующим:

1. Учет использования рабочего времени всех категорий работающих.

2. Контроль за соблюдением персоналом режима рабочего времени.

3. Расчеты с персоналом по заработной плате.

4. Получение данных об отработанном времени.

Табель (рисунок 9) составляется табельщиком (мастером или лицом, уполномоченным на это), передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванс) и для расчета заработной платы за месяц.

Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле:

1. Методом сплошной регистрации;

2. Путем регистрации только отклонений.

На титульном листе формы Т-12 даны условные обозначения времени. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком.

Все учитываемое время подразделяется следующим образом:

• Отработанное оплачиваемое время (работа сдельная и повременная, служебные командировки, перевод из-за простоев на другую работу и др.);

• Неотработанное оплачиваемое время (льготные часы подростков, внутрисменные простои, учебные и очередные отпуска, исполнение общественных и гособязанностей, временная нетрудоспособность и др.);

• Неотработанное (рабочее и нерабочее) неоплачиваемое (административный отпуск, выходные и праздничные дни, прогулы и др.) время.

Рисунок 9 – Форма Т-12

Табели составляются в одном экземпляре и передаются в бухгалтерию. Отметки о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов.

Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.).

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта).

На основании копий приказов о приеме на работу в бухгалтерии на каждого работника открывается лицевой счет (ф. № Т-54 и № Т-54а) сроком на 1 год, куда ежемесячно заносятся сведения о размере начисленной оплаты труда и прошлых доходов работника, суммах произведенных удержаний и вычетов, а также о суммах, причитающихся к выплате.

При сдельной форме оплаты труда может применяться система пооперационного учета выработки. Она предусматривает приемку, подсчет и фиксирование информации о выработке рабочего (бригады) в первичных документах по каждой операции.

В мелкосерийном и индивидуальном производствах основным первичным документом по учету выработки является наряд на сдельную работу, где отражается:

• Задание, его выполнение;

• Разряд работы;

• Отработанное время;

• Расценка и сумма заработка по каждой операции.

В серийном производстве первичными документами для учета выработки рабочих являются маршрутные листы или карты. В них фиксируется запуск в производство и обработку партии заготовок в соответствии с установлены технологическим циклом (процессом). При передаче партии деталей из цеха в цех вместе с ними передается и маршрутный лист.

Маршрутные листы могут применяться в сочетании с рапортами о выработке или отрывными талонами.

В массовых и крупносерийных производствах для определения выработки каждого работника за смену или за расчетный период проводится пооперационная перепись остатков необработанных деталей или несобранных изделий на конец смены или расчетного периода:

Рассчитанная таким образом выработка каждого рабочего оформляется рапортами (ф. Т-22) или ведомостями учета выработки. Размер начисленной заработной платы рабочего сдельщика определяется умножением сдельной расценки на фактическую выработку.