3.5. Печать документа
Часто целью работы с программами Office является создание твердой копии документа. Это могут быть напечатанный текст Word, отчет Access, таблица Excel, записки докладчика PowerPoint и другие материалы. Управление принтерами осуществляется операционной системой Windows, поэтому все локальные и сетевые принтеры, установленные на компьютере, доступны для приложений Office, a приемы печати документов из разных программ Office сходны между собой.
Задание 3.5.1. Отработать и отразить в отчете по ЛР порядок печати документа на стандартный принтер
Вывод информации на принтер, особенно в случае многостраничных документов, связан с большими затратами времени и средств. Чтобы не портить бумагу попусту, многие приложения Office предлагают специальный режим отображения документов, который называется предварительным просмотром. В этом режиме на экране отображается точная копия страниц, которые будут выведены на принтер, что позволяет обнаружить и устранить ошибки размещения текста, не делая пробных отпечатков.
Выбором команды Пуск > Программы > Microsoft Excel запустите приложение Excel.
Щелкните на кнопке Открыть панели инструментов Стандартная и откройте файл, который нужно распечатать.
Выберите команду Файл > Предварительный просмотр. Окно документа переключится в режим предварительного просмотра, показанный на рис.13.
Рис. 13 – Предварительный просмотр документа
Щелкните в той точке страницы, которую хочется изучить внимательнее. Excel изменит увеличение и выведет на экран ту область, в которой был выполнен щелчок.
Повторным щелчком в окне документа верните прежнее увеличение. Продолжая щелкать в разных точках, внимательно исследуйте всю страницу.
Нажатием клавиши Page Down перейдите ко второй странице и изучите ее. Нажимая клавишу Page Down для перехода к последующим страницам и увеличивая критические области, просмотрите весь документ. Для возврата к предыдущим страницам пользуйтесь клавишей Page Up.
Щелчком на кнопке Закрыть панели инструментов вернитесь к обычному виду документа.
Щелкните на кнопке Печать панели инструментов Стандартная. Все страницы активного документа будут распечатаны на принтере, выбираемом в Windows по умолчанию.
Задание 3.5.2. Отработать и отразить в отчете по ЛР порядок настройки параметров печати
Иногда черновой экземпляр печатается на одном принтере, а чистовой - на другом, высококачественном принтере. Часть страниц может содержать цветные элементы, и их придется выводить на цветной принтер, обычно подключенный к одному из компьютеров локальной сети. Чтобы вывести определенные страницы на другой принтер, выполните следующие шаги.
Выберите в программе Excel команду Файл > Печать. Откроется окно диалога Печать, показанное на рис. 14.
Рис. 14 – Окно диалога параметров печати
Чтобы напечатать только некоторые страницы, выберите положение переключателя Страницы.
В счетчики с и по введите номера первой и последней страницы печатаемого диапазона.
В поле Число копий укажите необходимое число экземпляров.
В раскрывающемся списке Имя выберите принтер.
Чтобы настроить принтер, щелкните на кнопке Свойства и укажите необходимые величины в окне диалога параметров принтера.
Если в данный момент нужный принтер недоступен либо он находится в другом помещении, установите флажок Печать в файл. Это позволит записать команды управления принтером в файл, который затем можно скопировать на гибкий диск и переслать в принтер на том компьютере, к которому подключено устройство нужной модели.