3.2.2. Вкладка Общие
Во вкладке Общие можно установить параметры общего характера (рис. 2). Например, можно изменить фон документа. В привычном виде текст отображается черными символами на белом фоне, альтернативным вариантом является использование символов белого цвета на синем фоне. Это повышает контрастность отображения текста, но может вызвать утомляемость глаз пользователя.
Достаточно полезным бывает включение параметра Подтверждать преобразование при открытии. Обычно преобразования документов других (отличных от Microsoft Word) форматов проводятся программой без дополнительных запросов. Microsoft Word, как правило, успешно справляется с задачей конвертирования "чужих" форматов, однако иногда он ошибается в распознавании исходного формата, и тогда текст на экране отображается, например, в виде последовательности квадратиков. В этом случае необходимо включить эту опцию для проведения преобразования документа из формата, определяемого пользователем. При таком преобразовании появится дополнительное окно с перечнем исходных форматов, в котором требуется указать исходный вариант для конвертирования информации. Если он пользователю неизвестен, придется действовать наугад, последовательно выбирая форматы (их немного - не более десятка). Если выбор оказался неверным и документ вновь нельзя прочитать, документ нужно закрыть и открыть заново и процедуру преобразования повторить. Один из вариантов преобразования обязательно окажется удачным.
Рис. 2 – Вид окна настройки параметров во вкладке Общие
Весьма важным является параметр Автоматически обновлять связи при открытии. Установка флажка данного параметра позволяет автоматически обновлять связи по перекрестным ссылкам и связанным объектам в документе непосредственно при его открытии. В случае снятия этого флажка обновление перекрестных связей можно будет проводить только вручную для каждого поля, что потребует значительных временных затрат.
В данной вкладке можно изменить размер списка последних открытых для редактирования файлов, которые перечисляются в нижней части раздела Главного меню Файл, а также единицы измерения, которые используются при формировании вертикальных и горизонтальных линеек. По умолчанию используются единицы измерения, указанные в объекте Язык и стандарты операционной системы.
Задание 3.2.2. Отработать практически и отразить в отчете по ЛР следующие действия по установке параметров:
исследовать к чему приводит удаление флажка в опциях Автоматически обновлять связи при открытии, Автоматически создавать полотно при вставке автофигуры;
исследовать к чему приводит установка флажка в опциях Белый текст на синем фоне, Фоновое открытие web страниц;
определить максимальное количество файлов, полное имя которых хранится в меню Файл;
сделать выводы по результатам проделанной работы.
3.2.3. Вкладка Правка
Параметры вкладки Правка (рис. 3) определяют порядок внесения изменений в редактируемый документ.
Рис. 3 – Вид окна настройки параметров во вкладке Правка
Основными в данной вкладке являются параметры, которые задаются в группе Параметры правки.
Удобным вариантом является включение автоматической замены выделенного фрагмента на вновь вводимый текст. Это позволяет после выделения фрагмента сразу перейти к набору нового текста, а выделенный фрагмент исчезнет при вводе первого же символа или вставке фрагмента из буфера.
Для перемещения выделенного фрагмента можно использовать метод Drag-and-Drop , а не стандартный набор команд Вырезать – Вставить.
Параметр Учитывать пробелы при копировании автоматически добавляет или убирает пробелы в ситуациях вставки фрагментов из буфера или вырезании части текста. Если внимательно посмотреть на выделенный в тексте фрагмент, то окажется, что один из выделенных пробелов должен оказаться лишним или, наоборот, недостающим. Тем не менее, благодаря этому параметру при вставке фрагмента из буфера оказывается, что пробелы слева и справа от фрагмента – в нужном количестве.
Задание 3.2.3. Отработать практически и отразить в отчете по ЛР следующие действия по установке параметров:
исследовать с помощью, какой опции обеспечивается перемещение выделенного фрагмента методом Drag-and-Drop;
исследовать, как применяется клавиша Ins для вставки;
исследовать, как осуществляется автоматическая смена клавиатуры;
исследовать, какие существуют варианты вставки рисунка;
исследовать возможности опции учитывать пробелы;
рассмотреть возможности панели Настройка;
сделать выводы по результатам проделанной работы.
3.4.4. Вкладка Печать
Параметры, устанавливаемые во вкладке Печать (рис. 4), определяют режимы печати документов.
Рис. 4 – Вид окна настройки параметров во вкладке Печать
Особое внимание следует обратить на установку режима фоновой печати. Именно этот режим позволяет продолжать работу с документами одновременно с его печатью. Если флажок этого параметра не установлен, пользователь будет вынужден ожидать завершения начатой печати. Для ряда принтеров (как правило, струйных принтеров с верхней загрузкой бумаги) целесообразно установить флажок В обратном порядке, чтобы при печати многостраничных документов в полученной стопке листов верхним оказался первый лист документа. Однако многостраничные документы, выпускаемые на печать из других программ, будут складываться в приемном лотке принтера в прежнем порядке. В связи с этим опцию обратной печати лучше устанавливать не в текстовом процессоре, а в настройках принтера. При этом нужно не забыть выключить ее в параметрах Microsoft Word, иначе дважды обратная печать превратится в прямую и документ придется после печати полистно перекладывать.
Задание 3.2.4. Отработать практически и отразить в отчете по ЛР следующие действия по установке параметров:
исследовать, к чему приводить установка опции Режим черновой печати;
дома самостоятельно отработайте режим печати в обратном порядке;
исследовать, какую опцию необходимо установить для постраничной печати с ручной подачей бумаги;
сделать выводы по результатам проделанной работы.
3.2.5. Вкладка Сохранение
Параметры, устанавливаемые во вкладке Сохранение (рис. 5), определяют режимы сохранения документов.
Рис. 5 – Вид окна настройки параметров во вкладке Сохранение
Опция Всегда сохранять резервную копию позволяет постоянно держать на компьютере две копии документа – последнюю и предпоследнюю. Это страхует пользователя от потери данных при сбойных ситуациях. В худшем случае он вернется к моменту последнего сохранения документа, и останется ввести лишь последние корректуры текста.
Включение параметра Разрешить быстрое сохранение сокращает время записи документа на диск. При включенной опции в большинстве случаев осуществляется запись (сохранение) на жесткий диск не всего документа, а на самом деле только последних изменений. Тем не менее, количество повторных быстрых сохранений не бесконечно. Периодически программа в строке состояния отображает надпись "Превышено предельное число быстрых сохранений, проводится полное сохранение документа". После этой операции вновь продолжится череда этапов быстрого сохранения.
Опция Предлагать заполнение свойств документа открывает панель свойств документа, которая в обычном варианте заполняется пользователем крайне редко.
Включение параметра Запрос на сохранение шаблона Normal.dot обеспечивает возможность сохранения шаблона программы только по запросу в отличие от привычного автоматического сохранения шаблона при завершении сеанса работы с документом. Это удобно, как правило, при работе с документами, для которых приходится существенно изменять настройки Microsoft Woixi, но все изменения носят разовый характер, т.е. в обычных условиях пользователь работает с другими настройками интерфейса.
Установка флажка опции Внедрять шрифты True Туре приведет к записи использованных шрифтов в документе. Эта операция целесообразна в случаях, когда нет уверенности, что на приемной стороне передачи электронной версии документа он будет правильно восстановлен из-за использования нестандартных шрифтов.
Опция Разрешить сохранение в фоновом режиме удобна для возможности продолжения работы во время операции сохранения документа. Тем не менее, при выполнении операции полного сохранения документа программа все же прерывает работу для выполнения необходимых действий.
Задание 3.2.5. Отработать практически и отразить в отчете по ЛР следующие действия по установке параметров:
исследовать, к чему приводить установка опций Всегда сохранять резервную копию и Разрешить быстрое сохранение;
измените режим автосохранения с учетом особенностей работы на вашем домашнем компьютере;
исследовать, к чему приводить установка опции Сохранять файлы как шаблон документа;
сделать выводы по результатам проделанной работы.
3.2.6. Вкладка Безопасность
Параметры вкладки Безопасность (рис. 6) позволяют повысить степень защиты информации.
В этой вкладке осуществляется установка паролей для ограничения прав доступа к документу, причем могут быть заданы раздельные пароли для открытия документа и разрешения изменений в нем.
При установке опции Рекомендовать доступ только для чтения документ будет открыт только для чтения и возможность внесения изменений будет исключена. При установке соответствующих опций можно сохранить конфиденциальность информации и защитить свой файл от макросов, иногда содержащих вирусы.
Рис. 6 – Вид окна настройки параметров во вкладке Безопасность
Задание 3.2.6. Отработать практически и отразить в отчете по ЛР следующие действия по установке параметров:
установить собственный пароль для открытия файла с лабораторной работой и разрешения записи;
исследовать, к чему приводить установка опции Рекомендовать доступ только для чтения;
установить защиту файла, разрешив только ввод данных в поля форм, и исследовать, к чему это приводить;
сделать выводы по результатам проделанной работы.
3.2.7. Вкладка Правописание
Параметры вкладки Правописание (рис. 7) определяют порядок проверки орфографии и грамматики редактируемых документов.
Рис. 7 – Вид окна настройки параметров во вкладке Правописание
По умолчанию предлагается проводить проверку орфографии и грамматики автоматически. В подавляющем большинстве случаев данный вид проверки действительно является наилучшим. Однако иногда программа затрачивает недопустимо много времени на проверку (чаше всего подобные ситуации возникают при работе с большими табличными фрагментами). В таких случаях пользователю целесообразно отключить опции автоматической проверки и закончить работу с документом, взяв функции проверки грамматики и орфографии на себя.
Пользователь может исключить из объема проверяемого текста слова с цифрами и слова, состоящие из прописных букв. Кроме того, можно изменить набор правил, применяемых при проверке. По умолчанию установлен набор правил для деловой переписки, однако возможно применение всех правил (строгая проверка) для обычной переписки, а также применение пользовательских наборов.
Кнопка "Словари" предназначена для уточнения применяемых для проверки наборов слов, с которыми сравниваются объекты текстового документа.
Задание 3.2.7. Отработать практически и отразить в отчете по ЛР следующие действия по установке параметров:
перечислить перечень правил, по которым осуществляется проверка правописания;
исследовать, как влияет установка опций Орфографии и Грамматики на проверку правописания;
исследуйте процедуру добавления словарей;
сделать выводы по результатам проделанной работы.